企业档案整理分类

　　企业档案整理分类按照一定的要求，经过一定手续，整理转化成为企业档案。企业档案必须做到科学、有序的管理，才能发挥其在企业经营管理中的凭证依据和借鉴参考作用。

　　企业档案的分类规则

　　排他性

　　企业档案分类时，同位类目必须互相排斥而不能重合。这就要求同位类目的内涵清楚，类目外延界限分明，如果类目外延重合、跨越了两个类目，这就很难保证归类的一致性。

　　同一性

　　即保证类目排它性规则的贯彻。它要求针对同一上位类的划分必须使用同一个分类标准。因为类目的形成是运用分类标准去衡量某一个对象的结果。在每一层次的分类中，只有运用同一个标准去衡量或划分分类对象，形成的类目才能互相排斥；反之，用不同标准划分同一个上位类，必然造成类目之间的交叉或重合。

　　效用性

　　要求企业档案分类要适应企业档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。

　　灵活性

　　企业档案分类同一般的逻辑分类不完全相同，逻辑分类要求遵循“相应相称”规则和“不越级”规则；企业档案分类则必须考虑分类对象的数量，无法彻底实现“相称”和“不越级”划分的原则。相反，从便于管理的需要出发,企业档案的分类层次并不是越多越细越好。层次越多，类目就越多，反而因增加了头绪而使管理变得复杂化。

　　因此，对企业档案分类的层次与类目设置可以灵活处理，不强求一致。企业档案分类的灵活性，在不影响分类科学的前提下，增加了分类的实用性，满足了企业档案科学管理的需要。

　　设置合理的档案类别，用以规范本企业档案的整理，达到对企业档案的科学管理和有效利用。

　　除以上四点分类原则以外，还需要把握以下几点情况：

　　（1）熟悉企业的经营性质，了解企业的管理模式，生产情况、营销方式以及内部机构设置情况。

　　（2）掌握本企业文件材料形成的来源和渠道，熟悉文书工作和档案工作的一般规律。

　　由于文件材料是档案的前身，档案是文件材料办理完毕后的归宿，运用企业档案分类的原则和方法整理档案，是文件履行完现行领导、指导作用后成其为档案的一个重要环节，也是日后有效利用档案前提和基础。

　　（3）要具备档案管理的相关业务技能，将档案管理的原理与本企业综合档案实际相结合，从全局上去把握企业档案分类工作，制定出符合客观的企业档案类别设置合理的档案类别，用以规范本企业档案的整理，达到对企业档案的科学管理和有效利用。

　　企业档案整理分类

　　一、文书档案:

　　（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

　　（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等；

　　（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等；

　　（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等。

　　二、科技档案

　　（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等。

　　（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等。

　　（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等。

　　（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等

　　三、财务档案

　　会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

　　四、人事档案

　　职工的招聘、履历、培训等；

　　五、电子档案

　　计算机磁带、磁盘和光盘等；

　　六、声像档案

　　照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等。