文书档案电子版整理档案整理

　　随着网络技术的发展，人们的生活日趋数字化。档案真实反映出人类的生活与发展轨迹，详细记录着人类的精神文明，清楚反映社会生产与社会实践。从档案本身来看，电子档案相比起纸质档案具有更多方便之处，但是同时受到网络技术影响，导致电子档案的管理与保护受到网络影响。从档案管理部门角度来看，电子信息技术的发展改变了文书档案电子版整理档案整理方式。

　　1文书档案电子版整理档案整理

　　电子档案相比起传统档案具有占用空间小和存储密度大等优势，相关工作人员可通过计算机技术来处理档案资料。电子档案便于工作人员使用档案，打破时间限制，通过计算机手段从服务器中浏览档案。在电子档案管理中，需选择合适的保存环境，如在保存档案时需充分结合电子档案特点，再选择合适的保存方式（一般情况下电子档案被保存在光磁介质载体上，所以需满足适合此类介质的保存环境）。以人事档案工作为例，传统档案强调保存原始记录纸张，一旦遗失将失去历史凭证；而电子化档案能够有效减少工作人员的纸质案卷损坏，实现档案信息备份。

　　1.1发展现状分析

　　档案电子化主要指的是通过计算机或光盘等设备记录成档案，电子档案是一种档案存在形式，具备以下特点：历史再现性。一般而言，电子档案由计算机进行有关处理，不管是电子档案的存储还是归档，均需要依赖计算机。电子档案的发展是随着计算机软件以及硬件的发展而发展，在使用纸质档案的同时增加电子档案整理，更有利于有效保存保护档案。

　　1.2优势分析

　　1）广泛提高工作效率。档案电子化促使信息的查阅和整理等更为快速，一方面能够有效节约成本，另外一方面能够广泛提高工作效率，减轻档案管理工作人员的负担。

　　2）实现多人信息共享。档案电子化可以向诸多人群提供信息服务，从而有效实现资源共享；除此之外，档案电子化能够无限利用资源，不会受到外界因素影响。

　　3）利用率高。档案电子化主要利用计算机技术，而计算机技术能够高效率地对档案信息加以归类统计，有效进行资源整合与管理，因此显著提高档案信息的整体利用率。

　　4）经济环保。档案电子化无需使用纸张，因此可节约库房空间，从而减少更多的木材浪费。

　　2电子档案的整理

　　电子档案的形式比较多，主要归档类型有：1）磁盘；2）磁带。为了有效整理电子档案，需做好电子档案的分类工作。

　　2.1整理文书电子档案

　　文书电子档案主要包括以下类型：1）内部文件；2）外部文件。在内部文件的整理分类过程中，可根据时间或组织机构名称加以整理，如做好分盘工作，可显著加大检索效率，便于延长电子档案的保存时间；在归档过程中，为了便于查找，可根据部门进行文件分类，从而提高档案的整体利用率；为了避免归档过程中出现不规范动作，需选择专业的部门来负责此类工作；完成组盘工作之后，为了提高查收效率，需指派专业工作人员安排好有关工作，建立对应目录。在外部文件的整理分类过程中，可对有关文件进行扫描，再录入到计算机中，通过网络技术实现公文传递，归档工作可由业务部门有关人员进行整理，完成工作后，再由承办部门做好分级工作，再由档案部

　　门进行有效处理，档案管理工作人员将信息填写结束后录入数据库。当有人想要查找电子档案时，可通过网络终端来查询到自己想要的内容。