数字化档案管理软件

　　企业档案真实地记录了企业生产、技术、科研和经营等活动，是企业的无形资产和宝贵的信息资源。OA系统通过电子化管理，实现档案收集、借阅更加便捷，减少手工化操作，实现档案借阅共享，简化借阅手续。

　　OA系统档案管理方案

　　1、档案分类编号，有序管理

　　对于大型企业来说，公司的各类纸质档案数量大，种类多，涵盖面广。比如公司证照、技术文档、产品方案等等，进行及时归档和科学的整理十分必要。

　　1）档案归档：档案员按各部门提交的档案标准，收集有效纸质档案和电子档案，档案相关信息可通过excel批量导入OA系统中，同时，在OA系统中形成的重要文档，也将自动归入档案管理中进行管理，不需要进行重复的筛选和录入。

　　2）档案分类清晰：根据企业的档案分类要求，编制分类目录，将档案归入所属的目录，并且维护相应类别编号；通过表单建模搭建档案类别，树状显示，更加直观，方便维护人员进行类别维护。

　　3）档案编号生成：OA通过字段属性自动生成档案编号，按照档案的大类+小类+流水来进行编号，实现了每份档案有归属，查阅简单方便，易于管理。

　　4）档案盒管理：根据档案分类，建立电子档案盒，将相同类别的档案文件放在一个“盒子”里，档案员可以增加盒类目，生成档案盒序号、公司名、档案盒题名、柜号、备注、录入人、录入时间等信息，档案盒的背脊信息同时产生，可打印卷内目录、档案背脊，方便查询，实现档案的线上与线下管理统一。

　　5）建立档案信息库：OA系统根据档案基础信息建立档案信息库。通过建模搭建了档案类别，将档案通过档案状态分组展示；为了能够对档案的总体情况进行把控，管理员可以在档案信息库中定期导出收集档案文件的汇总数据，月/年的收集情况和档案销毁情况。

　　6）档案有效期管理：为了保证公司各种资格证书和证照信息能够及时地在失效前销毁或者更新，OA系统设置了到期提醒管理。档案存放到期，系统自动提示档案管理员，不需要一个个去查是否到期，不容易遗漏且效率高。

　　2、档案借阅管理流程化

　　1）档案查询：实现档案快速查询，是进行档案管理的目的之一。在档案信息库中，可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。管理员可以查阅具体的档案借阅明细。

　　2）档案借阅申请：借阅人在填写借阅单时，自动过滤了已销毁、已借出的档案，只能选择未借出的档案，在档案借阅单上需要填写借阅日期和预计归还日期，便于追踪。

　　3）档案的状态追踪：档案的状态根据流程的流转而自动变化，不需要人为进行修改。申请人提交后回写相应信息状态改为出借中，档案管理员执行操作后状态改为已借出，档案管理员归还确认后状态改为未借出。在已借出的状态下，如果借阅人需要进行延期续借，可通过之前的借阅流程中选择需要续借的内容通过续借申请按钮快速发起续借。

　　4）档案借阅提醒：OA系统通过打造表单建模提醒功能，实现借阅超期系统自动提醒借阅人。档案管理员可自定义到期日期和到期前提醒天数。借阅人在预计归还日期两天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借阅电子档案，则OA系统将自动控制当前借阅人的可查阅时间，预计归还日期结束后将自动收回文档查阅权限。

　　5）档案安全保护：为了保护档案安全和隐私，电子档案下载时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，保证公司信息泄露可进行追究。

　　6）档案借阅记录：根据员工的借阅申请，可自动形成档案借阅记录台账。所有借阅记录系统记录，按照各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。管理层可以分享OA系统中借阅记录台账的数据，根据借阅各类资料的次数、共享价值，更新或销毁信息，提高档案的利用率，避免无效档案占用资源。

　　档案信息化系统，档案管理咨询、档案整理、档案软件、档案数字化等企业档案管理。

　　一个全流程智能化档案管理软件平台，实现档案价值深度挖掘，让档案更好地服务于企业，服务于社会。遵循档案管理工作的科学规律，推进客户对档案资源进行全面整合，让档案更安全、更增值。

