声像档案的整理

　　声像载体类档案是社区在各项活动中形成的，具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体。归档的主要内容包括照片类、录音类、录像类、磁盘类、光盘类等。

　　声像档案的整理

　　1、照片档案归档范围：

　　（1）建设面貌类：本社区居委会辖内的名胜古迹、自然风光、民间风俗及社区居委会办公、活动场所、自然灾害等照片；（永久）

　　（2）人物类：本社区居委会历届领导照片；

　　（3）业务活动类：各类会议、领导视察、业务活动、重大事件、事故、文体活动等照片；（长期）

　　（4）荣誉实物类：奖状、奖旗、证书、奖杯、奖牌等实体拍成的照片。（长期）

　　2、声像档案其它载体的归档范围：包括录音带、录像带、磁盘、光盘等。（长期）

　　二、归档时间及要求

　　1、声像档案一般在形成后一个月内归档，要做到及时跟踪，尽快收集。

　　2、声像档案根据材料形成规律和多种载体的特点，分为：底片、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等类分别整理归档。

　　三.

　　照片档案的整理方法

　　照片档案分为底片和照片两大部分。

　　社区居委会的照片档案以“G”为该类代号。

　　底片：G1照片：G2

　　（一）底片的整理：

　　1、底片不分类，按形成时间的先后编流水号，再装入底片册。装满一册为一卷。对无法装入册的底片，要单独存放，并在底片册内编一个底片号。

　　2、底片号的编制：

　　底片号一般由底片代号、案卷号、张数组成。

　　如：G1——1（1）

　　每张照片顺序号

　　案卷号顺序号

　　底片代号

　　在每个底片袋上亦要填写底片号，用油性笔写。

　　3、底片册封面背脊的填写（见附件1、2）

　　封面正面的填写内容包括：①全宗名称（填写本居委会的全称）②题名（只写“底片”二字即可）③全宗号（不用填写）④案卷号（填写该底片册的册号）⑤目录号⑥起止张号（填写该底片册内的起止张号）⑦年度（填写该底片内起止年度）⑧保管期限

　　底片册的目录号和保管期限是不用填写的。

　　背脊的填写内容包括全宗号、目录号、年度、类别、案卷号，除“类别”外，填写方法与封面正面相同。“类别”外，填写方法与封面相同。“类别”项可填写“底片”二字。

　　附见1：

　　底片封面正面：

　　附见2：

　　脊背：

　　照片的整理

　　1、照片档案按年度——内容分类方法归档，同一类内容的照片按时间顺序装一照片册，不同类内容的照片不能组合在一册内。（照片的分类参照社区分类方案）

　　2、照片册内的每一组照片（即同一时间、同一活动内容的照片）要编写总说明：将该组照片反映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底片的起止号等概括写成一个简介。总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。单张照片不用写总说明。如荣誉实物类。

　　总说明格式：

　　3、照片册内每张照片必须按照照片册内标签的格式，填写分说明。

　　分说明格式：

　　4、照片号的编制：

　　照片号由照片代号、类号、案卷号、张数组成。

　　如：G2·1—1（1）

　　张数

　　案卷号顺序号

　　二级属类代号

　　照片代号

　　注意：每张照片背面都要贴上照片号。

　　5、照片档案卷内目录的编制：

　　照片档案卷内目录采用电脑打印，一式二份。它的内容：

　　①照片号：填写每张照片的照片号

　　②底片号：填写每张照片的底片号

　　③题名：每张照片的内容

　　④拍摄时间：每张照片拍摄的时间：

　　⑤备注

　　6、照片册封面和背脊的填写方法：

　　照片封面正面填写内容包括：①全宗名称（本居委会全称）②题名（填写该卷所属类）③全宗号（不用填写）④案卷号（填写该照片册的册号）⑤目录号（填写案卷所属目录的代号）⑥起止张号（填写该照片册内的起止张号）⑦年度（填写该照片册内的起止年度）⑧保管期限

　　照片封面正面格式：

　　全宗名称：

　　背脊的填写内容除“类别”外，填写方法与封面正面相同。“类别”项可填写该卷所属类。

　　背脊格式：

　　7、案卷目录及目录号的编制：

　　每册照片作为一卷拟写照片档案案卷目录，案卷题名应概括案卷内照片的主要内容，必须包含责任者、年度、主要内容三大要素。照片档案案卷目录采用电脑打印，一式一份。

　　把打印出各类照片的案卷、卷内目录一起装订成检索目录册（用浅黄色的声像目录夹装订）。每装订一本声像目录应编一个目录号，照片档案的目录号由照片档案的代号和目录号的顺序号组成。

　　如：G2——1

　　目录顺序号

　　照片档案代号

　　（三）其它载体声像档案的整理：

　　录音带、录像带、磁盘、光盘等载体类的声像档案以盒、张为组卷单位整理，一盒（张）编一个档号，同类按时间顺序编一个流水号。其档案号编制方法如下：

　　G3——1

　　盒（张）号

　　属类代号

　　以盒（张）为案卷，填写案卷目录（电脑打印，一式一份），装订成检索目录册（用浅黄色的声像目录夹装订）。