整理档案难吗

　　整理档案难吗

　　在面对众多档案资料的时候，遇到的最大问题是这要怎样进行整理，如何进行分类？

　　其实，如果了解了档案分类的方法和原理，在档案整理过程中可能就不会那么头疼了。

　　请注意的是，档案分类是一般都是针对档案文件的内容进行的，不要被收发文之类的给迷惑了。

　　整理档案不懂分类？难怪你觉得做档案工作好难

　　档案分类

　　档案分类，就把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。

　　看过概念，是不是对档案分类有更多一点了解了？

　　原来觉得说概念，都比较无趣，但是转过头来看，还是概念把档案分类这件事说清楚了啊！

　　档案分类就是根据立档单位所形成的档案的来源、内容、时间或其他形式特征进行整理，划分为不同的类别，最终使得立档单位的档案有条理，有秩序。

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　　在何鲁成87年版本的《档案管理与整理》一书中，说分类一事，是人类的天性，然后举了一个有趣的例子：

　　白郎士曾云：“我辈可在水果摊子上，得分类实际之证明，机巧如小贩，绝对不致将所有水果，不论好坏混杂起来。他必将所有水果，分成几级，各立价目。”

　　你看，这段话可以这样理解：

　　把一个单位的档案想成一个水果摊，档案工作者想成水果摊的摊主，各种各类的档案就是各式各样的水果。

　　在摆摊的时候，肯定不会说把所有的水果一股脑地堆在一起。

　　可能先按照水果种类的不同放在一起，比如苹果和苹果放一起，橘子和橘子放一起，西瓜和西瓜放一起，对吧？

　　这就像一个单位的档案一般会分成文书档案啊、专业档案啊、人事档案啊、会计档案啊、照片档案啊、实物档案啊这种。先按照不同的门类把档案各自归归类。

　　然后一样的水果放一起了，但是比如说同样是苹果，苹果的品相不同，价格当然也会有区别，会想着把价格高的放一起，价格低的放一起，分别放在不同的筐里。

　　这是不是就像文书档案分类中的划分保管期限？按照档案的价值分为永久、定期30年、定期10年。

　　价格贵的苹果里是不是有可能按照颜色深浅分成红的正和稍微有点浅的红，也是不是有可能按照大小个分成大的苹果和小的苹果？

　　这个就像文书档案里分完保管期限，分机构（问题）一样，在同一保管期限里，或是选择根据档案内容反映的问题分类，或是根据档案内容产生的机构分类。

　　水果摊里的苹果分到最后，按照颜色分，可能就是贵的颜色正红的苹果放一起，贵的颜色稍浅红的苹果放一起，按照大小分，也有可能是贵的大的苹果放一起，贵的小的苹果放一起…

　　这就像文书的档案里，按照问题分，就有可能是分为永久——综合啊、永久——业务啊、永久——人事啊等等类别；按照机构分，就有可能有永久——办公室、永久——人事科等等类别……

　　至此，这样按照水果种类，价格、颜色、大小等不同的分类方法进行分类，顾客一走到水果摊前，肯定是一目了然，有序又整洁的，就知道需要买什么了。

　　SO，档案分类，也就是像水果摊主对水果进行种类、价格、颜色、大小等分类的过程一样，只是档案分类需要采用档案相关的分类方法。

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　　档案分类的方法

　　就像水果有水果的分类方法一样，档案也有自己独特的分类方法，常用的分类方法有年度分类法、问题分类法、机构分类法。

　　1、年度分类法

　　年度分类法是根据档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别。

　　将文件按其形成年度分类。

　　跨年度一般应以文件签发日期为准。

　　对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

　　跨年度形成的会议文件归入闭幕年。

　　跨年度办理的文件归入办结年。

　　当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

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　　2、问题分类法

　　问题分类法是按档案文件内容所涉及的问题（主题）对档案进行分类。

　　适合立档单位小，内部组织工作有交叉。

　　如一个单位档案可以根据档案的内容反映的问题可分为综合类、党群工作类、人民代表大会类、农林水利类、工业交通类、财粮贸易类、计统基建类、科学文卫类、政法军事类、人事劳动类、行政事务类等。

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　　3、机构分类法

　　机构分类法是按照立档单位内部的组织机构对档案进行分类。

　　每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别。

　　档案文件由哪个内部组织机构负责办理（起草、承办），在哪个内部组织机构中形成，就将其归入哪个组织机构中。

　　需注意：在一个单位分类方案中，机构分类法与问题分类法不能同时采用，需要根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

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　　档案分类如何操作

　　看完水果摊的例子，对分类可能有个模糊的概念，然后又介绍了常用的档案分类方法，现在来说说，在知道了档案分类方法下该如何操作。

　　《归档文件整理规则》中提到：

　　归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度——保管期限——机构（问题）等方法进行三级分类。

　　其实，就说明了一个问题，档案分类不是简单的采用一种分类方法就可以的，至少要同时采用年度、保管期限、机构或问题这三种分类方法的。

　　正常情况下，先把文件按形成年度分开；

　　同一年度的文件按不同的保管期限分开；

　　同一年度、同一保管期限的文件要么按照文件内容反映的问题分，要么按照文件机构形成的机构分。

　　至此，档案分类基本完成。

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　　直白点说：

　　如果说一个单位的分类方案采用的是“年度—保管期限—机构”三级复合式分类方法。

　　那在拿到一份文件时，首先要看年度，比如说整理的是2018年度的，先要保证整理文件都是2018年度产生的，

　　再用保管期限分类的方法，判断是放永久、定期30年，还是定期10年，

　　再判断它是属于哪个机构负责起草办理的，

　　最终判断它是应该放在哪里。

　　如果经过判断，这份文件属于2018年度，保管期限是永久，机构是办公室，那么就把它放在2018年度——永久——办公室这个类别当中。

　　其他归档文件以此类推。

　　其实，经过这么一分类解析，归档文件之间内在的逻辑性，联系性就可以显现出来了，以后在查找利用上就很方便啊。

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　　总结

　　每次一说到档案分类，就有种说不清楚的感觉，但是后来想想，不就是分类吗？在家做家务的时候也会想着给小朋友的玩具进行分类归纳，那这个分类整理的道理是不是就和档案分类的原理是相通的？

　　只不过档案分类采用的方法有规定性的说法。这么一想好像就明白怎么做回事。

　　所以在文中举了一个水果摊的，比较贴近生活。