　　一、案例概述

　　山东省档案馆联合国网山东省电力公司将“潍坊官亭500千伏输变电工程”列为全省项目档案示范工程，探索实施项目档案管理“十步工作法”。“十步工作法”总结了建设项目档案规范管理的一般规律性方法，旨在为各行业落实《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）提供经验借鉴。

　　二、实施背景

　　建设项目档案记录了建设项目从立项到竣工的全过程，它既是展示新中国成立以来经济建设伟大成就的重要载体，也是决胜全面建成小康社会、建设社会主义现代化强国的信息保障。2018年是全国上下深入贯彻落实党的十九大精神的开局之年，社会各界“撸起袖子加油干”，全面开启了高质量发展的新篇章。新时代呼唤档案工作新作为，我们立足于三个方面的机遇需求，开展“十步工作法”研究，探索实施建设项目档案全过程管理。

　　国家层面，国家档案局本着“适应变化，全面修改，加强管理，便于操作”的思路，将《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）修订为《建设项目档案管理规范》。新标准由原来侧重技术性，发展为管理性与技术性并重，并区分了项目文件和项目档案的概念，强调了项目档案的源头控制和全程管理，指出了项目档案工作要融入项目建设，明确了项目电子文件归档和电子档案管理的要求，适应新时代发展需求，具有极强的指导意义。

　　山东层面，2018年，山东省委省政府全面部署了新旧动能转换重大工程，吹响了山东向高质量发展的进军号。传统改造产业和新兴产业的高质量发展建设离不开档案的高效率支撑和高标准管理，特别是对于建设项目档案工作来讲，更要主动全面融入各类项目建设全过程，变“末端收”为“全程控”，变“被动收”为“动态控”，争取在服务经济社会发展中走在前列、迭代升级。

　　档案业务层面，我们选择以电网建设项目为样板开展建设项目档案管理“十步工作法”研究，一方面是考虑“外电入鲁”、现代一流配电网、“智能电网”等电网建设项目是新旧动能转换重大工程的重要保障，加强电网建设项目档案管理是山东档案工作“走在前列”的具体体现。此外电网建设项目管理流程相对规范精简，建设周期通常不超两年，对于开展示范管理工作具有一定优势。

　　另一方面是考虑国网山东省电力公司档案工作综合实力在省内处于领先位次，同时国网山东省电力公司2018年推行“深化基建队伍改革、强化施工安全管理”政策，电网建设项目档案管理主体责任进一步厘清，为“十步工作法”的探索研究奠定了基础。

　　三、创新做法

　　建设项目档案管理“十步工作法”依据档案管理和建设管理有关规定，主要包括“科学构建工作机制、加强档案前端管控、超前开展培训交底、强化文件源头控制、文件形成及时收集、纳入工程同时检查、转序竣工同步验收、关键环节飞行检查、合规归档电子文件、严格组织档案验收”十个环节工作，可作为落实《建设项目档案管理规范》的一般性方法。

　　第一步，科学构建工作机制。

　　建设单位根据项目建设特点和管理模式，构建项目档案管理组织机制和联动机制，形成档案管理与建设管理融合互动的运作模式。主要包括三个方面：一是明确档案管理机构项目档案归口管理责任以及工程管理相关部门项目档案主体管理责任；二是建立部门岗位绩效考核、合同履约评价、工程奖惩相互联动的项目档案考核机制；三是建立档案管理机构、工程管理相关部门、参建单位相互联动的项目档案管理信息共享和定期协调机制。

　　第二步，加强档案前端管控。

　　主要包括项目档案规范制度建设、合同管理和预算管理三个方面。制度规范建设既要符合有关规章要求，也要结合项目实际情况，确保各项工作有章可依。合同管理是在合同条款里要明确项目档案工作责任和违约责任，在合同履约评价时对项目档案工作履约情况进行考核，与合同款支付直接挂钩。项目档案预算管理是在编制项目预算时单独列支档案管理费用或明确档案预算标准，确保档案设备材料的采购以及相关工作的开展有充足资金支持。

