不动产档案整理及归档方法

　　不动产档案整理及归档方法是在进行不动产机构管理时进行登记的一项十分重要的工作，其主要目的是尽可能对各种具有保存价值的文字、图表以及声像等不同形式的材料进行历史记录，不动产档案的有效登记能够反映不动产产权的变更、转让和消灭的情况是现代不动产机构在进行产权管理时，一项十分重要的依据和管理工作的真实记载，其中不仅包含登记过程中的各种申请和审核资料，也包含了用户的基本信息等多项内容。

　　不动产登记档案中包含不动产登记簿以及不动产登记材料，两个部分登记材料由相关工作人员进行有效的归档后则可将其作为有效的法律档案进行应用，是不动产登记机构在不动产权管理时最为原始且真实的记录，这种档案不仅具有档案的历史性，还包含了产权归属的法律属性，其本质上属于一种不动产产权的权属管理工具。

　　关键词不动产档案登记整理与收集管理方案

　　不动产产权档案在进行登记时包含了专业性、动态性、真实性和完整性等多个特点，其具有的法律效应是其他档案登记无可比拟的。有效的不动产产权登记能够有效保护不动产产权所有人的合法权益，对于我国房地产市场的健康发展以及管理来说有积极的意义。随着我国近年来市场的变化，不仅转让和购买业务增多，其中存在的租赁以及各种商业活动层出不穷，所以相关工作人员需要意识到不动产档案登记的重要性，应用合理的管理，对档案进行有效的收集与整理，这样才能保证我国的不动产管理质量，使档案发挥其真正的效益。但登记的过程由受理开始，直接贯穿于档案应用的每一个过程中，无论是审核、登簿还是发证，只要是涉及到不动产档案变动的工作，都应当按照相关的规定，由工作人员进行有效的归档，并制作这一项步骤的相关登记材料，向下一个步骤进行移交，按照各项交接手续进行操作，这样能够保证档案生成的规范性。

　　不动产档案整理及归档方法

　　一、房屋登记档案的收集范围

　　（一）申请表以及不动产产权的变化

　　不动产产权在发生变化或者消灭时，都应当由相关工作人员对步骤进行记录不动产权的所有人，在提交申请后，由相关工作人员记录申请人的身份证明以及法定代表人的身份证明，根据其档案的变更需求对其进行合理合法的不动产权登记，同时还需要记录经公证的各种授权材料以及法定代表人提供的各种证明材料。

　　（二）房屋登记档案的登记内容

　　登记机构在进行不动产的登记与调查时，涉及到的文字材料和图表材料较多，这些材料都需要满足结论性材料的特点。工作人员在进行登记时，要求法定代表人提供的各种材料种类应当齐全，并且能够真实反映不动产的归属、变动的情况，所以在进行材料登记时，应当保证证件齐全，其中应当包含不动产的平面示意图、权籍调查表、面积计算表以及协议书和审核表等多项材料。

　　二、不动产登记档案的收集质量需求

　　（一）不动产的登记内容应当保持完整

　　在进行不动产的登记时，其中涉及到的各项文字资料应当具有高度的完整性，不可出现错漏的情况，尤其是针对各种成套的要件不可出现缺页少页的情况，在进行图表的收集时还应当保持表格的完整性，使档案中的各项内容都具有较高的完整度和详实度，这样才能保证登记材料具有可保存价值，如果其中有错漏的情况或者涂改的情况，都不应当将其作为登记材料进行记录[2]。

　　（二）不动产的登记内容应当真实准确

　　真实准确不仅仅是申请人客观的认知，还需要具有一定的法律效应，无论是法律上起到的凭证作用，还是反映历史变更状况的相关记录，都应当真实准确，尤其是在进行历史的变更情况记录时，不可出现疏漏的情况，例如某一时间段登记缺失。在完成材料的收集后，还需要由相关工作人员进行二次审核，如果在二次审核中发现收集的材料不准确或者存在疏漏，应当予以退回，要求申请人进行再次提供相应的材料或者对材料进行修复后再次进行申请，不可盲目收集登记材料导致错卷的情况[3]。

　　（三）登记材料应当规范标准

　　在进行归档时，应当采用纸质化的模板进行记录，需要选择市场上的通用A4打印纸进行打印，纸张重量应当在70g以上，同时不可利用废弃的纸张背面进行打印，避免误导相关工作人员或者在保存时出现错漏的情况。登记单位的窗口工作人员在受理登记业务时，需要对申请人附带的各种原始材料进行严格审核，包括所有的原件的复印件都应当复印在标准规格的A4纸张上，并且各种复印件绝不能进行裁剪或拼接，无论是原件还是复印件，都不可出现涂改的情况。在进行资料的收集是收集的材料应当为统一格式的合同文本、评估报告以及完税证明等纸质材料。而在进行文字书写或打印时，需要流出天头、地脚、翻口、订口。申请人在确认资料无误后，需要手写签署身份证上姓名，并且在审核完成后，各级的审核人员都应当在责任同意书上签名或盖章，而在进行数据或日期的记录时，各项文字书写都应当规范工整，采用碳素笔或者蓝黑墨水笔进行书写，盖章时需要新加印泥，不可出现盖章图案缺失的情况。申请人需要亲笔签署约定或者笔录，申请人一定需要亲自签写，而不可由其他人代替，即使是在申请时，申请人委任与本人同来的同行人签名也不可[4]。

