历史档案整理

　　历史档案整理可以以历史的次序，如从左到右分别写年份、参加的人物、时间和产生的意义，既方便看又方便整理，如果写得太乱，可以采用梯式累计法，先把重要的事件放在上面，再把不重要的一次穿插，这样可以从乱为整这样可以有助于你的整理。

　　1、房地产历史档案修复整理流程

　　成都市房产信息档案馆现开展的房地产历史档案修复整理工作主要按下述流程进行实施。

　　（1）档案的清点、交接、出库。

　　（2）档案的除尘：要求拆除文件上原有的钉书钉、回形针，用干净的羊毛软刷或排笔刷去档案表面的灰尘。

　　（3）档案的消毒杀虫：要求采用纯物理的消毒杀虫方法，不产生二次污染，不污染环境，不伤害人体、不损伤档案。

　　（4）档案的脱酸：要求采用纯天然产物进行脱酸，脱酸过程中不能产生化学成分的残留，不污染环境，不危害人体健康，对纸张、字迹无影响。

　　（5）档案的修补、托裱：存在局部残缺，有孔洞的档案，应采取补缺、接边、挖补等技术方法进行修补；对档案整体强度较差，出现霉烂、脆化、支离破碎现象的档案，必须进行整体托裱。

　　（6）档案的排序、编目：按照房地产历史档案整理排序规范对卷内文件资料进行清理、实体排序、编制页码。

　　（7）制作档案目录、卷皮和备考表。

　　（8）档案的整理装订。

　　2、房地产历史档案的数字化

　　（一）开展房地产历史档案数字化工作的重要性和必要性

　　房地产历史档案因其稀缺性和珍贵性，应该进行数字化工作。开展数字化工作以后，一方面可确保数字信息的永久保存，即使在实物档案因各种意外因素不能继续保存时，也能通过其数字信息还原档案原貌；另一方面通过数字化工作，可使档案信息资源更加准确、方便、快捷地进行检索，满足社会各方面及档案编研工作对档案利用的需求。

　　（二）房地产历史档案数字化工作内容及要求

　　房地产历史档案数字化工作应包括对档案信息进行案卷级及文件级的著录和对纸质档案进行数字化扫描。

　　1.著录

　　案卷级著录内容应包括档案类型、房屋地址、案卷号、参考案件号、房屋面积等，文件级著录内容应包括权利人、义务人、相关责任人、文件形成时间、文件类型、房屋详细地址、房地产登记类型、房屋用途等。

　　2.数字化扫描

　　（1）扫描仪：房地产历史档案扫描应采用冷光彩色平板扫描仪进行扫描，不得采用滚筒或其他高速扫描仪，以免对档案资料进行破坏。

　　（2）存储格式：存储格式既可采用TIFF格式，可采用JEPG格式保存。

　　（3）分辨率：分辨率可参考以下选择——文字和图纸不低于300dpi、照片不低于600dpi，也可根据卷内文件情况作适当调整，保证扫描后的影像清晰。

　　（4）图像：所有档案资料建议均采用彩色方式进行扫描；A3幅面以内的资料形成的图像文件大小原则上不低于3M；所有A0幅面以内（包括A0幅面）的档案资料要求按原幅面一次扫描完成，不允许分幅扫描再拼接图像。

　　（5）拼接：对于超大幅面（A0幅面以上档案文件），可选用大幅面图像扫描仪，也可以采用小幅面扫描后对图像进行拼接，但拼接后应与原件一致，以确保图像阅览的完整性。

　　3成都市房地产历史档案修复、整理与数字化工作经验

　　成都市房产信息档案馆自2013年起开始实施房地产历史档案修复、整理及数字化工作以来，截至2016年6月底，已成功完成了近69万页档案（折合A4幅面95万页）的修复及数字化扫描工作、5.5万卷档案的整理装订工作和35万条档案数据的著录工作。在此项工作的调研、评审、立项、启动及具体实施过程中，为确保工作科学、顺利地开展，成都市房产信息档案馆主要把握了以下几方面工作重点。

　　（一）制定规范、专家评审

　　为开展好房地产历史档案修复和数字化工作，档案馆成立了专项工作小组，由馆长任组长，分管领导任副组长，档案保管科负责具体实施。之后，档案馆派人先后前往成都市档案馆、四川西部文献修复中心、杭州市房产档案馆、广州市房地产档案馆等全面考察调研历史档案修复及数字化工作。

