如何高效整理档案

　　服务对象建档，是社工接触了解服务对象的第一步，而建档后的档案整理工作则有利于促进后续工作的高效开展，便于快速查找长者档案了解长者基本信息，并收集社区长者的共同需求，根据长者的需求开展相关针对性服务，因此如何高效整理档案，清晰地整理服务对象档案，有着重要性及必要性。

　　以目前笔者服务的狮山镇上柏社区为例，社区60岁以上长者有505人，通过探访及电访等方式实现全建档覆盖的情况下，面对多且散的服务对象档案，如何让档案建立有真正的意义？

　　成为笔者思考的第一个问题，结合工作的实际，在多方面探讨之下，笔者整理了一下如何高效整理档案方法：

　　第一步：区域分类法

　　由于上柏社区的地域分布散且大，南有邓边村、边田村、中和村、亨美村，北有蔡边村，西有西一村、西二村、西三村，一般社工进行服务走访或服务开展优先选择地域集中服务的形式，结合工作的便捷性，档案分类首先会以村为单位进行分类，上柏社区有八条村落便将档案分成八叠，在每份档案上编上编号为“村名+001/002/003...”，由此，社工能够快速查找长者档案，并清晰了解到每条村的长者基本情况。

　　第二步：群体类别分类法

　　根据服务对象自身的支持圈、需求情况等，社工会将每条村的长者分为一般长者及特殊长者，一般长者是指行动能力较好，自身有较大支持圈的长者，特殊长者根据不同群体类别进行分类，如高龄独居、空巢、孤寡、残疾、重度失能等类型。

　　因此，服务档案整理社工会在区域分类法的基础之上进行群体分类，那么每条村的档案就会整理成“一般长者”和“特殊长者”两类，而在特殊长者档案里面会继续细分不同的特殊长者类别档案。

　　群体类别分类法有助于社工厘清长者服务类型，识别相同群体的同质性需求及不同群体的不同需求，提供针对性服务计划。

　　第三步：重点标记法

　　随后在群体类别分类的基础上，社工会在档案上做重点标识，如高血压、高血糖等慢性疾病，重点标识的目的是便于发现关键人物、重点对象以及各类服务对象的特点及需求，如上柏社区开展的高血压管理小组，社工可以翻查各村的档案，查找重点标识为高血压的服务对象，便于快速了解其基本信息，邀请该服务对象参与高血压管理小组。

　　第四步：汇总信息库

　　完成以上所有步骤后，汇总整理一份电子版，形式服务对象信息库，信息库中需包括服务对象的基本信息、群体分类、档案编号以及档案的更新情况，便于工作人员记录及查找。

　　以上是笔者对服务对象档案整理的做法，在整理服务对象档案的过程中我们需要有“三心”：用心、细心、耐心，只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。