档案整理与排序

　　归档档案的排列是在档案分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度、形成者等将归档档案排定先后次序的过程。（文书档案整理|档案整理与排序和保管期限划分）

　　档案整理与排序

　　1、归档档案“件”的构成（归档档案整理规则DA/T 22—2015）

　　归档档案一般以每份档案为一件。

　　①正文、附件为一件；

　　②档案正本与定稿（包括法律法规等重要档案的历次修改稿）为一件；

　　③转发文与被转发文为一件；

　　④原件与复制件为一件；

　　⑤正本与翻译本为一件；

　　⑥中文本与外文本为一件；

　　⑦报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为档案附件时除外）；

　　⑧简报、周报等材料一期为一件；

　　⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

　　⑩来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

　　有档案处理单或发文稿纸的，档案处理单或发文稿纸与相关档案为一件。

　　2、归档档案“件”内档案排序

　　①归档档案排序时，正文在前，附件在后；

　　②正本在前，定稿在后；

　　③转发文在前，被转发文在后；

　　④原件在前，复制件在后；

　　⑤不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；

　　⑥中文本在前，外文本在后；

　　⑦来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　⑧有档案处理单或发文稿纸的，档案处理单在前，收文在后；

　　⑨正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　3、归档档案的排列原则

　　事由原则（档案材料的内容相同或相近的排列在一起），对归档档案的排列,《归档档案整理规则》（DA/T 22—2015）强调了“事由原则”,即同一事由的相关档案应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念,可以是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”,使密切相关、参照性强的档案材料排列在一起。

　　4、归档档案的排列方法

　　在坚持事由原则下按档案材料形成时间、重要程度、形成者等排列的不同方法。

　　(1)同一事由内归档档案的排列：

　　A、按时间先后顺序：时间早—排前；时间晚—排后

　　B、按重要程度排列：重要的—在前；次要的—在后

　　(2)不同事由间归档档案的排列

　　A、按时间排列

　　B、按重要程度排列

　　C、按责任者排列

　　D、按问题排列

　　5、归档档案排列时应注意的问题

　　（1）按分类方案执行

　　（2）不可直接按收、发文号，时间排列

　　（3）白头档案的排列——排列在有关类别的最后

　　（4）“随办随归”的档案资料可以先预归档

　　6、以县级某单位为例，归档档案排列的先后顺序

　　（1）、本单位材料

　　1.1本单位会议记录（党组、委办局办公会议等）、会议纪要

　　1.2本单位红头档案

　　1.2.1有文号的，按发文机关代字，档案顺序号先后排列

　　如：县委全宗的，太〔20××〕1～N号、太发〔20××〕1～N号、办〔20××〕1～N号、太办发〔20××〕1～N号、太办秘〔20××〕1～N号……

　　县组织部全宗的，太组〔20××〕1～N号、太组字〔20××〕1～N号、太组通〔20××〕1～N号、太组干任〔20××〕1～N号、太组干退〔20××〕1～N号、太组干函〔20××〕1～N号

　　原则上，本单位发文字号按照重要程度进行排序，最重要的字号排在第一位，其他次之。

　　1.2.2无文号的，按档案文头和发文日期先后排列

　　（县级、市级、省级、部委、中央档案排列类似）

　　1.3本单位白头材料

　　如：计划、总结、审批、房产（合同、协议）、预算、人事调动（介绍信、函）、花名单（册）、采购（招标采购档案、合同、验收）、活动材料（党建、文明创建等）、报表（各种类型的月报、季报、年报）、上报材料等

　　按类型集中存放，按时间先后进行排列。

　　（2）、本级材料（县）

　　2.1本级红头档案（县委、县政府、县委组织部、县其他单位）

　　2.2本级白头材料（县委、县政府、县委组织部、县其他单位）

　　（3）、上级材料（市）

　　3.1红头档案（市委、市政府、市对口单位、市其他单位）

　　3.2白头材料（市委、市政府、市对口单位、市其他单位）

　　（4）、上级材料（省）

　　4.1红头档案（省委、省政府、省对口单位、省其他单位）

　　4.2白头材料（省委、省政府、省对口单位、省其他单位）

　　（5）、上级材料（中央）

　　5.1红头档案（国务院、部委对口单位、其他单位）

　　5.2白头材料（国务院、部委对口单位、其他单位）