实物档案的整理

　　实物档案是指单位在各种活动中形成或接受的以实物为载体的反映单位活动并具有保存价值的历史记录。为加强实物档案的整理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。

　　实物档案的整理

　　归档范围：

　　实物档案的归档范围主要包括机关、团体、企事业单位或个人荣获上级机关授予的奖状、奖章、奖杯、牌匾、锦旗、证书以及印章、字画、题词及纪念品等物品。

　　归档时间和归档要求：

　　实物形成后，应及时移交本单位档案部门归档，并保持整洁、无破损。归档实物没有明确标注主题和时间的，移交时应对实物的主题和时间进行说明。归档后的实物应拍摄成照片，形成的照片按声像档案整理的要求整理归档。

　　保管期限：

　　省、市级或以上单位颁发或授予的各种荣誉实物档案。立为永久保管，区级及区级以下单位授予的各种荣誉实物档案列为长期保管。其他类实物档案应参照以上所述，根据其不同价值确定保管期限。

　　分类代号

　　根据某市机关档案综合管理分类方案、某市企业档案分类大纲、关于某市规范、统一档案业务口径的意见。某市中、小学、幼儿园档案管理工作规范的规定，某市实物档案的大类代号是机关用h、企业用十10、学校用s、w表示。

　　整理步骤：

　　1.分类

　　实物档案要根据其形成规律和特点合理分类，一般按其制成材料和载体分可折叠和不可折叠两类归档，一件实物为一卷。

　　2.排列

　　应按照实物制成材料不同的特点，保持实物档案的历史联系，一般按形成时间先后顺序排列。

　　3.编制账号

　　实物档案的档号由分类号和按卷号构成。

　　1)可折叠类实物档案档号编制方法如下，

　　h是大类代号，代表实物档案。一是一级属类，代表可折叠类，01是按卷顺序号，此为第一卷。

　　2)不可折叠类实物档案账号编制方法如下，h是大类代号，代表实物档案，二是一级属类，代表不可折叠类。01是按卷顺序号，此为第一卷。

　　4.固定档号标识

　　归档的每件实物应贴上档好小标签儿，小标签应贴在实物的背面或底部，以不影响实物原貌为宜。激光角标签样式如下：档号h1-01。

　　5.编制目录

　　实物档案按类别分别编制目录，一件实物编制一条目录。类别填写实物档案分类的类别，如可折叠类。档号填写实物的分类号和按卷号，如he-001案卷题名填写该件实物的主题和种类名称。颁奖单位填写实物制作颁发单位，颁奖时间填写实物制作、颁发时间，保管期限填写永久、长期。存放地点填写实物保存地点，如档案室、会议室、陈列室等。备注填写需要说明的事项。

　　6.装订目录

　　实物档案目录由目录夹封面、实物档案目录核定而成。

　　7.填写目录

　　封面、小标签儿，装订好的实物档案目录夹封面应贴上小标签，并填写各项内容。全宗名称填写单位全称，全宗号填写档案馆给各立档单位的代号，如拾2。类别填写档案种类，如实物档案年度填写起止年度。如1988至2007年。

　　目录号，当实物档案按卷号截止及断开时，就形成一本档案目录，并给该本目录一个固定的顺序号，即目录号。目录号通常由大类代号加顺序号构成，如h-1为实物档案的第一本目录。

　　8.装盒保管

　　可折叠类实物档案直接放入实物档案盒中保管，不可折叠类实物档案可存放在会议室、展览室的陈列柜或专用柜保管，并在实物档案目录、存放地点一栏中注明。

　　实物档案是指法人、其他组织以及个人在其社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

　　实物档案的归档范围

　　（1）奖品类：主要包括奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗、荣誉证书、荣誉册、光荣册等带有明显荣誉性的物品。

　　（2）印章类：主要包括失效的木印、石印、塑料印、钢印；圆印、方印、菱印；党印、政府印、行政印、社团印、财务印等。

　　（3）字画类：主要包括领导及名人的题词、签名及各种类型书画。

　　（4）赠品类：

　　主要包括单位或个人在公务活动中互相赠送的纪念性物品、礼品。

　　（5）其它类：其他有保存价值的物。

　　实物档案如何进行整理，归档？

　　1、分类

　　字画、赠品数量较少的单位可不单设“字画”、“赠品”类，归入“其他类”。

　　一般情况：

　　实物档案数量适中的单位可分为奖品类（SWj）、印章类（SWy）、字画类（SWz）、赠品类（SWp）、其他类（SWq），不设置二级类日。

　　特殊情况：

　　若奖品类实物数量较多，可设置二级类目，即按物品类型分为奖状奖牌、锦旗等。印章、字画数量不多可不必再分类，多的可按其制成材料、内容细分。

　　实物档案如何进行整理，归档？

　　2、划分保管单位

　　奖品、印章、字画、赠品等实物以一件实物作为一个保管单位进行整理。

　　3、排列

　　一般情况下归档的实物按收到的时间先后顺序排列。

　　4、划分保管期限

　　实物档案的保管期限分为永久、30年、15年和10年。保管期限的划分参照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等有关规定执行。

　　实物档案如何进行整理，归档？

　　5、编号

　　归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物原貌的合适位置粘贴标签，填写档号。

　　实物档案用“SW”表示，用SWj、SWy、SWz、SWp、SWq分别表示奖品、印章、字画、赠品、其他五个类型的实物档案。

　　各类中的实物以件为单元，按收到的先后顺序编流水号。编号方式为：全宗号一分类及目录号一件号（29一SWj1一1表示29号全宗奖品类实物档案1号目录的第1件）

　　实物档案如何进行整理，归档？

　　6、封装及排架

　　1、荣誉类实物：

　　a、有实物档案室的单位，可将整理好的荣誉类实物放置在实物档案室的展柜内，或挂在开阔干净的墙面上。

　　b、无实物档案室的单位，可将整理好的荣誉类实物与其它门类档案分开，平置叠放在档案柜或密集架中保管。

　　2、印章类实物：

　　将整理好的印章放入内衬活动式隔条的翻盖印章档案盒内

　　（不分期限混装），盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。

　　档案盒封面样式档案盒脊背样式盒内样式在盒盖背面上方粘贴备考表及印模单。

　　备考表样式印模单样式将印章档案盒与其它门类档案分开，平置叠放在档案柜或密集架中保管。

　　实物档案如何进行整理，归档？

　　3、字画类实物

　　字画经裱糊后，以件（幅）为单位将其卷为筒状，放在特制的柱形盒子中，或用衬纸包住，与其它门类档案分开，平置叠放在档案柜或密集架中保管

　　注：

　　1、卷着的字画隔一段时间要展开或挂出一段时间，再放入盒子中。

　　2、为不影响字画的美观，填写档号的标签可粘贴在字画背面，同时放置字画的柱形盒子上也要粘贴档号标签

　　4、其它类实物：

　　参照上述三种类型实物进行封装及保管

　　7、制作目录

　　实物档案整理完成后，应制作实物档案保管单位日录