学校档案整理

　　学校档案整理的方法：

　　一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

　　1、以“案卷”为单位整理。

　　1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

　　2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

　　3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，50px三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

　　4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》

　　5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围

　　（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理

　　（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

　　（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

　　（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

　　6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

　　2、以“件”为单位整理。

　　1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。

　　2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。

　　3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。

　　4）以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

　　5）以“件”为单位档案整理的适应范围：

　　（1）全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。

　　（2）企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，

　　（3）声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》

　　如何做好学校档案管理工作

　　学校档案是是学校日常工作中形成第一手资料,是学校在各项管理工作及教学、教研等活动中具有参考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广,包括教学管理、校园文化建设、学籍管理、教学研究、校园安全、卫生健康等。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。因此加强和改进学校档案管理刻不容缓。

　　在日常学校行政管理中行政人员最头疼的就是档案的整理，尤其是为了迎接各类检查所开展的突击式档案整理，常常是怨声载道。其实是档案管理出现了问题，我们不妨可以从以下几个方面入手尝试改变现状。

　　一、成立档案管理领导小组，明确岗位职责

　　学校要成立以校长为领导小组的档案管理机构，在领导机构统一的机制管理下协调开展工作。要由一名主管副校长负责具体的学校档案管理工作，建立学校档案和部门档案相统一的管理制度。从学校层面要建立学校档案室，由专人负责档案的制度建设、日常保管、查阅登记、入库与销毁等；学校档案室主要存放学校重要的档案如人事档案、劳动合同、基建资料、年度考核、校园安全、师德师风、教学管理等。

　　学校各部门也要建立常态化的档案管理，主要以档案柜的形式存放在部门办公室内，各部门的主任是档案管理的第一责任人，同时明确一名行政人员兼职担任部门档案管理员，负责档案的搜集与整理工作；处理档案柜主要存放在各部门的办公室以备随时查阅与处理工作的需要。

　　二、明确档案资料格式，严格把关执行

　　在学校行政工作中档案资料的整理重在平时工作，尤其是从简单的书写公文开始，公文是应用文体，所以行政人员首先要自觉学习有关公文文体，切忌以杂文和散文的形式去表达应用文体，更不要耍小聪明从网络上抄袭有关公文，这里抄袭会造成让阅览者发现或与其他单位雷同的情况，最终出力不讨好还会受到严重的损失和批评。

　　其次，行政人员要明确公文字体的格式，例如我们当地教育系统对于公文的格式要求是基本统一的，如标题：宋体二号加粗，正文：仿宋三号，正文一级标题：黑体三号，正文二级标题：楷体三号，正文三级标题：仿宋三号加粗等。

　　这些公文字体格式需要在日常工作中严格执行并形成公文审查的规则，如学校政教处起草一项活动方案，该方案是由小明同学负责起草，方案草案制定后要由政教主任亲自审阅方案的格式、方案内容和可执行性等，最后再上交学校，个别重要的公文还需要上交上级部门。

　　在审阅的流程中各级领导均需要首先考虑该方案的文体是否准确、格式是否符合规范等，在日常工作中要成良好的习惯，这样在档案收集中不因为文体、错别字、格式不规范而重新起草，避免造成不必要的二次工作和加班现象。

　　三、建立信息化与纸质版相结合的档案，确保管理务实

　　为了确保档案管理的安全性与实效性，建议学校档案由两种版本组成：信息化和纸质版。一是如何做好信息化档案的管理。信息化管理也就是使用电脑操作，这里前提条件是每个行政人员要掌握基本的电脑办公软件和各类应用系统，在此不再赘述。其次是要分类管理的思想即通过建立分类文件夹来实施有效的档案管理，比如总务主任的电脑中应该将自己分管工作进行分类文件夹，比如基建维修、消防安全、食堂管理、资产管理、财务管理等；在各分类文件夹中可以建立子文件夹，比如消防安全文件夹下可以建立以时间为线的子文件夹即2020年消防安全、2021年消防安全。

