档案整理工作的重要性

　　档案整理工作的重要性：档案的形式是丰富多彩的，不仅纸质文件材料是档案，图纸、照片、电子数据等材料也是档案，而且，档案的形式还在不断的变化，比如在电子档案产生的基础上海产生了三维立体档案等。档案分类的终极目标就是为了具体认识档案，科学管理档案，准确查询档案。

　　过去，在没有利用计算机管理档案的时候，我们一般分类的做法就是，从大到小，一直分到最小的类，然后通过登记的目录及库位号的方式进行查找。

　　随着通过计算机管理档案，以及依靠档案管理软件进行检索，我们一般利用关键字搜索，即可以快速的到找到想要的档案，随着条形码、RFID条码的应用，目前也提出了无序存放有序查找的思路，每份档案有一个唯一的条码或RFID码，对应实体档案存放位置。

　　那么，接下来我们了解下档案是如何分类的呢？

　　档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。

　　广义为档案概念分类、档案实体分类、档案检索分类的总称。这三种分类的功能各有侧重：

　　1.概念分类主要为了具体认识档案；

　　2.实体分类主要为了科学管理档案；

　　3.检索分类主要为了准确查寻档案；

　　狭义指全宗内档案分类，即档案整理的分类，目前，我们档案界一般把档案划分为文书档案、科技档案、专门档案和音像档案（或特殊载体档案）等种类。

　　概念分类

　　01、根据档案的形成

　　根据档案形成者，可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。社会组织档案分为特定的社会组织文件。

　　02、根据档案内容性质

　　根据档案内容性质，可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。

　　03、根据档案的载体形式

　　根据档案的载体形式，可分为时刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等。

　　04、按照记录信息方式

　　按照记录信息方式，可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。这些类型的档案在管理和利用上都有其自身的特殊性。

　　05、按照记录信息时间

　　按照记录信息时间，可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。近现代档案还可分为建国前和建国后档案，建国前的档案还可进一步分为：明朝档案、清朝档案、革命历史档案和民国档案，等等。

　　06、根据档案所有形式

　　根据档案所有权形式，可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、合法基础上进行,档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

　　检索分类

　　档案信息检索分类，是以档案记述的内容为对象进行等级分类的逻辑体系。它以国家机构、社会组织从事的社会实践分工为基础,以档案记述的事物属性关系为依据,按照逻辑方法进行统一分类，不受档案所属全宗的限制。

　　实体分类

　　以档案实体为对象，按照其形成特点和历史联系，逐级分为多种类别。包括三级分类层次:

　　01、国家档案全宗的分类

　　是对国家全部档案进行最高层次的分类，一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。

　　02、档案馆馆藏档案的分类

　　指对一个档案馆全部馆藏档案的分类，一般以全宗作为基本单位。根据每个馆馆藏全宗情况不同，可按全宗所属的历史时期、机关性质、部门系统或其他联系进行分类。此种分类对分库管理和排架的合理化起指导和组织作用。

　　03、全宗内档案分类

　　中国第二历史档案馆，首先按照中华民国时期各个政权划分档案，然后再按全宗的联系分类。

　　中国中央档案馆，首先把馆藏档案划分为新民主主义革命时期档案和中华人民共和国时期档案，然后再按全宗的联系分类。

　　中国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分档案，然后再按全宗的联系分类。

　　档案整理工作的重要性以及意义

　　刚刚开头提到过，档案管理工作的三大工作类型，档案整理工作排在了中间，要知道，按现在的说法，中间的可是“C”位，也就是突出的那个，后续我会将他为什么那么突出？慢慢看。

　　（一）档案整理可以保持档案之间的联系，实现档案价值

　　不管是现在，还是将来，保存档案的目的始终都是以及时地、系统地为社会各项事业提供有价值的信息，大到国家，小到企业，都离不开坚实的数据累计。

　　所以为了达到这一目的，提供的档案就需要经过科学的整理，以此来明显地反映出档案的历史特点以及价值，如果失去了科学的整理，那么下一步的研究也会充满困难。

　　档案整理工作的基本目的，也是把档案变成体系，使其固定下来，为档案的利用工作提供方便的条件。

　　档案管理：档案整理工作重要吗？5年经历告诉你

　　（二）档案整理工作是纽带

　　档案整理工作，不仅是为档案的利用带来方便的条件，而且也为整个档案工作奠定了良好的基础。在整个档案管理的工作流程中，收集是起点，利用是目的，而“档案整理”是其中承上启下的重要纽带。

　　所以才说，档案整理工作是突出的那一份工作，它还可以促进档案收集工作，让收集工作的质量进一步提升。

　　（三）档案整理是实现现代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、现代化、智能化，而对于档案工作来说，实现档案管理工作的现代化就需要使用“档案管理系统”，在使用这些系统之前，还需要对档案进行数字化、信息化等等的操作。

　　而这一切一切的前提，就是需要档案有一定的有机联系，具有有序、集中等特性。这些特性也是档案整理工作赋予的。所以档案管理的现代化，需要以档案整理为基础。

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　　刚刚说到了“档案管理系统”，这也是我想分享的现时代下，档案管理的新型方法，作为一款可以使档案管理工作过程信息化的工具，它在实现档案现代化管理中，起到不可忽视的作用。