数字化档案整理服务

　　为适应档案现代化管理和数字化建设的发展趋势，满足职工对档案存入、查阅、借用等准确化、快捷快、方便化的需求，使档案管理工作更加规范标准，海拉尔区交通运输局加大投入，更新档案室硬件设备，利用专业的档案管理系统软件，对单位现有档案进行全面细致的分类整理，抓好建档范围、建档内容、规范建档等各个环节，健全并完善档案管理机制，推动档案管理工作数字化、信息化、高效化建设数字化档案整理服务。

　　陈列一新的档案室设专人管理，并紧扣档案管理办法，要求各部门根据实际工作需要严格执行借阅手续，在存入档案时要本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的理念，坚持“及时准确、安全保密、方便实用”的原则，做到分门别类、同步更新、动态管理，实现服务交通事业现代化的根本目标。

　　1纸质档案数字化的概念及步骤

　　1.1纸质档案数字化的定义

　　纸质档案数字化（digitization of paper-based records）是采用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工处理，使其转化为可以存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并且按照纸质档案所存在的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

　　1.2纸质档案数字化的主要步骤

　　纸质档案数字化主要包括：纸质档案的出库、纸质档案数字化的预处理、建立目录数据库、纸质档案的数字化加工、图像处理、数据挂接、验收与移交入库。

　　2纸质档案数字化前处理工作的意义和主要内容

　　档案数字化前处理工作是对档案数字化转换前开展的一种专业化技术准备工作，是在充分尊重档案真实的基础上，从便于保管利用的角度出发，为适应档案数字化的技术要求开展的一项基础性工作。档案数字化前处理工作是档案信息化的基础，开展前处理工作具有十分重要的意义。

　　第一步要确定扫描页。原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。第二步要编制页号。应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

　　重新编制页号时，一般用铅笔。应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。第三步是拆除装订。应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。第四步是技术修复。褶皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

　　2.1纸质档案数字化前处理工作的意义

　　开展纸质档案数字化前处理工作，对于提高档案数字化质量和提升数字化档案信息运行效益具有重要意义。

　　1）开展纸质档案数字化前处理工作决定了档案全文数字化资源的质量。由于各种因素影响，馆藏纸质档案存在着不少问题，在开展数字化之前需要系统解决。首先，馆藏纸质档案中，可能存在大量的效用低、重复甚至是无用的文件；其次，档案整理可能存在不规范的现象；第三，由于时间久远或保存不当，可能存在档案破损、霉变等问题；第四，由于档案著录不规范，目录数据库质量不高，导致与档案数字化后形成的全文数据库不能有效挂接。数字化前处理工作，能够系统解决前述问题，进而提高档案全文数字化资源质量。

　　2）开展档案数字化前处理工作有利于提高数字化档案信息运行的效益。通过数字化前处理工作，剔除了无价值的档案，去除了大量冗余信息，一方面可以节省数字化加工费用，另一方面有助于提高数字档案信息的查准率，提升数字档案馆建设效果，发挥档案数字化资源的运行效益。

　　2.2纸质档案数字化前期整理内容

　　档案数字化工作的实质就是如实转换，无论是扫描、翻拍还是模拟转数字，其核心就是将原始档案“克隆”至另一种载体形态之上，并保证内容、信息结构不变，完整和安全，同时便于查找和利用。

　　档案数字化前期整理工作的规划及实施应以此为出发点。档案数字化前期整理工作主要包括三个部分：一是建库，二是实体整理，三是过程记录及整理。建库是数字化成果利用和发挥效用的基础，实体整理是保证质量的前提，过程管理是维护档案安全与完整，明确责任的重要环节，三者缺一不可。

　　2.2.1目录信息整理

　　此处的整理工作包括整体建库及补充著录两方面。在进行档案数字化时仍没有完整著录信息的单位需要对目录集中著录和建库，在完成编目工作后，才有可能衔接数字化对象审批、档案出库、整理、检查核对等工作；对于已建库但条目信息仍不完整的，应该对缺失、错误等信息进行纠正，以确保信息完整，从而支援档案数字化成果的服务利用工作。如进一步设置及补充人名、地名、附件等著录项目。

