会计档案管理电子化

会计档案管理电子化

会计档案管理电子化是指将传统的纸质会计档案转化为电子档案的管理方式。

电子化档案管理的好处在于方便存储和查阅，节约存储空间，提高检索效率，降低档案丢失或损坏的风险。同时，需要建立健全的内部控制系统，确保电子档案的安全性和完整性。在操作层面，需要注意电子档案与纸质档案一样，必须保存备份，且对使用人员和管理人员的权限进行严格管理。

电子化档案管理需要注意数据的可访问性，在保证数据安全的同时，还要考虑数据可访问性的问题。电子档案依赖技术存储，对软硬件环境、网络环境等有很高的要求，如果这些基础环境出现问题，可能会影响到电子档案的可用性。

另外，会计档案电子化后，档案的真实性、完整性、安全性等更值得关注。对此，可以采取数字签名、加密等手段来保证电子档案的真实性和完整性，也可以通过定期备份来防止电子档案的丢失或损坏。同时，电子档案和纸质档案应同步管理，以便于查阅和管理。

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会计档案电子化的缺点

1、会计档案载体：由于电算化会计实施时间不长，财会人员和单位领导对其不甚了解，缺乏对应经验，没有进行档案载体的妥善保存，导致电子数据的损坏或丢失，影响会计档案的完整性；

2、缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，会计人员仅学会了操作，而不懂管理与维护；

3、一些会计人员仅将电算化看成自动运算做账的工具，而忽视了其他功能，缺乏对会计电算化档案管理的重视和业务指导，妨碍了电子文件、数据的归档；

4、会计档案管理制度不完善：没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

会计凭证如何形成电子档案？

1、建立财务档案库房；
2、参照国家财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》及结合企业（部门）自身情况指定出有效的会计档案管理制度；
3、明确会计档案包含内容，编制财务档案明细登记表；
4、专人专管、进出（借、还）登记、按规定摆放或定期整理装箱；
5、有条件的对能扫描的原件建立电子文档库（PDF格式），方便查阅、减少原件的借阅；
6、由IT部门协助对电子文档库设置共享权限级别。
一、新《会计档案管理办法》规定：
第八条 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
1、形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
4、采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
5、建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
6、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第九条 满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
二、新《管理办法》在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定，主要包括：一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

会计电算化档案管理的要求

计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求;如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

一、电算化会计档案管理概述

电算化会计档案包括以磁性介质存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印输出的书面形式的会计数据，还有会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序和其他会计资料。

存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据(书面形式的会计财簿、报表)相一致。

会计软件及相关文档资料，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

二、记账凭证的生成与管理

计算机替代手工记账后，记账凭证的生成有两种方式：

1.将原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入员、稽核人员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。

2.手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证均可。

计算机与手工并行工作期间，可用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。

此外，在保证记账凭证清晰的前提下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。

三、会计账簿、报表的生成与管理

计算机替代手工记账后，财政部对会计账簿和会计报表的书面打印有明文规定，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。但财政部的规定同时考虑到计算机打印的特殊情况，在会计资料生成方面作了一些灵活规定，包括：

1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的'活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。

2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的账簿，可满页打印。

3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。

4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。

6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。

8.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。

9.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

四、电算化会计档案的基本要求

1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。

2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说，软盘的存放环境，温度4oC-50oC，相对湿度8%-83%，磁场强度50奥斯特。

3.严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

4.各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。

5.经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。

6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。

7.存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。

8.对存档的会计资料要检查记账凭证上录入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应具备出纳人员签名和盖章等。

9.对违反会计档案管理制度的人员，应该进行检查纠正，情节严重的，应报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。会计档案应该由专人负责。

模拟练习

【例题1·判断题】会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。( )

答案：√

【例题2·判断题】会计核算软件中采用的各级会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。( )

答案：×

【例题3·单选题】下列职责中，( )岗位是不相容职责。

A.电算化主管与审核

B.凭证录入与修改

C.凭证录入与审核

D.电算化主管与记账

答案：C

【例题4·单选题】操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循( )的要求。

A.操作制度

B.机房管理制度

C.会计制度和会计准则

D.会计电算化

答案：C

【例题5·多选题】会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位( )。

A.电算主管

B.审核记账

C.电算维护

D.数据分析

答案：ABCD

【例题6·多选题】电算化系统中恢复功能是系统非常重要的基本功能，进行这一工作时应当( )。

A.所有人员均有恢复权

B.检查备份日期

C.恢复往年资料前备份当前资料

D.指定专人操作

答案：BCD