文秘档案管理专业知识

　　文秘档案管理专业知识受传统思维的影响，很多人认为文秘工作者就是“管家”，任何琐碎事情都应处理，但对于档案管理工作，大部分人停留于文件的收集、整理及使用上，并没有真正将这两项工作结合起来，工作人员之间缺乏有效沟通，不利于彼此互通信息，从而影响工作的效率。鉴于此，本文对文秘工作和档案管理工作的规范衔接展开研究，有助于建立起二者工作之间的关系，从而实现彼此的互补和依存。

　　文秘档案整理的程序主要包括以下四个环节：

　　1、区分归档与不归档的档案盒（案卷）按照归档范围和不归档范围的规定，把不归档的、留存在本单位供工作参考的档案盒（案卷）与应归档的档案盒（案卷）区别开来，把应归档文件的档案盒（案卷）移交档案部门。

　　2、编制移交目录：就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份，移交部门一分，接收部门一份，以便双方核对、检查。另一份留存在档案盒或案卷内。在移交目录后还应附有《移交备考表》，内容包括：档案盒（案卷）总数、移交人、接收人、交接时间等项目。

　　3、查验收归档档案盒（案卷）移交时，档案管理部门要对档案盒（案卷）进行严格检查。检查包括两主面的内容：（1）检查档案盒（案卷）质量。（2）检查档案盒（案卷）内文件的数量。

　　4、办理移交手续：归档文件的档案盒（案卷）检查完毕，对符合要求的档案盒（案卷）就可以办理具体移交手续。具体移交时，交接双方各拿一份移交目录，按照目录的内容清点归档文件的件号、盒号或页号、卷号；核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字；将三分清单分别交由交接双方：一份文书部门或业务部门留存备查；两份存档案部门。