特殊载体档案整理

　　特殊载体档案整理

　　第一部分：特殊载体的概述

　　特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。

　　1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。

　　2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。

　　3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。

　　4、照片档案：

　　（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。

　　（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

　　5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。

　　6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。

　　第二部分：特殊载体的整理方法

　　一、传统照片档案整理

　　（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。

　　（二）照片档案的分类

　　照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。

　　（三）照片档案的作用

　　1、历史记录的真实见证。

　　2、维护单位利益的旁证。

　　3、为其它种类档案提供印证。

　　4、为新闻报道提供服务。

　　5、为利用者提供艺术享受。

　　（四）照片档案存在的问题

　　收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。

　　（五）照片档案的收集范围：

　　1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。

　　2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

　　3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

　　4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。

　　5、其他具有保存价值的照片。

　　（六）照片档案的收集归档

　　1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。

　　2、归档要求：照片、说明二者齐全；照片影像相符；注意画面形象；反映同一主题若干张照应选有代表性的照片归档；具有保存价值的照片要定期归。

　　（七）照片档案的整理原则

　　应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管、有利于提供利用的原则。

　　（八）照片档案整理步骤：照片分类、照片排列、照片编号照片装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录。

　　1、照片分类：照片的分类有两种方法：保管期限-专题-年度；保管期限-年度-专题。

　　2、照片排列：按照片拍摄时间先后顺序排列。

　　3、照片编号：照片编号采取两段式

　　照片册号——张号

　　如：14—5表示第14本照片册中的第5张照片

　　4、照片装册：照片册由297㎜×210㎜大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。照片要按照照片号顺序依次固定在照片册芯页上。

　　5、编写文字说明：照片的文字说明由总说明和分说明两部分组成。总说明主要包括六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影

　　者。它是具体反映这组照片的说明。分说明是指每一张照片的说明，其位置在照片册芯页上每一张照片旁边。

　　①事由：指照片影像所反映事件、事件的情由；

　　②时间：指拍摄时间或事件发生、事物变化所产生的时间；

　　③地点：指被拍摄物所在具体地点；

　　④人物：指照片影像上主要人物的姓名，身份以及在照片中的位置；

　　⑤背景：指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景；

　　⑥摄影者：指照片的拍摄单位和拍摄人；

　　⑦参见号：即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号、案卷号或盒号等。

　　⑧对组联号的特别说明：对反映一个事件或一次活动的，两张以上的照片，需在小卡片左上角编制组联号，组联号依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联号相同。如册内只有一组照片，其他均为散片时，只需对这组照片编号。注意：组联号不宜越册。

　　6、编制卷内目录

　　卷内目录是对每张照片编制目录，其要求是：要先编制每组照片的目录（总说明），再在每组照片目录下面编制每张照片的目录（分说明）。包括：照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、底片所在卷号页号底片号、备注等栏目。

　　7、填写照片册内容：包括填写照片册内封面、填写照片册内备考表、填写照片册册脊三方面内容。

　　8、编制照片档案案卷目录：照片档案案卷目录的项目包括：

　　①案卷号：照片册的号码；

　　②题名：照片册的案卷标题（总说明汇总）；

　　③起止年月：照片形成的起止时间；

　　④照片张数：照片的数量；

　　⑤保管期限：照片的保管年限；

　　⑥备注：著录各项目中需要解释和补充说明的事项；

　　二、数码照片（光盘）档案整理

　　数码照片档案整理的步骤包括：数码照片分类、数码照片排列、数码照片编号、编写文字说明、编制数码照片档案目录、刻录光盘、光盘编号、填写光盘标签、光盘校验、编制光盘目录。

　　1、数码照片分类：采用保管期限--年度--组的分类方法。此种方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的。尤其值得注意的是每个文件夹都要命名。

　　2、数码照片排列：

　　①建立“数码照片档案文件夹”，在此基础上建立“年度文件夹”，再在“年度文件夹”内建立“组文件夹”，按时间排列，最后在“组文件夹”内排列每一张数码照片。

　　②数码照片排列：2005-3清源集团争创名牌产品工作会（“组文件夹”内排列每一张数码照片）

　　③数码照片编号：采用三段式进行编号：

　　年度—组号—顺序号（张号）

　　组号：指同一年度内组文件夹的流水号

　　张号：指组内每张照片的流水号

　　注意：每组文件夹里的数码照片都从“1”开始编号

　　④编写文字说明：文件夹的命名、组文件夹内的总说明、每张数码照片的分说明。

　　⑤编制数码照片档案目录：数码照片是以“张”为单位编制目录。在年度文件夹内建立EXCEL电子表格文件，对一个年度内各个文件夹的所有数码照片进行统一编目，并以年度命名。注意：每一个年度文件夹内都要编制目录。

　　⑥刻录光盘：刻录要求：数码照片应定期刻录成光盘保管。

　　⑦光盘编号：全宗号---综合档案室时给的编号；目录号---代表一个特定门类的档案；顺序号---数码照片在存储光盘中按形成年度编制的流水号（可以多年存放一张光盘，不跨年）。注意：光盘编号标注在数码照片光盘档案登记表中。

　　⑧填写光盘标签

　　光盘刻录完成后，应填写数码照片档案登记表和数码照片档案元数据登记表。

　　⑨光盘校验

　　光盘刻录完成后要进行校验，校验内容包括：数码照片文件、著录文件和光盘说明文件。校验是否完整、能否打开、文件数量是否准确等。

　　⑩编制光盘目录

　　编制光盘目录包括：光盘号（全宗号--目录号--盘号）、光盘题名（单位名称、年度和数码照片三部分组成）、起止年月、照片张数、刻录日期和备注等。

　　3、照片档案的保管

　　照片档案库房（档案室）应符合隔热、防潮、防火、防尘、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物等要求。应使用规范的照片档案装具。底片、照片应保存在能密闭的专门柜架（最好存放防磁柜）中；光盘档案需要定期检查，发现问题及时解决，必要时进行数据迁移。

　　三、实物归档的整理方法

　　实物归档的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

　　（一）整理要求一是归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。二是每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。

　　（二）整理方法

　　1、鉴定。一是根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施

　　进行鉴定。三是归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

　　2、分类

　　归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。

　　⑴按年度分类

　　将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。

　　⑵按类别分类

　　将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。

　　荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；

　　纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；

　　印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。

　　3、排列

　　根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：

　　格式①：全宗号—实物—件号。

　　格式②：全宗号—实物—年度—件号。

　　格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。

　　实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。

　　4、编号

　　根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。这个归档章完全不跟文书档案一样需要盖印，而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式做好，整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1），再编制归档章项目。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。如下图：

　　(全宗号)S(年度)(类别)

　　(件号)(参见号)

　　长×宽=55×16mm

　　全宗号：同文书档案

　　实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“S”。

　　年度：填写实物形成或获得的年度。

　　类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。

　　件号:归档实物的排列顺序号。

　　在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。

　　参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。

　　5、编制实物档案目录

　　实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。目录用纸A4型

　　图2:实物档案归档目录

　　件号题名材质型制年度类别参见号备注

　　件号：见归档章

　　题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。

　　材质：实物的制成材料。

　　型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm年度、类别、参见号：见归档章

　　备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。

　　6、编制目录封面

　　实物档案目录应编制目录封面，并可以将历年的目录装入归档文件目录夹，方便查阅统计。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目。

　　（三）保管

　　实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无

　　损。易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。