实物档案整理办法

　　实物档案整理办法

　　第一条为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》、《南京市档案条例》等法律法规，结合本市实际，制定本办法。

　　第二条本办法适用于本市行政区域内的机关、团体、企事业单位及其他组织。

　　第三条本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

　　第四条市、县（区）档案行政管理部门负责对本行政区域内实物档案管理进行监督和指导。

　　第五条实物档案的归档范围

　　（一）本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

　　（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

　　（三）本单位对外交往中获赠的重要纪念品。

　　（四）本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。

　　（五）机构成立以来使用过的牌、匾。

　　（六）本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。

　　（七）其它有保存价值的实物。

　　第六条实物档案的归档要求

　　（一）应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。

　　（二）归档的实物要保持整洁、无破损。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。

　　（三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

　　（四）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

　　第七条实物档案的保管期限

　　实物档案的保管期限暂定为永久和定期两种。

　　第八条实物档案的整理

　　（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类。

　　（二）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。

　　（四）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。归档实物的档号有两种格式：

　　格式一：全宗号－类别号－件号

　　格式二：全宗号－件号

　　（五）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目（见图一）。

　　实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目（见图二），其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。

　　实物档案目录及实物档案目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

　　第九条实物档案的保管

　　（一）实物档案应专库或专柜保管。

　　（二）存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。

　　（三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。

　　第十条实物档案的利用

　　（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。

　　（二）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续。

　　（三）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。

　　第十一条实物档案的移交

　　（一）凡列入同级综合档案馆进馆范围的单位，上一年度实物档案整理完毕后，应在次年七月二十日前将实物档案目录报送同级综合档案馆备案。经档案行政管理部门认定具有永久保存价值的实物，应当在五年内移交同级综合档案馆。

　　（二）实物档案移交时，交接双方应办理移交手续。

　　第十二条市、县（区）综合档案馆实物档案的管理可参照本办法执行。

　　第十三条本办法由南京市档案局负责解释。

　　第十四条本办法自2006年7月30日起施行。

　　附：

　　实物档案目录

　　档

　　号

　　题名

　　实物来源

　　形成日期

　　实物类别

　　实物数量

　　保管期限

　　存放地点

　　互见号

　　备注

　　第一章总则

　　第一条为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，充分发挥实物档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)，结合学校具体情况，特制订本办法。

　　第二条实物档案是指学校在过去和现在从事教学、科研、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

　　第三条档案馆对全校实物档案进行集中统一管理，监督、指导、检查、保管全校各单位的实物档案。各单位因特殊原因未移交档案馆的实物，应及时整理造册并将清单移交档案馆备份。

　　第四条学校各单位要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位的职责范围，明确专人负责，按期向档案馆归档。个人非职务行为产生的有价值实物，实行自愿归档原则。学校鼓励个人向学校档案馆捐赠实物，或由学校征集购买各类有价值的实物。

　　第二章实物档案形成和归档

　　第五条实物档案的归档范围：

　　（一）荣誉性实物。在重大政治、经济、文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

　　（二）印信实物。机构变更或撤销、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

　　（三）领导、名人的题词及字画。中央及上级机关的领导及社会知名人士为学校的题词或移交给学校的各类字画。

　　（四）学校发展中有纪念意义的物品。包括牌、匾等物品。

　　（五）本校与国内外的交往中接受或交换的礼品。

　　（六）各类赠品。社会组织和个人捐赠给学校的实物。

　　（七）其他具有保存价值的实物。

　　第六条实物档案的归档原则和要求：

　　（一）凡是本校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。

　　（二）任何单位或个人不得将应归档的实物据为己有或转送他人。

　　（三）凡归档的实物必须要有相应的文字说明，材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时进行说明；奖品奖状等实物归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。

　　（四）印章移交清单上的印模刻体字样必须与印章目录标识文字一致。

　　（五）应归档的实物一般自形成后的三个月内向档案馆移交。

　　第七条实物档案归档移交清单应一式二份，经档案馆验收核对，双方签字，各持一份备查，同时提供移交目录的电子版。

　　第三章实物档案管理与利用

　　第八条档案馆对收集的实物按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。

　　（一）归档实物的分类：归档实物应先划分物品种类，再以“件”为单位进行整理，成套的实物以1件计。

　　（二）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按实物归档时间顺序排列。

　　（三）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品相的合适位置粘贴标签，填写档号。归档实物的档号一般由类别号、时间、件号组成。

　　（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。

　　（五）将整理完毕的实物档案入库，并按档号顺序排架。

　　第九条档案馆对接收的实物整理后应拍照并建立实物档案目录，实物档案目录要与实物之间建立准确、可靠的对应标识关系。学校对外交往中赠送给对方的重要实物，应由具体承办单位将赠送实物拍照，并负责将赠送品的照片、目录、文字说明一起移交档案馆存档。

　　第十条档案馆及相关部门对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。对存有真伪疑义的实物应采取必要措施组织专家进行鉴定。

　　第十一条由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，所以一般应作永久保管。

　　第十二条实物档案的保管要求：

　　（一）实物档案作为一个门类的档案，应放入专库或专柜保管。在保证安全的前提下，可以在校史展览馆等场馆陈列保管。

　　（二）实物档案库房应保持整洁，注意防尘、防光、防霉，确保实物档案完好无损。

　　（三）存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，应注意防虫。

　　（四）对于利用率低、特别珍贵的实物档案，可采用箱柜密闭进行保存。

　　第十三条实物档案的借阅：

　　（一）实物档案原则上只对校内提供利用，校内单位须开具介绍信并说明理由，经档案馆馆长签字后方可借用，并按期归还。

　　（二）实物档案的使用人应妥善保管好实物原件，不得污损、遗失。实物一经转换为档案后，档案馆和实物借用单位如发生丢失和损毁实物的行为，学校将按照国家档案法追究责任。

　　第四章附则

　　第十四条本办法具体条款由档案馆负责解释，自发布之日起施行。