基建档案管理软件

基建档案管理软件

基建档案管理软件是一种专门用于管理基建项目档案的软件，它可以帮助建设单位更加高效地管理基建档案，包括文件的收集、整理、保存和检索等。

选择基建档案管理软件时，你应该考虑以下几个因素：

1. 符合国家档案管理标准：确保软件符合国家或行业的档案管理标准，以保证档案的规范性和完整性。
2. 易用性：软件应该操作简单、界面友好，方便用户使用。
3. 安全性：考虑到档案的重要性，软件应该具备足够的安全性，如加密存储、访问控制等。
4. 集成性：如果基建项目涉及多个系统或软件，软件应该能够与其他系统或软件进行集成，方便数据交换和管理。
5. 稳定性：软件应该运行稳定，不会频繁出现崩溃或数据丢失等问题。
6. 售后服务：选择一家有经验、服务好的软件供应商，以确保在使用过程中得到及时的技术支持和售后服务。

一些知名的基建档案管理软件包括建基智云（基建档案智能管理云平台）、明源云、鲁班档案管理系统、云招电子标档案管理系统、云招投标管理系统等。这些软件可以帮助建设单位实现基建档案的数字化管理，提高管理效率和质量。

如果您正在寻找适合您的基建档案管理软件，建议您进行详细调研，了解不同软件的功能、特点、适用场景和价格等因素，选择最适合您的基建档案管理软件。

档案管理公司 浅谈基建档案管理中存在的问题与对策

　　基建档案管理是整个工程建设过程中的一项重要基础工作，是建设项目在勘察设计、立项审批、招投标、施工监理、竣工验收等环节中形成的以纸质、胶片、磁介、光介等载体存在的文字、图表、声像等形式的全部文件。基建工程档案直接反映建设工程质量的好坏，是建设工程的有机组合部分。因此，加强工程项目档案管理显得尤为重要。
　　一、基建档案在工程建设中的重要作用
　　基建档案记录了工程建设的全过程，真实再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌。基建档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点，准确而全面的基建档案为工程验收、工程事故原因和责任认定、提出改进方法以及日后进行管理维护、改扩建等提供了详实的技术依据。因此，从规范化的角度看，每一个工程项目都必须经过工程准备、施工监理、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有可行性研究和立项文件、建设用地审批文件、勘踏设计文件、招投标文件、预算文件、相关施工合同协议等;在监理方面有监理计划、监理会议纪要、造价控制、质量控制、进度控制和监理报告等;在施工阶段有基础设施资料、土建工程资料、隐蔽工程记录、装修和设备设施安装工程资料、材料检测文件和各种施工试验及施工日志等文件;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、竣工报告、验收记录、工程决算和交付使用财产文件以及各环节中的声像及电子档案文件等，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些检测、指令和批件材料都是评定工程建设质量非常重要的依据。随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对基建档案重要性的认识，形成齐抓共管的局面，成为新形势下基建档案管理的重要任务。
　　二、基建档案管理中存在的主要问题
　　1.档案管理意识不强
　　项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员,工程各参建部门缺乏相互沟通交流,各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
　　2.基建档案管理体制不完善,档案质量、安全得不到有效保障
　　出于工程项目建设成本考虑，许多单位没有建立基建档案管理部门，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所和档案存储库房，基建档案设施设备陈旧落后不能满足档案管理需要，档案保管达不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建档案管理现代化程度与工程建设快速发展的需求不匹配，缺乏相应的工程档案管理软件，计算机管理仅停留在打字记录水平，这些问题都极大地影响了档案管理的工作效率和利用价值。
　　三、加强基建档案管理的对策
　　1.转变观念，增强对档案重要性的认识
　　基建工程档案管理正逐步由企业内部管理向信息化、市场化、社会化管理转变，要以人为本，积极宣传《档案法》的重要性，正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须树立全局意识，努力争取单位领导和各职能部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性，才能变被动为主动，提高基建档案管理水平。
　　2.完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度
　　根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。特别是在一些重大和跨国工程建设中，更应主动借鉴国际先进管理经验，建立符合国情和自身运作特点的现代化基建档案专业管理模式。比如，目前国内工程建设一般采取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，对工程项目的完成起着重要的作用，在签订工程项目承包合同时，可明确将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，只有在工程项目完成后，所有目标达到先前所制定的考核标准时才能兑现项目承包奖，就能保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
　　3.增加投入，完善基建档案基础设施配备
　　档案人员应主动向领导汇报基建档案工作出现的问题以及配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。积极协调建设符合档案保管“八防”要求的档案库房和设备，改善基建档案工作环境条件。
　　4.实现过程管理，将基建档案管理工作纳入基建工程项目管理中
　　一是基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。二是建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之八作为基建档案归档的保证金，不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效的控制、监督、规范基建档案的质量。三是落实基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，确保基建档案归档工作顺利进行。
　　5.规范基建档案立卷标准，提高立卷质量
　　各参建单位应严格按照操作规范做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循基建档案的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程以相互独立、便于利用为原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决基建档案工作问题，形成现场办公会议纪要、档案 工作总结 、简报等文件，还可采取外聘档案工作专家现场演示、开展业务咨询答疑等方式，对基建档案业务工作进行指导和规范，统一基建档案管理标准和操作方法。
　　6.做好基建档案验收工作
　　无论是产权单位、监理单位还是施工单位，都必须严格按照国家档案局颁布的《建设项目（工程）档案验收办法》以及相关法律法规的要求，加强基建档案资料的管理，贯彻基建档案备案制度、验收制度，执行基建档案工作检查、预验收步骤。基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后，才可进行基建工程的竣工验收，工程竣工验收后一个月内要完成基建档案的移交工作，通过基建档案验收环节，提高基建工程管理和档案管理水平。