　　2.2.2核对性整理

　　档案具有政治性、权威性及保密性特点。为了突出档案工作严肃性，在前期整理工作中，整理人员要保持正确的态度，认真核对各项内容，如拆除装订、实体检查及数量清查等。其中针对拆除装订，是为了提高数字化效率的关键，但值得注意的是，如果纸张较为脆弱、过薄，可以不拆除。实体检查主要是核对档案内容是否完整，是否存在缺漏页现象。数量清查可以按照目录进行，确保数据库中的各个条目对应要素与实体相符合。如果发现错误，应立即纠正。

　　2.2.3实体修整性整理

　　当案卷或文件有规格不一、纸张破损、卷边折边等情况，就需要启动实体修整工作，以确保档案实体平整清洁，适于数字化。修整性工作包括美观性整理与加固性整理。美观性整理主要是指档案材料的清洁，包括清扫灰尘，去除残留装订物，舒展折边卷边等。其目的是使纸质档案实体高质量进入扫描设备。加固性整理，一般指对非标准规格档案、破损档案、过脆档案进行衬页、托裱等，进一步保护和延长实体寿命。

　　2.2.4管理过程记录整理

　　受到程序复杂、工程量较大等因素的影响，纸质档案数字化前期准备工作，常常会出现过程不明、衔接不畅等问题。因此应重视对档案的检查及验收，兼顾档案版权、安全等方面。条件允许的情况下，应对整个整理过程进行记录，为档案数字化审批、出入库等工作提供一定支持，促使表单能够随着数字化工作深入而充实。

　　3纸质档案数字化前期整理标准分析

　　3.1实体标准

　　档案实体是数字性复制和保护的客体，是数字化设备的直接作用对象，是直接影响档案数字化品质的关键因素之一。在实施数字化之前，其档案实体的客观整理标准就是客观判断档案实体状态，最小干预、真实还原，最大限度保留原始档案的原汁原味。它的整理标准包括：页码标记完整准确，不缺页跳页；档案案卷或文件整洁整齐，无卷边，无折页；如遇纸张发脆或载体破杯（如虫蛀、磨损等）要以宣纸托裱、修补或加固；页码规范，无跳页缺页漏页；脊背装订且纸张状况良好的可视情况进行裁剪，非标准规格的档案应通过接边、衬纸等方式进行加工，利于快速扫描。

　　3.2著录标准

　　人类社会进入到新时期，档案载体不断发展，传统著录标注已经无法满足档案发展需求。因此针对档案内容的选择、分析，不仅要尊重档案真实性，且需要关注数字化手段、背景记录等，以此来满足档案使用要求。针对著录标准来说，应确保各要素完整性、项目全面，严格按照相关规则，以此来丰富档案著录项目，增强档案著录检索价值。针对与技术相关的档案，应对其背景、时间及色彩空间等进行完善，促使档案转型有序进行。

　　3.3检查标准

　　档案数字化的手段是转化，目标是长期保存及利用。为避免数字化过程中诸多不确定因素，确保工作品质，应加强对数字化前档案实体、逻辑、著录状态等方面的全面核查。概括来说，数字化前期检查标准主要落实在以下方面：数字化审批单是否手续完整，数字化清单是否准确符实；实体方面页面整洁，页码标识清晰，页码页数一致，数量正确，附件完整；逻辑方面页号连续，不缺不漏，语义完整，档号与实体内容相符；著录方面条目著录要素完整、标识准确，无漏无缺。

　　3.4管理标准

　　档案数字化作为一项系统性工作，需要对版权涉及的文字、图像进行数字化处理。而这一环节涉及一定的法定事项、所有权等。因此加强对档案数字化管理显得尤为必要，不仅能够确保档案信息安全性，且能够提高数字化转化水平。

　　针对管理标准来看，应注意以下几项内容：如是否拥有法人签字认可的审批表、数字化行为是否授权、是否具备加工流程单等。在实践中，积极落实责任制，不断提高档案数字化管理水平，从而促进纸质档案数字化工作顺利开展。随着纸质档案工作不断发展，还需要加强对内容及标准的研究，逐步完善档案数字化转型工作，提升档案数字化工作品质，为我国经济社会可持续发展提供依据。

　　4有效开展纸质档案数字化前整理工作的对策

　　4.1建立完善安全保密制度，确保档案信息安全

　　在开展档案数字化工作之前，首先，要建立完善的安全保密制度并严格执行，同时加强保密宣传，增强本单位全员的保密意识。其次，要对数字化加工人员的保密素养进行审查，保证其严格执行工作流程，防止在工作环节中失泄密。

