机关文书档案整理方法

　　机关文书档案整理方法

　　机关档案分类一般分为两步，第一步是档案门类的划分，第二步是各门类档案的分类。

　　No.1、档案门类的划分

　　（1）档案门类划分原则

　　机关应按照《机关档案管理规定》要求并结合本单位实际，按照以下原则科学划分档案门类：

　　科学原则。

　　机关应按照档案自然形成规律划分档案门类，以便更好地认识档案、科学地管理和利用档案。《机关档案管理规定》在确定机关档案门类时，按照档案自然形成规律，将机关档案划分为文书档案、科技档案、人事档案、专业档案等，每一种档案门类均反映机关一项或几项工作职能，体现门类划分的科学原则。

　　明确原则。

　　档案具有多方面的属性。机关划分档案门类时，应根据档案固有的主要属性提出明确的标准，同时对带有主观性的标准辅以必要的说明，使划分根据明确可依、门类界限清楚明确。《机关档案管理规定》分六个层次提出机关档案的基本门类，最后明确“第（一）（二）（三）项包含传统载体档案和电子档案两种形式”，解决了以往按照载体划分档案门类时，传统载体档案和电子档案的门类内容相互包含、交叉等问题。

　　扁平原则。

　　扁平化是通过增大管理幅度从而减少管理层次的管理方法，在档案门类划分中，层次划分过多会增加档案管理的复杂性和不确定性。《机关档案管理规定》在划分档案门类时，将档案门类分为两个层级，如将科技档案分为科研档案、基建档案和设备档案。扁平选择简化档案门类的划分层级，减少机关档案管理的复杂度，便于利用信息化手段开展档案开发利用，是“简化整理、深化检索”思想的具体体现。

　　稳定原则。

　　机关档案门类划分涉及档案分类顶层设计，不能轻易变动。档案门类大致有两类：一类为传统档案门类，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等；另一类为新兴业务职能、工作方法形成的

　　（2）档案门类划分方法

　　《机关档案管理规定》分六个层次对机关档案门类进行描述。在此基础上，确定了13个一级门类，并提出科技档案、专业档案二级门类的设置要求。

　　表1档案门类表

　　文书档案、科技档案、人事档案、会计档案。文书档案是各机关反映党务、行政管理等活动的档案。科技档案是反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案，机关科技档案一般包括科研档案、基建档案和设备档案。人事档案是反映人事管理工作的档案。会计档案是反映会计核算过程的档案。

　　专业档案。专业档案是机关在履行行业特有职责时形成的档案。各机关可参考国家档案局发布的《国家基本专业档案目录》(档函〔2011〕261号、档函〔2011〕273号)，并根据本单位工作实际，科学设置专业档案门类。专业档案二级门类按照相关规定设置。

　　照片档案、录音档案、录像档案。照片档案、录音档案、录像档案是通过影像、声音记录机关履行职责过程的档案，主要包括本机关形成的、收集的反映本单位职能活动的照片、录音、录像。

　　业务数据档案、公务电子邮件档案、网页信息档案、社交媒体档案。业务数据档案是指机关在履职过程中通过业务系统形成的业务数据库。公务电子邮件档案是指机关在公务活动中产生的并经由电子邮件系统传输的公务电子邮件。网页信息档案是指机关网站发布的网页和机关采集其他网站发布的反映本机关职能工作的网页。社交媒体档案是指机关通过微信、微博、短视频等社交媒体平台发布的信息。

　　实物档案。实物档案是指机关形成或收到的反映本单位职能活动的印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等。

　　其他档案。机关性质复杂，情况繁多，并且随着社会的发展可能产生新的档案门类。《机关档案管理规定》设置了其他档案这一类型，用以概括前述档案门类未包含的或未来可能产生的新的机关档案门类。

　　No.2、各门类档案的分类方法

　　各门类档案的分类是根据各门类档案自身的属性、特征及社会利用需要确定的划分档案类别的依据。按照构成形式，各门类档案的分类一般分为单式分类法和复式分类法两种。

　　（1）单式分类法

　　单式分类法是指只采用一种分类方法对档案进行分类的方法。档案单式分类法很多，按照不同的划分标准有不同的分类方法。目前常用的单式分类法主要有年度分类法、机构分类法、问题分类法、保管期限分类法等。

　　（2）复式分类法

　　复式分类法是指采用两种或两种以上分类法对档案进行分类的方法。一般来说，机关档案数量较多时，分类时会将两种或两种以上的分类方法结合起来使用，将档案按照不同标准分为更多层次，以揭示档案之间的关系并方便管理。不同门类档案一般采用不同的复式分类法。