档案整理服务协议

档案整理服务协议

甲方：

乙方：

依据《中华人民共和国民法典》的规定，合同双方就 案整理及相关技术服务 项目服务，经协商一致，签订本合同。

一、服务内容、方式和要求

1．对文书档案进行扫描、补录、引图，对档案材料进行整理、录入、还原、编码等相关工作；

2．对库存档案进行清点、清查、整理、搬运等工作；

档案整理主要包括编码（件号）、标题录入、填写档案信息章；

档案扫描，按照甲方要求，对系统外的档案进行补录扫描，保持档案系统的完整；

档案修边纠偏，对每页档案进行优化；

档案录入，根据甲方的要求在档案系统中扫描导入并校对；

档案的分页及查盘，方便扫描图像与录入数据相结合，核查图像与录入文件相对应；

数字化办公系统中的录入与引图，将整理后的档案数据图像引入到办公数字化系统电子档案库中；

将整理后的电子档案刻成数据光盘（3份），以备保存使用。

二、工作条件和协作事项

（1）乙方的工作现场由甲方提供，甲方保证办公场地大小为不低于20平米，甲方提供本项目实施过程中所需要的耗材，主要包括打印纸、装订线、不锈钢钉等相关耗材。

（2）项目实施前双方的责任如下：

乙方应明确向甲方提供项目实施成员及负责人名单，如人员出现变动情况，应以书面形式告知甲方。

（3）项目实施中的双方责任：

乙方须派有相关经验的技术人员进行项目实施工作。甲方应向乙方提供必要的合作，为乙方提供工作场地及实施过程中所需的耗材。

实施档案整理过程中，由甲方提供安全无损乙方健康的工作场所。

（4）项目合同外服务项

对于本合同约定以外的由甲方提出由乙方提供的其他档案整理事项由双方按照询价后协商认定的单项收费价格收取费用。

（5）项目验收

本项目实施完成后，双方应严格按合同的要求对项目进行验收。如果因甲方原因延误验收进程的，则相应地顺延《项目合同》中的期限。在《项目合同》中约定的验收时间甲方未进行验收工作且未出具书面说明，则自约定的验收日期10天后视同甲方认可本项目验收通过，甲方应按本合同规定的时间支付项目费用。

三、合同履行期限、地点

本合同履行期限为 年 月 日到 年 月 日在 签订

四、验收标准和方式

技术服务按中华人民共和国行业标准DA/T31——2005《纸质档案数字化技术规范》标准，采用甲方抽查10%，准确率在95%以上的方式验收，由甲方出具服务项目验收证明。

本合同服务项目的保证期为验收后【】年内。在保证期内发现因乙方工作造成电子影像档案数据质量问题或纸质档案没有达到质量要求，乙方应当负责返工或者免费补扫、重新整理的责任。但因甲方使用、保管不当引起问题除外。

五、加工整理费用及其支付方式

（1）按照各阶段工作完成后的实际工作量并根据我局通过询价确认的单项收费价格计算分阶段支付加工整理费用（行业收费标准）。

注释：根据新增劳务项目而提出【】元/人/天比社会平均行业收费价格低【】元/人/天。

（2）支付方式：

根据档案整理情况，分阶段经甲方认可并按照询价后协商认定的价格以支票方式向乙方支付服务费用。

六、违约责任和保密义务

本合同签订后，乙方应认真为甲方提供服务，积极维护甲方利益，不得无故变更或撤销合同，如因乙方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定给甲方造成损失的，乙方应承担全部责任并赔偿给甲方造成的损失。

（1）乙方应按照甲方提出的要求，自觉维护甲方利益，严格遵守甲方的保密规定。

（2）乙方不得向任何单位和个人泄漏需要保密的各种事项。

（3）乙方将待工作结束后必须全部归还并割除各种文字信息。

（4）乙方应在工作结束后8小时内，彻底清除电脑中所有与本次工作相关的数据资料。

注：乙方应当严格按照甲方的要求保守秘密，不得留存复制品或者资料，如果违反了保密义务，给甲方造成的损失，甲方有权向乙方要求经济赔偿并保留法律诉讼的权利。

七、保密的内容和范围

（1）凡涉及甲方的所有非涉密档案文件材料以及各种数字、表格均属保密内容。

（2）凡以直接、间接、口头或书面等形式提供涉及保密内容的行为均属泄密。

（3）遵守甲方为档案安全保密工作在档案整理工作区域内采取的各项安保措施。

（4）按照甲方的要求将与参与整理档案的人员签订保密协议。

八、合同变更

在合同执行过程中，若因国家计划调整而引起本合同无法正常执行或因特殊情况需要停止或延期服务合同时，乙方或甲方可以向对方提出暂停执行合同或修改合同有关条款的建议，与之有关的事宜双方协商办理。

注：本合同一经生效，合同双方均不得擅自对本合同的内容进行修改，如需修改须甲乙双方商议方可。

九、解决合同纠纷的方式

在履行本合同的过程中发生争议，双方当事人和解或调解不成，任何一方均可向甲方所在地人民法院起诉。

十、其它

本合同由甲乙双方法定代表人或其授权代表签字盖章后生效。本合同正本六份，甲方执两份，乙方执两份，财务处留存一份财务管理，法制处留存一份备案。当产品质量保证期结束并结清货款后本合同自行失效。

甲方： 乙方：

法人代表： 法人代表：

单位公章： 单位公章：

　　档案整理服务

　　一、收集

　　收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。

　　1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。

　　2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。

　　二、分类

　　归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。

　　三、编制页码

　　注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。

　　四、装订

　　用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。

　　五、排序

　　对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。

　　六、档号标识

　　对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号的自然连续性。

　　七、著录

　　著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。

　　八、装盒

　　即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。

　　案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。

　　九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。

　　十、编制检索工具

　　对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。