　　针对调研考察结果，结合馆内实际和国家行业标准，制定了《成都市房产信息档案馆历史档案整理及数字化规范》（下称《规范》），该《规范》对历史档案整理、修复、数字化、珍贵档案的甄别和保护、工作流程、成果验收、涉密管理等方面内容进行了详细的要求。

　　随后，档案馆邀请了成都市档案局、成都市文化局、成都市图书馆、成都市博物馆和四川大学的多位领导和专家，对《规范》内容进行评审，确保《规范》内容详实、标准合理、流程可行。《规范》的确定，为档案馆具体开展历史档案的修复、整理及数字化工作奠定了坚实的基础。

　　（二）实施外包、专业实施

　　因房地产历史档案的修复、整理及数字化工作对专业化要求很高，特别是档案的修复，需要经过专业培训的技术人员具体实施。本着对历史负责的态度，成都市房产信息档案馆选择通过招标、以服务外包的形式，具体推进此工作。

　　为确保每年历史档案修复、整理及数字化工作任务的顺利完成，外包公司配置了超过20人的专业团队常驻档案馆，他们提供专业化的技术及服务，档案馆负责根据《规范》要求进行成果审核及验收，日常工作推进顺利。此工作模式解决了档案馆自行开展此工作不专业、进展慢的问题，使档案馆工作人员能从繁复的整理、数字化日常工作中解放出来，着力参与档案的质检和日常管理工作。

　　（三）细致管理、明确责权

　　为加强对房地产历史档案修复、整理及数字化日常工作的细致化管理，档案馆主要做了以下几方面工作：

　　一是每卷档案建立《修复日志》，《修复日志》主要通过对出、入库档案的清理和拍照，记录历史档案在档案馆和外包公司交接前后以及档案进行修复前后的实际情况，以确保内容的一致性和安全性，同时记录本卷档案的修复方案和修复后档案的质检情况；

　　二是加强对外包公司的日常管理，档案馆制定了《档案数字化外包安全管理规范》，对外包场所、人员、数字加工设备、网络环境等方面的安全管理进行了详细的规定，并严格管理实施，同时档案馆还与外包公司签订《保密协议》，确保档案在外包服务工作中和完成服务后的档案及数据安全；

　　三是加强成果验收，档案馆对外包公司完成修复、整理及数字化的档案实行100%的质检，之后再进行5%的抽检，如发现不合格档案或数据，由外包公司及时重新加工，如发现对档案造成损坏的，按《规范》内容进行扣罚。通过这些工作的开展，对房地产历史档案修复、整理及数字化工作进行细致管理，尽量做到万无一失。

　　（四）加强历史档案信息管理

　　成都市房产信息档案馆历来重视档案信息系统的建设与应用，2012年上线并正式运行的房产档案管理系统中，专门设计了“历史档案管理”版块，主要功能包括历史档案的数字化著录、扫描影像的存储和查询、著录及扫描影像的质检等。

　　通过历史档案管理版块中的查询功能，档案利用人可以根据多条件对历史档案进行检索，比如通过档案生成的时间和档案的类型，直接查询乾隆年间的红契有哪些，为档案的多元化利用提供了便利。

　　另外，鉴于历史档案管理的特殊性，历史档案的系统管理模块使用单独的服务器进行数据的存储和记录，只有指定权限的工作人员才能对历史档案进行管理和利用，也满足了历史档案对涉密管理方面的要求。

　　对于历史档案的修复、整理及数字化工作，从当前来看可能不会产生直接的经济效益，甚至还会投入一定的人、财、物，但是从长远来看，此项工作的开展一定是“功在当下、利在千秋”。

　　历史档案如果不进行科学的抢救、保护和利用，它就是一份“死档案”，会随着时间的推移慢慢消逝，更不会产生任何价值，但是如果将其进行合理保护，对档案中存在的信息进行分析和利用，它就是宝贵的“资源库”，就能产生出“活思想”“新思路”。档案管理人应该对历史档案的管理工作加以重视，管好、用好这个“资源库”，为档案事业的发展尽到自己应尽的职责。