实物档案的规范整理

　　实物档案是指单位在各种活动中形成或接受的以实物为载体的反映单位活动并具有保存价值的历史记录。

　　实物档案的规范整理

　　归档范围：

　　实物档案的归档范围主要包括机关、团体、企事业单位或个人荣获上级机关授予的奖状、奖章、奖杯、牌匾、锦旗、证书以及印章、字画、题词及纪念品等物品。

　　归档时间和归档要求：

　　实物形成后，应及时移交本单位档案部门归档，并保持整洁、无破损。归档实物没有明确标注主题和时间的，移交时应对实物的主题和时间进行说明。归档后的实物应拍摄成照片，形成的照片按声像档案整理的要求整理归档。

　　保管期限：

　　省、市级或以上单位颁发或授予的各种荣誉实物档案。立为永久保管，区级及区级以下单位授予的各种荣誉实物档案列为长期保管。其他类实物档案应参照以上所述，根据其不同价值确定保管期限。

　　分类代号

　　根据某市机关档案综合管理分类方案、某市企业档案分类大纲、关于某市规范、统一档案业务口径的意见。某市中、小学、幼儿园档案管理工作规范的规定，某市实物档案的大类代号是机关用h、企业用十10、学校用s、w表示。

　　整理步骤：

　　1.分类

　　实物档案要根据其形成规律和特点合理分类，一般按其制成材料和载体分可折叠和不可折叠两类归档，一件实物为一卷。

　　2.排列

　　应按照实物制成材料不同的特点，保持实物档案的历史联系，一般按形成时间先后顺序排列。

　　3.编制账号

　　实物档案的档号由分类号和按卷号构成。

　　1)可折叠类实物档案档号编制方法如下，

　　h是大类代号，代表实物档案。一是一级属类，代表可折叠类，01是按卷顺序号，此为第一卷。

　　2)不可折叠类实物档案账号编制方法如下，h是大类代号，代表实物档案，二是一级属类，代表不可折叠类。01是按卷顺序号，此为第一卷。

　　4.固定档号标识

　　归档的每件实物应贴上档好小标签儿，小标签应贴在实物的背面或底部，以不影响实物原貌为宜。激光角标签样式如下：档号h1-01。

　　5.编制目录

　　实物档案按类别分别编制目录，一件实物编制一条目录。类别填写实物档案分类的类别，如可折叠类。档号填写实物的分类号和按卷号，如he-001案卷题名填写该件实物的主题和种类名称。颁奖单位填写实物制作颁发单位，颁奖时间填写实物制作、颁发时间，保管期限填写永久、长期。存放地点填写实物保存地点，如档案室、会议室、陈列室等。备注填写需要说明的事项。

　　6.装订目录

　　实物档案目录由目录夹封面、实物档案目录核定而成。

　　7.填写目录

　　封面、小标签儿，装订好的实物档案目录夹封面应贴上小标签，并填写各项内容。全宗名称填写单位全称，全宗号填写档案馆给各立档单位的代号，如拾2。类别填写档案种类，如实物档案年度填写起止年度。如1988至2007年。

　　目录号，当实物档案按卷号截止及断开时，就形成一本档案目录，并给该本目录一个固定的顺序号，即目录号。目录号通常由大类代号加顺序号构成，如h-1为实物档案的第一本目录。

　　8.装盒保管

　　可折叠类实物档案直接放入实物档案盒中保管，不可折叠类实物档案可存放在会议室、展览室的陈列柜或专用柜保管，并在实物档案目录、存放地点一栏中注明。