人事档案整理装订

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　　原文请戳档案行业标准《归档文件整理规则》2015版，更多问题，欢迎点击兰台之家下方“问档”提交。

　　装订是指采用符合档案保护要求的装订材料，将完成组件的纸质归档文件以件为单位固定在一起。装订是纸质归档文件整理的基础环节，通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。

　　人事档案整理装订

　　装订单位

　　《规则》要求，归档文件一般以件为单位装订。从某种程度上讲，装订实际上就是对纸质归档文件组件结果的确认，因此，装订要将件的构成和件内文件排序的结果原原本本固化下来，不能随意扩大或缩小装订范围。在一般情况下，不允许将一件文件分开装订，只有在个别情况下，比如文件附件过多、过厚，实在无法装订在一起的，才可以分开装订。分开装订时，要以单个附件为单位进行装订，不能将单个附件分开装订，也不能将几个附件装订在一起。

　　需要特别注意的是，无论在何种情况下，都不能将多件文件装订在一起，否则既破坏了组件结果，又会严重影响归档文件目录的编制和文件检索利用，必须严格禁止。

　　装订要求

　　《规则》要求，归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。这是对装订要求的高度概括。

　　装订要求牢固、安全、简便，是针对装订方式和装订材质提出的要求，也是选择装订方式的基本依据。装订要求文件不损页、不倒页、不压字，是针对装订操作提出的要求，也是归档文件装订最起码的要求。装订后文件平整是针对装订效果提出的要求。要做到装订平整，需要在装订前将件内的各页按一定方式对齐，一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订后应对归档文件进行检查，确保装订整齐，不掉页。

　　装订原则

　　装订应尽量减少对归档文件本身影响，这是装订的基本原则。选用对归档文件本身影响小的装订方式、维持符合要求的原装订方式等，都是这一原则的具体体现。原装订方式如确不符合《规则》要求，拆除原装订时也应尽量降低对归档文件的破坏。要尽可能减少对文件重新装订的次数，使归档文件受破坏程度降到最低。有条件的地区或部门，可以通过为文书部门提供符合要求的装订用品、优化文书和档案工作流程等方式实现对归档文件的一次性装订。

　　应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一

　　装订材料

　　用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。也就是说，包含可能损害归档文件的物质或者产生可能损害归档文件的物质的装订材料，比如易锈蚀的金属等，不能用于归档文件的装订。

　　装订方式

　　在实践中，主要存在线装法（“三孔一线”装订、直角装订、缝纫机轧边装订）、变形材料装订法（不锈钢订书钉装订、不锈钢夹装订）、粘接法（浆糊装订）、封套法（封套装订）4个类型7种方式。《规则》要求，不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能对归档文件造成损害或者固定效果不佳的方式进行装订。

　　1“三孔一线”装订

　　从档案保护的角度看，线装是最好的装订方式。三孔一线”装订是从传统立卷方法沿用下来的装订方法，操作比较复杂，适用于较厚的文件装订。

　　2直角装订

　　直角装订同样属于线装法，适用于页数不多的文件的装订。此种方法相对“三孔一线”装订法简单，但仍然比较繁琐。

　　3缝纫机轧边装订

　　缝纫机轧边装订即使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边装订的方式，适用于装订页数不多的文件。这种方式操作相对简单，但装订后容易造成纸页从装订处折断，同时存在相对较高的设备成本。

　　4不锈钢订书钉装订

　　使用不锈钢订书钉装订方法简单，设备成本较低，可以根据归档文件页数多少选择不同规格的订书钉。不过，不锈钢订书钉对材质要求较高，必须采用质地优良的不锈钢制品。有的地区或部门采取定期抽检、定点采购的方法保证不锈钢订书钉材质，以确保装订效果。另外，由于不锈钢订书钉是金属材质，因而使用该法装订的归档文件材料不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。

　　5不锈钢夹装订

　　不锈钢夹的材质与不锈钢订书钉相同。不锈钢夹与不锈钢订书钉相比，存在成本较高，装订效果不好等问题，容易出现“一盒档案半盒夹子”的情况，浪费档案存储空间。

　　6浆糊装订

　　浆糊装订是传统的装订方式，可逆性好，对纸张影响小，是经过时间验证最为可靠的装订方式之一。不过，浆糊装订的缺点也非常明显，比如存在对浆糊材质要求较高、操作方法不易统一等问题。

　　7封套装订

　　封套装订是使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中。这种方式既方便整理工作，又能起到保护档案的作用，但使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间。而且，使用无酸纸封套还存在一个问题，就是这种方法并没有真正实现归档文件的“装订”，更谈不上固定文件页次，防止文件张页丢失的功能了。

　　装订方式的选择

　　《规则》明确排除了回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能对归档文件造成损害或者固定效果不佳的方式。

　　《规则》在进行装订方式选择时重点考虑了装订方式的优缺点，并结合保管期限和是否进馆等因素确定了归档文件装订材料和装订方式：

　　永久保管的归档文件，宜采取线装法装订，页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

　　永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

　　永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

　　定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照永久保管的归档文件的装订要求执行。

　　定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，可以使用线装法装订、不锈钢订书钉或浆糊装订，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

　　考虑到各地区、各部门的具体情况和使用习惯，《规则》没有对装订方式统一规定，而是提出了几种装订方式供不同条件下选择适用。各地区、各部门根据同级档案行政管理部门认可和实际需要确定装订方式后，装订方式应保持相对稳定，不同期限的装订方式也尽量统一，以降低管理成本。