文书档案整理规范标准

　　档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（《中华人民共和国档案法》第一章第二条）

　　文书档案是机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在党务、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

　　文件材料的收集工作是文书档案工作的起始环节，凡是立档单位在党务、行政管理等活动中形成的文件材料均属收集的范围。

　　文书档案整理规范标准

　　1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；

　　2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用；

　　3、归档文件整理应符合文档一体化要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；

　　4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

　　1、收集的要求：

　　（1）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求。

　　（2）文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能。

　　（3）档案机构要加强对收集工作的监督指导。

　　（4）及时移交应归档的文件材料。

　　2．收集的方法：

　　（1）严格按照归档范围进行收集。

　　（2）建立相关制度，加强对零散文件的收集。

　　（3）明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。

　　（4）做好平时收集工作。

　　3．收集的范围和重点：

　　文件材料收集的范围和归档范围是一致的，重点是本机关自己形成的重要文件材料，上下级机关和其它机关针对本机关主管业务有密切联系的文件材料。

　　（1）立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本，依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

　　（2）检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。

　　如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。

　　②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信及存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同等。

　　（3）不论“红头文件”还是“白头文件”都是本单位工作过程中形成的文件材料，均属于立档单位应收集的范围（参见国家档案局8号令制订本单位的《文件材料归档范围和不归档范围》）。