　　第三步，超前开展培训交底。

　　档案培训和交底不到位，是造成参建单位归档意识薄弱的原因之一。开工前，建设单位应对参建单位及时组织培训或交底，培训主要内容包括对项目档案管理机制、方法以及档案操作流程、整理标准等，让参建单位明确项目档案工作是什么、为什么、怎么做；交底主要侧重档案工作流程和标准，交底内容规范明确，不能模棱两可，规章制度中没有具体要求的在交底中提出具体要求，参与交底的参建单位签字确认各项档案要求，作为后续考核和检查的依据。

　　第四步，强化文件源头控制。

　　以节点管控思路从项目文件形成开始跟踪项目文件的流转，流转结束后及时收集。工程管理相关部门、参建单位应根据归档范围和实际工作内容，梳理应归档项目文件清单、文件来源和文件计划收集节点，做到项目文件清单式收集。项目文件来源较为复杂，工程管理相关部门、参建单位安排专人负责项目文件收集，并将收集过程中遇到的问题纳入工程协调机制予以解决，建设单位根据项目文件来源确定文件归档责任，并建立项目文件收集方面的考核问责机制。

　　第五步，文件形成及时收集。

　　在项目建设过程中，建立项目文件随时形成、及时归档的“预立卷”制度，具体是指工程管理相关部门和参建单位在项目文件收集后，立即对项目文件进行收集并进行预分类、预排列、预编号、预编目但可以不装订的过程。预立卷质量标准参照正式案卷标准，预立卷进度基本与项目建设进度同步，最多不落后项目建设进度两个施工节点。项目建设过程中，建设单位以“预立卷”为对象和抓手，对工程管理相关部门和参建单位项目档案管理工作进行监督、检查和指导。

　　第六步，融入工程同步检查。

　　档案与工程都是建设项目的重要组成部分，两者相辅相成，不能分割对待。建设单位将档案和工程同时检查要求写入项目管理制度规范，在项目检查活动中检查项目文件“预立卷”的完整、准确、系统、规范和安全等指标，并做好检查结果的监督考核。工程管理相关部门和参建单位在开展项目检查或专项检查时，同步检查项目文件材料收集和“预立卷”情况，并留存相关检查记录。监理单位档案人员参加设备开箱检查，并检查开箱资料完整性。

　　第七步，关键环节飞行检查。

　　借鉴安全管理“四不两直”和“专项督导”两种检查模式，由建设单位档案管理机构或档案行政主管部门、上级主管单位为主体组织档案飞行检查，作为落实档案业务指导职责的手段之一。检查以发现问题并解决问题为目的，举一反三提出整改措施，切实提高现场项目档案管理水平，但对于档案管理不规范、项目文件收集进度严重滞后工程建设进度，案卷质量低下、内容错漏突出、给运行和利用埋下隐患的，坚持追究相关单位责任。

　　第八步，转序竣工同步验收。

　　开展各类型项目验收等活动的同时对项目文件预立卷的完整性、系统性、准确性、规范性、安全性等指标进行同步验收。在项目阶段性专项验收中，检查本阶段项目文件预立卷质量，档案不合格不同意工程转序施工；在单位工程竣工验收中，检查单位工程项目文件预立卷质量，档案不合格不予以支付单位工程进度款；在整体竣工验收中，检查项目文件整体归档情况，档案不合格不允许工程整体投运。档案管理机构根据需要参加项目竣工验收。

　　第九步，合规归档电子文件。

　　示范工程项目电子文件主要有项目信息化形成的原生电子文件和纸质档案扫描形成的数字化副本两种。原生电子文件及其元数据的归档管理包括项目管理信息系统电子文件管理功能搭建、电子档案管理系统搭建、电子文件的收集、整理、检验、归档以及电子档案的储存、保管、转存和检测等环节。现阶段的电子文件归档和管理对象以纸质档案的数字化副本居多，可主要采用在线归档的方式，将数字化副本分类、整理并录入挂接到档案管理信息系统。