　　再次是各类填报档案的管理系统，这些系统需要进行日常的维护，但是重要的一点是要做好数据的备份，因为目前计算机和计算机网络由于网络病毒的原因会有可能造成数据的损坏与丢失，因此重要文件和系统数据要学会备份，备份的数据可以放在其他电脑中或者移动硬盘、服务器等，也可以是同一个电脑中的其他分区中。

　　二是纸质版档案的管理。这是日常学校档案的主要形式，也是上级机关和领导检查学校工作中的重点。首先是要建立纸质版的分类管理概念。比如校办的档案柜里会存放大量的档案，以某一个档案柜来说，首先把校办工作以项目的形式进行分类，比如分为绩效考核、计划总结、上级文件、文明创建、考勤考纪等，再以年度为时间线分别用档案盒来进行档案的收集与存放。

　　比如上级文件档案盒主要存放的是上级公文的签发与处置，档案盒上面可以标明标题：“上级文件”，第二行用小标题括号标明“2020年度”，随着时间的推移，档案柜的第一排就可以存放各年度的上级文件的档案，这样在日常工作中可以随时查阅以备使用。

　　三是有条件的学校要建立学校资源管理平台，也就是以校园网为基础的网络环境，以文件服务器为访问核心的协助管理平台，以实现档案管理的及时化与共享化。如由上级下发的公文由于是校办接手的，通过校长的签批下达到其他某一个部门，往往部门接到的是纸质版的公文，在具体执行工作时需要文件的电子版和附加等内容，通过网络资源平台直接访问下载，也就省去了很多的沟通与协调资本，具体来说就不用再到校办去找去要，碰着有关的负责人不在还要等，这样都占用了大量的时间而得不偿失。

　　四、档案整理要具有标准性与常态化的工作机制

　　学校工作千头万绪需要整理的档案确实不少，比如教学档案、创建档案、考核档案、学校发展档案等，这些档案往往需要学校开展具体的工作促进学校的发展，会以具体的档案标准呈现出来，比如教学档案标准中会明确按照三级标准体系将测评教学工作的内容和测评的具体查阅形式进行说明，行政人员可以按照有关的档案测评标准有针对性的整理档案，这就属于我们提出的专项档案，比如现代化督导档案、三年发展规划档案等，这些档案具有明确的标准和整理档案的要求，我们在日常工作中可以把有关资料按照不同的标准和内容进行存放，到学期结束后所有的档案都躺在了档案盒里，也就是把工作做在平时，也就省去了有些时候在检查前突击的现象了。

　　五、做好阶段性与过程性的督促

　　为了将档案工作化整为零做在平时，除了以上要求以外，作为学校层面和各部门要做好日常的阶段性检查和过程性督促，比如安全档案每周工作例会上各部门可以进行汇报开展情况和档案整理情况；每个月底可以将各部门的安全档案进行汇总检查，比如检查开展工作的内容和资料的格式等，这里要注意既要汇总电子版还要汇总纸质版，汇总的目的一方面是完善档案内容，另一方面也是有关领导进行工作交流和工作总结的依据。

　　六、分管领导与主管领导要严格把关

　　档案在梳理和汇总的过程中难免会出现一些问题和错误，这就需要主管领导在向部门主任和行政人员布置工作中解决好工作标准和工作内容，如果遇到困难可以求教育主管领导，如果主管领导也不清楚可以求教于上级部门领导，再弄清楚工作标准和工作内容后再行执行。

　　档案资料汇总中部门主任要对本部门的档案资料进行审阅并把关，做到问题不出部门；在档案汇总到学校层面时主管校长要做到全面把关，了解整个工作开展情况进一步树立学校某方面工作的特点与不足，取长补短进一步改正工作局面。在档案汇总的过程中还有两点：一是部门档案要进行互相审阅查找问题，部门负责人签字后方可汇总学校；二是各部门汇总档案后进行部门之间的互相审阅，这种部门内互审和处室之间互审既是把关审验也是相互学习的好办法。

　　总之，档案工作在学校管理中起着重要的评价作用，希望通过以上经验的梳理能够为行政人员的繁杂劳动带来一丝有用的帮助，进一步提高档案管理效率，成为一名有职业幸福感的行政管理人员。