第18次国际标准化组织档案/文件管理分技术委员会最新工作动态

一、会议概况

2007年5月7～11日第18次国际标准化组织档案/文件管理分技术委员会（ISO/TC46/SC11）会议在西班牙圣地亚哥召开，此次会议也是国际标准化组织/信息与文献技术委员会（ISO/TC46）第34次全体会议的一个组成部分，本次会议由西班牙国家标准化组织承办。ISO/TC46委员会下属的4个分技术委员会及其下设的14个工作组同时在圣地亚哥召开工作会议，来自世界20多个国家的代表团出席了会议。档案/文件管理分技术委员会由来自18个国家的75名代表参加了会议。

二、档案/文件管理分技术委员会各工作组工作进展

1、关于文件管理元数据标准项目（WG1 Recordkeeping matadata），该工作组会议决议，针对ISO23081文件管理元数据标准第三部分：文件管理元数据集的评估，成立一个元数据应用模版工作小组，以指导文件管理元数据标准第三部分起草工作；针对《ISO23081信息与文件－文件管理过程－文件元数据－第四部分：应用核检表》标准项目，成立一个工作流程应用指南工作小组，以增强文件管理元数据标准第四部分的可应用性。

该工作组会议讨论了文件管理元数据标准的第三部分与第四部分应当解决的相关问题及相互之间的关系。会议认为，文件管理元数据标准的第三部分（ISO/TS 23081-3），应解决与元数据相关的问题，如评估数据库的建立、维护及版权问题等；文件管理元数据标准的第四部分（ISO/TS 23081-4），应当设计与实施文件管理元数据标准的第一部分（ISO/TS 23081-1）和第二部分（ISO/TS 23081-2）相一致的核检表（checklist），建立与元数据相关因素的映射关系，保证其互操作性并能具体实施。本次会议针对文件管理元数据标准第三部分新成立的 “元数据应用模版工作小组”，由瑞典、美国、荷兰、澳大利亚和中国组成。

2、关于ISO15489文件管理标准的修订（WG5 Records management），该工作组会议一致认为，ISO15489的第一部分（general）将继续保持现状，在未来一段时间内（三至五年）不作修订；同时对于ISO15489第二部分（guideline）的应用进行评估，并首先制定一个评估方案。另外，用于机构战略层的管理陈述（Management Statement）应在2007年6月3日前完成。

此次会上各国文件管理标准化委员会的报告揭示，ISO15489文件管理国际标准在各国的应用情况比较复杂，有的国家如澳大利亚、英国、瑞典等国从2001年标准颁布起就开始采标，标准应用已进入评估和认证阶段；有的国家如韩国，2005年才开始采标，2007年刚完成国家官方认可的标准翻译统一版本该问题；有的国家，如中国2007年才将ISO15489列入国家标准采标计划；还有的国家已经采标但却没有应用，如荷兰等。会上专家一致认为，目前修订ISO15489 第二部分（实施指南），制定ISO15489文件管理国际标准的实施与评估指南是文件管理工作组最为重要和迫切的任务，这项工作将有助于ISO15489在全球的推广应用。会议决定，ISO15489 第二部分实施指南的修订和评估标准的制定是目前工作的重点。在2007年11月前，ISO15489文件管理工作组的任务是先用ISO15489第一部分的管理要求来检查第二部分的实施指南，提出对ISO15489-2的修订建议。

3、关于文件过程分析项目（WG6 Work Process Analysis），该工作组会议决定将该项目的预期产品从标准草案改为技术报告，以便今年年底前出版项目工作成果。同时成立一个修订组，将各国关于文件草案修订的意见汇总合成，提供一个唯一的版本，于2007年9月份完成，供专家评价；最终版本将在下次工作会议上提交讨论。

会议大多数代表认为，文件过程分析是对ISO15489实施的一种支持，不宜作为ISO15489的第三部分来制订，同时也反对将其作为一个与ISO15489并列的标准来制订。原因在于，标准制订在内容的规范性、成熟度以及制修订时间限制上的要求都比技术报告要高。目前实践领域迫切需要支持ISO15489的文件过程分析分析指南，如果将文件过程分析项目作为标准来制订，势必造成其制订时间延长，延缓其出台，影响其应用；如果将其作为技术报告来制订，则既不受标准每隔三五年就要修订的时间的限制，在内容的成熟度上也不必象标准制定那样有非常高的要求，可以迅速推向市场，满足社会需求。而且，以技术报告的形式出版，本质上是一种指南，即使不成熟也影响不大。

