基建档案整理方法

　　基建档案整理方法

　　基本建设档案简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。

　　基建档案，按建筑对象性质的不同，可划分为三种：

　　一是工农业生产性基建档案，如厂房建设、矿井建设、电站建设、铁路和公路建设、农田水利工程建设等形成的科技档案；

　　二是国防军事工程的基建档案，如军事要塞、堡垒以及军事指挥、通讯等工程建设形成的科技档案；

　　三是民用工程的基建档案，如机关办公楼、学校、商店、宿舍等工程建设形成的科技档案。

　　一、基建档案整理

　　基本建设项目档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对基本建设项目档案进行系统排列、著录编目和编写形成说明书的工作。

　　（一）分类

　　基建档案主要按工程项目或建设项目分类。按照工程项目进行分类，就是将一个工程项目的全部科技档案集中在一起，再按专业或其他特征划分不同层次的类目，反映出工程项目的全貌，便于不同项目基建工程档案的提供利用。

　　（二）组卷

　　基建工程项目档案保管单位的组织，应当在科技档案整理工作的基本原则下进行，必须符合以下要求：

　　（1）组卷要遵循基建文件材料的形成规律，保持案卷内基建文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。

　　（2）装具内的基建档案材料应有一个数量界限，将档案材料组成一卷或若干卷。一般厚度应为该装具厚度的四分之三。

　　（3）装具内的基建档案材料的保存价值应该基本相同。保管单位的组织，要在保持有机联系的前提下，根据档案材料的不同价值和密级程度，适当地分别组成保管单位。如果两者发生矛盾，应当以保持有机联系为主，不必硬性分开。而在保管和提供利用时，以价值低的服从价值高的、密级低的服从密级高的原则来处理。

　　（4）基建档案装具的形式，主要有卷、册、袋、盒四种。一般来说，基建档案的文字材料以卷的形式为主，图样材料以袋、盒的形式为主，音像材料以册、盒的形式为主。应该根据基建档案的制成材料和具体形态选择合适的装具，力求整齐美观，牢固耐用。

　　（三）案卷内文件材料的排列

　　（1）基建档案文字材料的排列，按基建工程项目自然形成过程进行排列。例如某卷是基建工程依据性材料，其排列顺序是：项目建议书及批复→可行性研究报告→项目评估→环境预测、调查报告→设计任务书、计划任务书。

　　（2）基建档案图样材料的排列：总体布置图→系统图与平面图（或立面图、解剖图）→大样图。

　　（3）基建档案文字和图样交错材料的排列：如果文字材料是对整个工程项目作基本的全面说明或指示的，放在图样的前面。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图样材料应排在前面，文字材料排在后面。

　　（四）装订

　　基建档案案卷可采用装订和不装订两种形式。装订具体要求可参照“产品档案”的装订。

　　（五）案卷的排列

　　基建档案案卷的排列以一个工程项目为单位，按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。

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　　二、基建档案编目

　　基建档案编目是以一定的形式固定基建档案系统整理的成果，揭示档案的内容特征和形式特征的一种工作。具体内容参见“产品档案整理方法”。

　　（1）编页号：基建档案在形成时，已经标有顺序号，可以不另外编号，比如成套的基建图样材料、单份独立的技术文件等。只有在基建档案材料没有统一顺序号，或者编号顺序不统一、不连贯或者编号出现错误时，才需要统一编制页号。

　　（2）编制卷内目录：编制卷内目录，就是对卷内每一份基建档案编制清单（电脑打印）。在编制时就已经形成目录的基建档案，比如成套的图样材料，且目录是打印的，在编制时可以尽量利用原有的目录清单。

　　（3）编制备考表：备考表是用来记载和说明本卷基建档案归档前后基本情况和演变过程的一种工具。

　　（4）编制案卷封面。

　　（5）编制案卷背签。

　　（6）档号的编制。

　　基建档案档号结构为：类别号—项目号—件、页（张）号。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。档号结构必须与档案的整理分类体系相适应。档号一经确定，一般不应随意改变。