档案整理归档新闻稿

　　目前档案整理归档新闻稿，有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法，另一种是单件归档整理方法。立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法，它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法，组卷的过程较为复杂，但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中。

　　便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法，它以计算机和档案管理软件的应用为前提，保持文件形成的原貌，逐份归档，操作较为简单，但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。

　　一、档案是一部活字典

　　2020年新修订的我国《档案法》给档案下的定义：“是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”做好档案工作是党政机关、人大政协机关、军队机关、各企业单位提高决策科学化和机关办事效率之需，是各级单位办公室管理的传统工作，起着记录、保存各单位历史真实面貌的重要作用。决不能把档案工作当成办公室一个冷门工作。档案和每个人都有关系，有时甚至关系到一个人的切身利益。举一个例子：前几年，某县一位副局长身份证是1962年3月17日出生，而在他的最早档案记录大学志愿书中发现他的出生时间是1961年3月17日。该地规定，科级实职干部到55周岁要退出实职，也就是说如按1961年出生计算，当年他就要被免去局长职务。组织部告诉该局长这一情况后，他很着急。组织部同志提出，你要提供比大学志愿书更早的原始档案，证明你是62年出生的。后来，这位局长几经周折，在村里找到了我国第二次人口普查的档案，那份普查材料写着他是1962年3月17日出生。他把原件提供给组织部后，组织部采纳了人口普查档案记载的他的出生时间。这样，这位副局长继续留任了一年，相应的退休时间也按62年来计算。

　　二、哪些材料应当归档

　　一般来说，办公室归档的记录越多越好。如不齐全，就无法反映真实的历史面貌。国家档案局曾颁发了《机关文件材料归档与不归档的范围》，明确规定了应归档保存和无需归档保存的文件材料的范围、种类，这一规定为鉴别文件材料提供了一定的标准和依据。但是由于每个机关单位的实际情况各不相同，在实际鉴别过程中不能完全照搬，应根据本单位的实际情况，制定本单位归档和不归档文件材料的范围和种类，并坚持具体问题具体分析。总的来说，归档的范围重点要集中在以下几个方面：（一）上级各部门的有关文件、电报和其他公文等。（二）领导及其他重要人员考察形成的各类材料档案（包括录音录像、照片、题字、讲话材料等）。（三）党政组织各类会议原始记录、会议纪要及附件材料，民主生活会原始记录和个人材料，办公室重要会议的议程、图片，音像、电子软件材料等；（四）单位主要领导讲话稿，批示、重大活动材料和新闻稿、工作信函、工作笔记本以及从上级各部门各种会议带回来的重要文件材料等。（五）向上级或向下级传发的电报及上级部门来的电报、传真；（六）室关于干部任免、调配、聘用、离退休、奖惩、劳动人事、出国（境）审批等公文材料；（七）值班日记、电话记录及其他有关材料。制发的各种公文刊物、简报等材料；（八）其他有关有查考价值的材料。

　　三、收集和整理档案

　　首先将档案各类进行审定，将档案所缺材料进行登记，比如档案中缺少干部自传履历材料。将档案审定过程中确少的材料进行收集，收集方式通过电话方式通知材料重补等。一个单位的档案主要由负责收发的处室或专人负责收集；由其他各内设机构自行登记编号的各种公文、信息、简报等，由各经办机构负责收集、保存；并交办公室档案人员归档。档案工作人员要认真做好各类文件材料（包括文字、照片、录音、电子软件等）的收集、整理、分类、立卷、保管、统计和利用工作。要认真学习档案业务知识，加强档案编研工作，不断提高档案管理工作质量。

　　四、正确查阅利用档案

　　让档案发挥作用，贵在利用。各单位档案室、档案柜保存的档案资料，主要是供本机关的领导和有关人员服务，一般不对外开放，确因工作需要，经分管领导批准后可以允许查阅。查阅人须填写《查阅档案登记表》，并按批准的范围和登记的项目，在档案室内进行查阅。重要机密档案不得外借和复印。工作人员应严格按照档案管理规定，加强档案查阅的监督管理和服务。

　　五、做好档案的保密工作

　　严格遵守保密纪律，确保档案机密的安全。涉密文件密级的划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。根据《保密法》规定，将涉密档案文件划分为绝密、机密、秘密三级。档案管理人员要根据档案的不同密级采取相应的管理措施，确保涉密档案不失、泄密。档案原件一般不借出档案室，因特殊需要外借时，要办理借出登记手续，并限时归还。外来人员来本室查阅档案，必须持有单位介绍信，并经分管领导批准。