4、关于电子文件长久保存项目（WG7 Digital records preservation），该工作组会议决议，在2007年11月前完成一个关于电子文件长久保存要求的修订草案。修订工作包括23项具体任务。

5、本次大会决议，设立两个新的工作组——文件管理战略规划特别工组（Ad Hoc）和“档案数字化标准”草案起草工作组。

文件管理战略规划特别工作组（Ad Hoc）的任务是协调文件管理标准与国际标准化组织（ISO）、国际电工标准化组织（IEC）等机构制定的相关标准的关系，构建动态的、开放的文件管理标准框架体系，提出一个文件管理体系标准制修定的规划文件，提供一种标准制修订的知识地图，同时对标准的制订过程以及标准的市场推广进行规范和包装，以提供成套的文件管理标准产品，满足不同用户的需求。瑞典、澳大利亚、日本、美国、英国、中国将参与该工作组的工作。该工作组从ISO15489文件管理工作组中独立出来，严格按照ISO制订标准战略规划的原则和准则，用项目管理的方法来运作，检查SC11档案/文件管理系列标准与其他标准体系如ISO14000、ISO9000的匹配性和兼容性。

“档案数字化标准”草案起草工作组的工作将基于新西兰国家档案馆制定的《档案数字化标准》。该工作组由新西兰、南非、日本、美国、英国、西班牙、法国和中国组成。

会议决定第十九次工作会议将于2007年11月在南非召开。

三、启示

1．会间与各国代表的交流发现，各国标准化组织均十分重视ISO标准的制修订工作，多数国家都成立有与ISOTC46对应的各分委员会及其工作组，每年召开4次工作会议，由政府及企业资助开展研究和出席国际会议。中国标准化委员会及其下属分会应该积极参与国际标准化事务活动，应当成立与ISOTC46各分委员会下属工作组相对应的中国分委员及工作小组，组织专家参与相关标准的制修订工作，定期召开工作会议，把代表中国国家利益和先进研究水平的成果推荐到国际，将国际先进经验及时介绍到国内。

2．会中了解到ISO15489文件管理国际标准将成为继ISO9000后销售排名前十位的ISO标准，目前有26个国家参与了ISOTC46/SC11档案/文件管理系列标准的制修订工作，12个国家作为观察国参与了该系列标准的制修订工作，有17个国家已将ISO15489采纳为国家标准，ISO15489已有12种语言的翻译版本。鉴于目前各国在采纳ISO15489标准上的步伐不断加快，ISO15489标准应用在全球覆盖区域日渐扩大，各国参与国际档案文件管理标准化工作的力度越来越大、竞争日益激烈以及我国承担的SC11任务越来越重的实际，我国应当建立和健全我国档案文件管理领域国际标准化工作的专门领导机构，专门负责协调相关事务；应当建立和健全我国档案/文件管理领域参与国际标准化工作的专门工作制度，保障我国能够稳定地、连贯地和可持续地完成所承担的国际档案文件管理标准制修订工作任务；应当建立和健全我国档案文件管理领域参与国际标准化工作的专门经费制度，为我国持续参与国际档案/文件管理标准制修订工作提供基本的资金保障； 应当建立和健全我国档案/文件管理领域参与国际标准化工作的专家库和人才库，保障我们参与国际档案文件管理标准制修订工作的广度和深度不断加大，层次不断提高，事业发展后继有人。

3．会中了解到ISO标准制定一般要经过六个阶段，分别是：第一阶段：提出新工作建议AWI (Registration of approved new work item)；第二阶段：起草草案取得专家同意；第三阶段：构建工作组提出技术规范或标准建议稿Registration of Committee Draft (CD)；第四阶段：标准建议稿DIS (Registration of draft International Standard)咨询，吸收批评建议；第五阶段：产生标准送审稿FDIS (final draft International Standard)进行成员国投票；第六阶段：标准正式出版IS (Publication of International Standard)。标准制定到正式出版通常要化费36个月，至少要24个月，最多要48个月。由于标准制修订周期较长，对于内容可以被采纳，但作为国际标准不够成熟，而公众感兴趣的规范，ISO常常用出版技术报告的方式来尽早满足市场需求，这一做法值得我国借鉴。

据悉中国人民大学信息资源管理学院安小米教授出席本次会议。