档案整理名词解释

　　档案整理名词解释

　　1．档案：

　　档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。2020年新修订《中华人民共和国档案法》中，所称档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　2.档案的原始记录性：

　　档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。

　　3．文书档案：

　　指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中直接形成的一个档案门类，其实质是突出强调了行政性或政治性档案在档案大家族中的主导地位。

　　4．档案工作基本原则：

　　档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

　　5．档案价值：

　　档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是利用者与客体之间的关系范畴。档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一和结合。客体的属性是构成价值的客观基础，而主体的需要是构成档案价值的前提。

　　6．档案作用：

　　档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。

　　7．凭证价值：

　　档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的凭证价值。首先，从档案的内容看，它是从当时直接使用的文件转化而来的，并非事后为使用而编制的，因此它客观的记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从档案的形式特征看，是确凿的原始材料和历史证件，具有凭证价值。

　　8．社会档案意识：

　　人们对档案的认识水平以及社会上对于档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”，社会对档案的需求程度以及档案工作者能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关。社会档案意识对于档案价值实现的影响主要表现为三个方面：档案利用需求，档案利用政策和档案服务观念。

　　9．档案的收集工作：

　　为了解决档案的分散形成和集中利用之间的矛盾就形成了档案的收集工作。档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

　　10．档案的整理工作：

　　为了解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，就形成了档案整理工作。档案整理工作是为解决文件零乱和系统的矛盾而进行的一项工作，它不仅是制约档案工作其他环节的一个环节，而且是由密切联系的各个具体环节组成的统一体。

　　11．档案的鉴定工作：

　　为了使有保存价值的档案能过得到优先保管，并能发挥最大作用，以满足社会利用需要，就形成了档案的鉴定工作。档案的鉴定工作，就是鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。

　　12．档案的保管工作：

　　为了解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需要之间的矛盾，就形成了档案的保管工作。档案的保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。

　　13．归档：

　　各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。

　　14．档号：

　　是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号等。每一个档案馆（室）在管理档案的过程中，需要为每一件、每一卷档案编制档号。

　　15．年度分类法：

　　根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别。一个立档单位内每一年度的文件，存在着自然的联系。各个机关、组织每年都有不同的任务，一般工作又是以年度为单位制定计划和进行总结的。

　　16．组织机构分类法：

　　根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别。按组织机构分类就能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系，从而便于结合文件的历史背景研究问题。

　　17．问题分类法：

　　按照文件内容所反映的问题（文书工作人员也惯称其为“事由”）将全宗内档案分为各个类别。这种分类方法，能使内容性质相同的文件比较集中，可以适当地避免或减少同类间题文件分散的现象，能够较好地保持文件之间在内容方面的联系，比较突出地反映一个机关主要工作活动的面貌，便于按专题查找和利用档案。

　　18．立档单位：

　　立档单位是形成档案的单位，又称为“全宗构成者”。

　　19．案卷：

　　案卷是按照定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。如果说，全宗是组成档案馆的基本单位，那么案卷则是组成全宗的基本单位。

　　20．全宗卷：

　　全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。《档案馆工作通则》规定：每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史变化情况。

　　文件：某机构或个人在活动中形成或接收的记录信息，它由足以为该活动提供凭证的内容、背景和结构三要素组成，而不论其形式或载体如何。文件的基本结构是它的记录形式。

　　档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

　　档案工作：管理档案和档案事业的活动。

　　档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

　　公共档案：国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。

　　私人档案：私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。

　　文书档案：反映党务、行政管理等活动的档案。

　　科技档案：反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

　　专业档案：反映专门领域活动的档案。

　　电子文件：以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

　　原件：最初产生的区别于复制件的原始文件。

　　复制件：与原件内容相同的复制品。

　　档案馆：集中管理特定范围档案的专门机构。

　　归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。

　　数字档案：比特形式即数字形式载体的档案。它既可以是传统原子形式载体的档案数字化后能够真实反映原始内容的比特形式，也可以是计算机业务应用系统在运行过程中产生的比特文件。

　　逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交（管理权限）的过程。

　　物理归档：把电子文件集中下栽到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

　　背景信息：描述电子文件形成的原因、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生明显影响的历史环境等信息。

　　元数据：描述对象文件数据的数据。元数据是构成电子文件的背景信息的重要组成部分。在元数据中记录有文件在设计、形成、传递、维护整个工作流程的全部情况。

　　数字档案馆：具有管理数字档案能力的一个系统，是综合性档案馆的组成部分，它能够全方位、全过程地对数字档案进行管理，并能够为所属地区立档单位提供数字档案管理服务。