　　每个工序在进行案件的移交时，都应当具有移交清单，清单中需要对案件的数量和资料进行记录，由相关工作人员核对无误后，可在移交单上签署责任签名并盖章，留档备查。

　　三、不動产登记档案的整理原则

　　（一）不动产档案需遵循利用原有基础

　　在进行档案的登记时，相关工作人员需要对已有的档案进行有效的管理，由工作人员整理好的相关档案，如果不需要进行调查或者调查具有不必要性，则不可轻易的打乱重排，尤其在档案室内需要加强管理，避免档案出现虫蛀或者由于其他外界因素而引起损失。凡是相关内容集中，并且档案管理质量良好的管理区域，需要尽可能保持原有的档案整理体系，在进行后期的维护与管理时，都应当按照相关规章制度进行，如果在进行档案核对时，发现档案的保存具有不合理性，可以由三名以上的档案管理人员再进行档案的维护与整理时签署相关的档案整理责任书，开展后续的整理工作，通过适当调整来保证档案的合理性，进而保证档案在调用时能够获得良好的效果。值得注意的是，档案在应用与管理时，都应当尽可能降低档案的翻找、整理频率，避免由于操作过多而导致档案出现整理错误的情况。

　　（二）保持档案的连续性

　　在进行不动产的档案登记时，不动产档案的最终目的是保证相关工作人员在调用不动产资料时能够了解不动产，所以不动产在进行档案登记时，需要依托于真实的记载与事实，所以在进行档案的登记时，应当保证档案具有高度的联系性。工作人员在进行档案的整理与登记时，应当尽可能保证档案的连续性，不可出现年份错漏或者日期不连续的情况，只有保证档案的连续性，才能保证登记活动中的固有联系，使其成为有机的整体。值得注意的是，在进行档案的登记时，为了保证档案的连续性，工作人员在调用档案时也需要注意档案的整理状况，调用的档案需要由原处放回，不可随意将其放置在成套的档案中，应当保证档案的年份或者时间连接[5]。

　　（三）档案整理的最终目的是使档案便于保管与利用

　　不动产登记档案在进行整理时，最终的目的是尽可能使档案能够应用于后续的活动中，而档案的整理工作则能够保证工作人员在调取档案时能够更为快速的找到档案的对应项目，这也是档案整理工作的基本点和出发点，也是最终目标，所以相关工作人员需要在一定范围内意识到档案的管理质量，不断对管理方案进行调整，以便于档案的保管与利用。

　　四、不动产登记档案整理的质量需求

　　（一）装订整理的质量管理

　　在进行档案的管理时，对分开的档案进行装订整理，是档案管理工作中一项十分重要的工作环节。在进行档案的装订时，装订工作不可随意，应当保证装订整理，按照档案的时间或者其他顺序进行圈内档案的材料再进行排列时，需要遵循一定的逻辑关系进行分类排列。为了保证后续调用的方便，通常会将结论性的材料放置在装订成册的前面，而依据性材料则应当在后面；或者审批材料在前，申报材料在后；文字材料在前，图表材料在后。这些都是对不动产档案进行整理的常见逻辑关系，也可以按照内容的重要程度或者时间先后顺序进行排列，如果圈内中包含的文件材料有纸张大于A4幅面的材料或者图纸，则应当按照A4大小进行折叠，并注意留出定口，这样能够便于后续调用时展开翻阅，在进行装订时应当保证材料的装订平整，不可出现褶皱的情况。

　　（二）小篇幅材料的管理方案

　　如果圈内文件篇幅有小于A4版面的，例如常見的各种收费收据和购房发票的文件，需要直接粘贴在A4专用的粘贴纸上，每页的粘贴纸上的票据数量不可过多，应当适当。不可出现重叠的情况。票据在进行粘贴时，所应用的胶水应当均匀且适量的涂抹在粘贴纸上，不可采用订书机直接将其进行固定，而档案中原有包含的金属物或者钉书钉应当去除，这样才能保证纸张在通过高速扫描仪时能够更为顺畅。同时常见的较为柔软的材料也需要将其直接粘贴到A4纸上，而卷内的文件应当尽可能保持原有的面貌，工作人员不可擅自对其进行裁剪或者改动，尤其是不能进行涂改。

　　（三）入库后的材料管理

　　装订入库后的材料再进行管理时，如果需要对材料进行增减、替换，则需要由相关管理人员出具文字证明，确认责任管理后，由相关工作人员将装订入库后的文件取出，并且将分解文字证明附在卷中，需要增减的位置，其他没有接到更改工作的档案管理人员无权对材料进行任何处理[6]。

　　五、结语

　　不动产材料档案的整理与收集虽然看似简单，但其中涉及到的工作内容较多，并且十分复杂，各个登记环节都需要有工作人员统一协调的进行配合，任何一个环节出现疏漏都有可能对后续的档案利用产生影响，所以一旦管理人员不仅需要具备合理的专业知识和技能，还需要具备高度的责任心和事业心，这样才能保证档案管理工作的顺利。