　　第三，要加强档案数字化硬件设施管理，确保数字化过程中的档案信息安全。第四，要加强档案计算机管理系统的安全管理，保证涉密网络与互联网物理隔离，防止数字化成果泄密。涉密档案的安全保密问题贯穿数字化加工的全过程，在档案数字化工作中我们要始终把档案安全保密工作放到工作的首位，杜绝失泄密，保证档案信息的安全。

　　4.2统一建设标准，把好档案质量

　　档案数字化建设与信息技术息息相关，而信息技术涉及面很广，要想实现档案的便捷管理和信息共享，需要制定统一的档案数字化建设标准，以使档案资源在各软硬件平台皆能具有较强的兼容性，也便于档案资料的保存与传递。

　　这一方面需规范纸质档案数字化转化的格式，另一方面也应处理好音视频档案数字化转化、一体化利用、各数据库之间无缝衔接的问题，通过统一建设标准，规范档案数字化管理，以实现档案信息在互联网时代的高效传输，加快档案的信息化、网络化发展。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

　　4.3建立电子档案著录规则，明确数字化成果著录项

　　于《档案著录规则》(DA/T18—1999)在电子档案著录工作上存在很多局限性，随着档案信息化的不断推进，电子档案著录工作也将不断深入，为了满足电子档案著录工作的实际需要，加强电子档案的管理，国家应尽快制定电子档案著录规则，明确电子档案著录项。明确电子档案著录项可以对数字化前整理的著录环节进行规范，准确地对纸质档案数字化成果进行著录，不仅可以有效提高纸质档案数字化成果的检索成功率，增加档案的利用率，同时还能够保证电子档案的真实性、有效性、完整性，从而发挥档案的凭证作用。

　　4.4严格纸质档案数字化前处理

　　在档案数字化过程中，前整理工作直接决定了档案数字化工作的质量。此次实施的新规范增强了数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求。在实际工作中，我们还可能遇到各种各样的情况，比如档案内容残缺，档案内容信息敏感不宜公开，档案内夹有订书钉、曲别针等金属物。

　　这些都需要我们在数字化进行前做出相应处理。对内容残缺的应及时进行记录，对不宜公开的敏感信息暂不进行扫描，对订书钉、曲别针等金属物应予以拆除等等。总之，纸质档案数字化前处理工作作为馆藏档案数字化的第一步，是最基础也是最重要的环节，严格做好这一环节的工作，对提高档案数字化质量和提升数字化档案信息利用效果都具有非常重要的意义。

　　4.5科学界定纸质档案数字化范围

　　科学界定纸质档案数字化范围，是做好馆藏纸质档案数字化工作的重要环节。数字化对象范围界定的科学、合理，将对我们的数字化工作起到事半功倍的效果。纸质档案数字化工作的起步阶段，我们通常是以馆藏档案的年度为计划向前推进。

　　但随着纸质档案数字化工作的深入开展，大家越来越认识到，方便、快捷地提供利用是纸质档案数字化的主要用途。也就是说，在现阶段，纸质档案数字化的根本价值取向是方便和利用。

　　以年度为计划的数字化工作，虽然工作量完整且便于统计，但对于其中一些利用率低的档案，是既花费了时间、人力、物力，又占用了存储空间，可以说毫无意义。因此，在数字化前，我们必须进行充分的调研，对利用频率高的档案首先列入数字化范围。

　　4.6加快专业数字化人才培养

　　纸质档案数字化全程管理的实施主体是具有主观能动性的人，无论是组织实施、技术保障，还是监督检查、成果验收，都离不开人这个主体因素。那么，什么样的人才能胜任这些工作，更好地履行各环节的职责呢？

　　这就需要专业的数字化人才。专业数字化人才在纸质档案数字化过程中发挥重要作用，是保证数字化工作快速高效进行的关键。因此必须加快对这类人才的培养力度，引导和鼓励档案工作者更新知识、提升能力，尽快造就一批档案信息化建设需要的专业数字化人才。同时，我们还应完善人才引进体系，引进计算机人才加入到档案事业中来，为纸质档案数字化的顺利、高质、高效的开展做好人员保障。

　　速度的展示

　　5结束语

　　根据上文所述，面对海量纸质档案，要想开展数字化工作难度非常大。加之档案工作具有特殊性。因此出于确保纸质档案合法性、合理性，应充分做好前期准备工作，从全局出发，分析整理工作内容，并制定严格的整理标准，为档案数字化前期整理工作做好充分的准确，不断提高档案数字化工作的有效性，从而促使档案积极作用的充分发挥。