员工档案数字化公司

　什么是员工档案

　　员工档案是指企业或组织在招聘、使用、评估、培训和奖惩员工过程中形成的关于员工个人信息的文件材料，包括但不限于个人基本信息、教育背景、工作经历、职业技能、业绩表现、奖励处罚、个人评价等内容。员工档案是企业了解员工、评估员工表现、培训员工、制定员工管理策略的重要依据，也是员工与企业之间的重要桥梁和纽带。员工档案数字化是指将纸质档案转化为电子档案的。

　　员工档案数字化是指将纸质档案转化为电子档案的过程。在这个过程中，档案管理人员会对纸质档案进行数字化处理，包括拍摄、扫描、图像处理、文字识别等步骤。数字化后的档案可以通过电子文件系统进行管理，方便快捷地进行检索和使用。

　　员工档案数字化的好处有很多。首先，数字化可以提高档案的安全性，因为电子文件系统可以通过加密等方式保护档案信息。其次，数字化可以提高档案的利用效率，因为电子文件系统可以方便地进行检索和使用，避免了纸质档案需要经过层层翻阅和调用的麻烦。此外，数字化可以方便地进行备份和存储，如果档案不慎丢失或损坏，可以通过备份或数字化副本进行恢复。

　　员工档案数字化的具体流程包括目录数据准备、拆除装订、区分扫描件和非扫描件、页面修整、档案整理登记和人员基本信息采集等步骤。在数字化过程中，需要注意保护档案原件，并按照规定的要求进行处理和保存。同时，需要选择适当的数字化形式和工具，并遵守相关的规定和标准。

　　为什么要将员工档案数字化

　　将员工档案数字化的原因有以下几点：

　　1、提高档案的安全性：将纸质档案转化为电子档案可以通过加密等方式保护档案信息，避免档案信息被篡改或泄露。

　　2、提高档案的利用效率：数字化的档案可以方便地进行检索和使用，避免了纸质档案需要经过层层翻阅和调用的麻烦，提高了档案的利用效率。

　　3、方便备份和存储：数字化可以方便地进行备份和存储，如果档案不慎丢失或损坏，可以通过备份或数字化副本进行恢复。

　　4、顺应信息化社会发展的需要：随着信息化社会的飞速发展，数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间、任何地点进入档案管理系统，查询自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制。

　　5、进一步提高办公效率：数字化档案管理可以使档案管理业务更加方便高效快捷，档案能够及时归档，迅速得到整理，更快提供运用，还能够准确反映档案当前的情况。

　　员工档案数字化的方法

　　员工档案数字化的方法包括外包扫描加工和自行扫描加工，具体方法如下：

　　1、外包扫描加工：企业可以将员工档案数字化加工外包给专业的扫描服务公司，由他们负责将纸质档案转换为数字化电子档案，并进行质量检查和后期处理。这种方式可以节省企业的人力成本和管理成本，同时可以获得更好的扫描质量和完善的售后服务。

　　2、自行扫描加工：企业也可以进行员工档案数字化加工，但需要自行购买扫描仪和相关软件，并组建一支专业的扫描团队。企业需要在扫描前进行档案整理和分类，然后进行扫描和图像处理，最后进行质量检查和后期处理。这种方式需要企业自行承担扫描仪和相关软件的成本，同时需要企业内部的专业技术人员进行操作，可能需要较高的成本和时间投入。

　　总之，员工档案数字化加工的方法有很多种，企业需要根据自身情况选择合适的方式，以提高工作效率和质量。