档案整理的基本方法有哪些

　　只要是从事人力资源岗位的工作，你就肯定离不开大量的人事资料，而对这些资料的有序整理正是对HR基本功的最大考验。条理清晰的资料和档案，可以提高我们对员工管理的效率，相反的，杂乱无章的资料必然会造成管理的混乱，给我们后续的工作带来阻碍。本文就针对整理企业的档案资料，档案整理的基本方法有哪些？给大家梳理出3大整理步骤。

　　档案整理的基本方法有哪些

　　第一步：确定档案资料的分类

　　人事部门所涉及的档案和资料种类繁多，为了方便今后的查找以及后续资料的归档，我们首先要有一个清晰的资料分类规划。这种分类可以根据人力资源的不同板块，再结合企业的日常运作来划分成几个大类，作为一级分类。其次，再根据具体的档案内容进行二级分类，最后可以根据使用的周期（如月度、季度、年度）或部门/职能，进行三级的分类。如图可以给大家一个参考：

　　如果今后还有新类别的资料，可以根据原有的划分规则进行添加。这样一来，我们在查找文件的时候，条理就会很清晰，可以迅速定位档案存放的方向。

　　第二步：规范档案的格式/模板

　　显然，有条理的文档资料应该有一套规范的填写/录入要求，这样的好处是能够让我们快速识别资料的类别，并且迅速地获取到想要的关键信息。对于今后新增的资料，我们只要制作一套规范的模板就可以轻松解决这个问题。

　　尽管制作模板会耗费一定的时间和精力，但模板在今后的应用可以使资料的获取更加方便和快捷，同时也规避了缺漏信息的问题。而对于原有的样式各异的资料，想要重新规整起来确实是一件浩大的工程，不过现在市面上有不少电子档案系统，都可以提供扫描和职能解析的功能，通过这种智能的识别，就可以快速地将格式不一的档案整理成统一的样式，十分的快捷和方便。

　　第三步：选择合适的储存方式

　　简单来说，档案的储存方式无非是两种，纸质版的和电子版的。相比电子信息，纸张的保存更为麻烦，查找起来也没那么快捷，所以不少企业已经逐渐使用电子档案系统来取代纸质档案。但是话说回来，纸质资料也还是有它存在的必要，目前没有哪家企业能够做到百分百的无纸化办公，更多是电子系统和纸质资料的配合使用。

　　在遵循前面的分类规则的情况下，纸质资料应该按照不同的分类存放在指定的区域。在这里，可以再根据常用资料和历史资料进行划分，历史资料可以做好封存，而常用资料可以放在容易查找的地方，并附上台账，避免因为后续使用而导致混乱。

　　倘若是电子资料，只要挑选一款比较好用的电子档案系统，按照第一步将资料进行有序的分类，制定后续更新的规则，便基本能够一劳永逸了。总结一下，想要有效整理企业的档案，其实只要做到3点：有清晰的分类标准（层次清晰），制定明确的录入规范，最后还要及时进行归档。