艺术档案整理规则

　　为加强对艺术档案的科学管理，充分发挥艺术档案在文化事业和社会主义现代化建设中的作用，依据艺术档案整理规则及其实施办法的规定，结合艺术档案的特点，制定艺术档案整理规则

　　。

　　艺术档案整理范围是指文化艺术单位、个人在其业务活动中形成，具有保存价值的各类载体的艺术材料。

　　艺术档案的种类

　　1、艺术生产档案

　　2、群众艺术档案

　　3、艺术研究档案

　　4、艺术教学档案

　　5、专业表演艺术汇演档案

　　6、艺术业务人员的个人艺术档案

　　按照艺术档案形成的规律和特点，依据不同载体的材料进行分类、组合、排列、编号、编目和装订，然后按形成材料的数量分别整理成件装入卷（盒）。

　　艺术档案整理

　　（一）分类

　　艺术档案由大类、属类组成。大类应设综合类、业务类（剧节目或活动类）、个人类三个大类。具体属类参照《艺术档案归档范围》设置。

　　在艺术档案每一大类下，可按不同艺术活动项目内容复分属类：艺术活动内容较多时可以采取复分，但复分的层次不宜太多，尽量合并同类艺术活动项目。

　　艺术档案分类整理时，一般以年度产生的材料作为整理标准。跨年度的活动材料可以归在起始年，也可以归在结束年，要做到归档年度材料整理方法在本单位的统一。

　　照片、录音录像带、唱片、光盘、实物等艺术档案，作为三大类别的属类，根据记录格式和载体的特殊性，整理时可以独立设置类别归档保存。

　　（二）组合

　　艺术档案组合整理时，一般按材料形成的时间顺序组合归类。归类时，应将一项活动中形成的同一载体材料连贯组合，不同载体的材料应分门别类组合。

　　艺术表演单位业务类，一般按剧（节）日组合。

　　社会文化单位【群众艺术馆、文化馆（站）】的业务类，按群众文艺活动项目组合。

　　美术和艺术研究单位业务类，按展览和研究项目组合。

　　艺术教育单位的业务类，按年度教学课程组合，涉及实验演出的艺术活动，可按剧（节）日组合。

　　其它从事文化艺术工作的文化机构、文化社团、民营剧团等单位形成的艺术档案，可视自身业务职能特点，参照上述标准组合归类。

　　综合类艺术档案一般按参与活动形成的项日材料进行归类。

　　个人类艺术档案按艺术家个人在艺术活动中形成的不同内容分别组合归类。

　　如三大类材料在组合时发生交叉情况，涉及单位业务活动的材料原则上归入业务类，主要以保证业务类每项活动材料的完整与成套。必要时，可以在其它类日中注明材料归属编号。

　　（三）排列

　　文字材料案卷的排列应按三大类分别连贯排列，其它特殊载体的艺术档案也应该分别连贯排列。

　　排列时年度与年度之间的编号相连接，并结合“年度一类别一保管期限”或“保管期限一年度一类别”进行排列。

　　案卷内件排列时，应按艺术牛程序、结合时间、内容的顺序排列。排列时应使同~项日、同一载体材料保持完整性和连贯性。

　　卷内件顺序排列刷，如果项目活动内容材料较多可以设置若下件，并按照每项活动材料形成的时间顺序组件排列。如遇卷内件数较少，可以将年度同类项日的件材料放入卷内排列。

　　件内材料排列时，可视形成材料多少和内容的独立性，组成件内材料的排列。对形成材料较少的项日，可以合并同年同类内容组件。

　　在艺术生产活动中形成的其它艺术档案材料，可以参见以上排列方法。

　　（四）装订

　　对归档的艺术档案按件内材料产生的先后排序进行装订。

　　如遇规格和尺寸较小的材料应当用纸衬底粘贴，对价值较大又不宜装订的材料，可以采用袋装方式保护原件。对于破损、易褪变的记录材料，应与复制品一起归档装订。

　　装订时一般装订位置在左边，装订使用腊线，三孔一线，线结打在背面，保持封面的光洁。装订时应保持右边和底边对齐，方便利用翻阅。

　　舞台美术设计、乐谱等，可分别整理装订保管，既保证材料不散失，也便于利用、复制，保护原始稿件的艺术价值。

　　（五）编号

　　艺术档案归档整理编号时，应根据分类标准和排列顺序的要求，采取逐卷、逐件、逐页编号。

　　1、编制案卷、排列编号

　　全宗号由档案管理部门赋予的编制号。

　　年度艺术档案材料形成起讫时间，包括年、月。（如2009.01一2009.12）

　　立档单位立档单位全称。

　　件数卷内存放的件数。

　　档案馆号将艺术档案集中到档案馆保管的馆编号。

　　目录号案卷目录排列顺序的编号。

　　案卷号艺术档案案卷排列的顺序号。

　　保管期限归档艺术档案的保管期限。

　　卷内目录卷内件数排列顺序、内容名称和页数。

　　名称在卷面红线上填写归档大类名称，线下填写案卷内容标题。

　　2、编制页号

　　编制件内每一页材料的页号，页号应置于每页材料的右上角。如遇双面内容的材料，应在反面左上角编制页号。

　　编制时，件内页与页编号相连接，件与件之间的页号不连接。

　　3、编制封面、封底

　　用以说明和固定件内归档材料，起到保护件中内容不散失和方便检索的作用。

　　封面反映件内材料的名称、类别、作者、时间、立档单位、保管期限、案卷号、件号和全宗号、目录号、归档号。

　　名称揭示和反映件内材料的主题内容，要求简明、概括。

　　类别注明分类名称。如剧（节）日类、活动类或其它属类名称。

　　作者注明本件归档材料产生的单位或个人。

　　时间注明本件归档材料的起讫年、月、日（如：2010.02.04一04.04）立档单位。注明归档单位的全称。

　　保管期限注明归档材料保管期限案卷号、件号注明案卷编号以及件在卷内的排列顺序编号。

　　全宗号、日录号和归档号由档案接收部门赋予的编号。

　　4、封底

　　说明本件归档材料需要说明的情况和基本编制数据、填写立卷人和归档整理的时间。

　　5、编目

　　件内日录用于编制件内归档材料顺序、时间、内容、贡数和备注。

　　顺序号一般以独立构成的某项内容作为一个顺序号，也可以归并相关联的项目材料，并按生产程序连贯编制

　　时间应填写形成材料的时间（如：2010.04.04）。如遇同一年产生的材料，下一项可不填写年份，直接注明月、日。

　　内容需要写清每份材料的主标题。如遇名称不详或著录不规范标题，可自拟标题，标题须充分揭示和反映立卷材料的性质。

　　页数填写件内每项材料排列顺序所在页数。填写时可直接注明每项材料的起始页数，最后一份材料必须写明起始和结束页数。

　　备注填写需要说明、补充有关载体归档材料存放的位置。