高校如何做好档案管理

学校档案管理工作信息化建设之所以如此重要，不仅仅是因为档案信息化具有占用空间小、储存信息量大等特点，同时还因为档案信息化可以实现档案管理的远程服务、资源共享，最大化地提升档案信息利用的时效性。具体而言，用好学校档案管理软件，可从三个维度帮助学校做好档案管理工作。

1.学校档案管理软件：整合管理知识资源

学校知识资源，涵盖的范围非常广，既包括涵盖教学计划、教案、教学科研活动记载、教学总结、实践性教学方案等在内的教务资料，也包含思政工作、精神文明建设、学生学籍管理、财务收支状况等管理资料，还包含了校舍维修、校园建设等基建资料。统筹管理各项资料，是学校档案管理软件要实现的首要功能。会博通学校档案管理软件，实现了对学校教案/课件，电子图书、学术研究、党团活动、学校档案等资料的数字化录入和存储。资料格式支持dwg、doc、xls、ppt、wps、gif、tif、tx、 hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等，全面满足学校知识存储要求，有效解决知识资源分散，无法集中管理的难题。

2.学校档案管理软件：档案合规灵活分类

学校档案资料如此之多，要做好分类管理并不容易，需要非常精细、严谨的划分。在使用档案管理软件之间，档案管理人员通过手工收集、整编的方式进行档案的管理，工作量非常大，而且效率也很低。会博通档案管理软件在实现学校档案数字化录入之后，依据相关法律法规，以及自身在档案管理领域三十余年的实战经验，为学校提供参考性的资料分类模板。所有资料分类，均符合规范化验收要求，在保证合法合规的大前提下，会博通结合学校科室分布的实际情况，也提供个性化的分类模式，以便于查询。

3.学校档案管理软件：智能化的档案管理

在传统的档案借阅模式中，我们如果要调阅一份文件，需要通过层层的审批和盖章，流程长、时间慢、工作量大，不利于教学工作的高效开展。

会博通档案管理软件的应用，采用面向服务的架构，有效控制系统中与软件代理交互的人为依赖性，使档案管理达到自动化、实时化和网络化。关键词查询、组合查询、分类查询、批量处理等丰富的功能应用，匹配线上、线下、线上+线下的使用模式，实现档案的内部共享，档案调用更为灵活，极大地减轻了档案管理人员的负担。

学校档案工作是教育事业发展的重要基础性工作之一，是学校管理的重要组成部分，是衡量教学质量和管理水平的重要标志。会博通学校档案管理软件将为学校科学、规范、精细的管理档案持续赋能，使学校档案有效地为学校的教育教学服务。

如何加强基建工程的档案管理工作

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

如何做好档案管理

会博通综合档案管理系统：为了满足各行业需要，实现实体与电子档案集中统一管理

会博通专门研发一套既符合国家档案管理标准，又能独立自定义，配置专属于企业的档案管理架构。

会博通档案管理系统实现档案全生命周期管理

提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。

会博通综合档案管理系统实现档案业务的全面标准化、流程化

为档案移交、归档、借还等业务，提供可由企业自由定义的标准化管理流程，实现档案业务的流程化管理。

会博通综合档案管理系统提供可私有化部署的统一归档平台

OA、ERP等企业私有系统或钉钉、云之家、企业微信等公有云办公软件往往存在经营成果难以沉淀的问题，无法妥善保存审批过的方案、合同等资料，不利于企业的创新发展。

会博通综合档案管理系统四大安全策略为企业核心档案保驾护航

企业可根据安全管理要求，个性化安全策略，让企业的核心档案得以安全地传播与利用。