档案管理文件归档方式

　　高效的文件管理方法管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。

　　它的要点是：把文件装进分类的文件夹里，并且尽量以一种自己能明白的顺序。下面提供几个关于处理文件的小技巧：

　　•不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便；而且它们还会影响电脑的运行速度。所以保存文件之前先筛选一下。

　　•给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。

　　•把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的Word文档、PPT、Spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的PPT，另一个装所有的Spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。

　　•把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的（例如每周或者每两周）把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。

　　纸质归档文件的修整、装订、编页、、装盒和排架

　　一、修整

　　1、归档文件已破损的，应予以修复：字迹模糊或易褪变的，应予复制；

　　2、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　3、幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　二、装订

　　1、归档文件以件为单位装订。装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理；

　　2、相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

　　3、永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订。

　　4、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　三、编页

　　1、以件为单位编制页码；

　　2、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、装盒

　　将归档文件按顺序装入无酸纸制作的档案盒，并填写档案盒合集及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

　　五、排架

　　1、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架；

　　2、归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理；

　　3、归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。