　　第十步，严格把关档案验收。

　　在项目档案归档后、向运行或档案保管机构移交前，按照《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）对档案完整性、准确性、系统性、规范性以及组卷质量和档案管理情况进行全面验收，确保项目档案质量满足档案保管和利用的要求。验收组织主体一般为项目主管部门、档案行政主管部门或项目建设单位。档案验收结果作为支付参建单位进度款或考核有关部门、单位或岗位的必要参考依据，档案验收通过后档案接收单位和移交单位要办理相应交接手续。

　　四、效果及影响

　　（一）带动电网建设项目档案管理水平持续提升

　　国网山东省电力公司在“十步工作法”的研究、实践和推广过程中，转变了过去工程竣工后被动收集文件材料的老习惯，树立了“抓好两头、管控中间”的电网建设项目档案管理新思路。

　　前端控制方面，全面组织项目档案业务培训加强有关规章制度的宣贯教育，将档案归档和质量要求列入工程招标文件和合同条款，将档案费用列入工程和公司预算。中间控制方面，全面压实建设管理单位项目文件管理主体管理责任，适时开展档案业务现场指导和检查。末端控制方面，高标准、全覆盖、常态化组织超高压建设项目档案验收，积极组织中、高压建设项目档案试点验收，将档案验收结果纳入有关单位业绩考核和参建单位履约评价，将档案归档质量与工程尾款结算支付相挂钩。

　　在电网建设项目档案管理基础不断筑牢、管理水平不断提升的基础上，根据“十步工作法”逐步完成了配电网工程、信息化项目、充换电设施等建设项目档案管理制度的研究发布，进一步健全完善了公司档案管理机制，为保障电网和企业高质量发展提供了坚强保障。

　　（二）推动《建设项目档案管理规范》更好落地

　　为了更好落实《建设项目档案管理规范》，全面推广“十步工作法”经验成果，我们2019年编写出版了《建设项目档案规范化管理操作手册》，2020年配套制作发布了《建设项目档案规范化管理教学微视频》。

　　“操作手册”和“教学微视频”主要分为“项目档案管理概况”“十步工作法”“档案整理组卷指南”三个方面内容，其中“项目档案管理概况”主要对《建设项目档案管理规范》条款进行解析，解决了《建设项目档案管理规范》“是什么”“为什么”的问题，“十步工作法”和“档案整理组卷指南”主要解决了《建设项目档案管理规范》“怎么做”的问题。

　　近两年，我们通过学习强国山东学习平台、档案培训、“山东省档案馆”“兰台之家”微信公众号、国家电网公司“网络大学”等平台大力推广“操作手册”和“教学视频”，在收获广泛关注的同时，一方面让广大项目档案工作者对《建设项目档案管理规范》有了更全面的认识，另一方面为大家开展项目档案工作带来了一定借鉴和启发，进一步提高了项目档案制度执行能力和水平。

　　（三）构建项目档案行业管理的良好开端

　　山东省档案馆和国网山东省电力公司联合开展建设项目档案管理“十步工作法”研究推广，受到了社会各界和国家电网公司系统广泛关注，《中国档案报》头版刊登《山东为电网项目建立“十步工作法”》报道。在此次合作中，双方共享信息资源，重大问题共同协商解决，重要任务协同安排部署，共同开展项目档案指导检查以及研究成果的梳理、总结和推广工作，积累了合作经验，双方在业务创新、人才培养等方面取得了共赢。

　　此次是山东省实施新旧动能转换重大工程中建设项目档案行业管理的一次良好开端，下一步，将引领山东“十强”产业单位以及各级电网企业与档案部门的深度合作，不断提高全省项目档案管理水平，为山东建设现代化强省和夺取新旧动能重大工程胜利体现档案价值、贡献档案力量。