退役军人档案整理规范

　　退役军人档案整理规范

　　由于原退伍军人档案袋大小、封面设置等都不一样，既不方便保管，也不方便查阅，因此，我们设计定做了统一的装具“濮阳县退伍军人档案袋”。对装具封面的设计，鉴于退伍军人在部队时间不一样，短的有二三年，长的有达八年的，甚至更长。档案馆接收是按退伍时间分批接收的。

　　我们在长期的实践中得出的结论是以退伍时间加上姓名、籍贯查找比较方便。比如，只要知道利用者是哪一年退伍的，叫什么名字，入伍时所在的乡（镇），就可以查找到。

　　对于档案材料的具体内容，虽然这些退伍军人档案来自十二个不同的部队，但经过统计分析，其内容大致可以分为十三类，分别是：入伍登记表、入伍体检表、政审材料、入党志愿书及相关材料、入团志愿书、党员登记表，有关奖励的材料（包括各种奖励卡片、立功受奖的报告等），提升班长、副班长的晋升报告，各种鉴定材料，受处分的相关材料，退伍军人登记表，慢性病的相关材料(病历、医疗补助申请批复等)，其他证明材料。

　　由此，我们设计的档案袋封面如表1：

　　随后，对馆藏全部退伍军人进行换袋、统一编号，对袋内档案材料进行了分类编页号固定整理，并将档案材料的分类标在档案袋的封面上。其顺序见表1。

　　由编号固定该份档案资料在袋内的位置，缺项以次递补。由页数印证该份档案资料的具体张数。再填写上姓名、性别、退伍时间、籍贯（也就是入伍时所在的乡、村）。

　　特别需要说明的是,有的退伍军人户籍所在乡并不一定是档案中所填写的籍贯，这是由于该退伍军人入伍时占用其他乡的指标造成的，在整理时一律按入伍、退伍登记表上所填写的籍贯整理。录入微机后，在查阅时如果查不到，就问其当时是否占用其他乡(镇)的指标入伍的，如果是按其入伍指标的籍贯就可查到。

　　最后，一人一袋一卷，统一编号，把案卷号填写在左上角的档案号上，再把档案号用口取纸固定在档案袋的竖脊背上，如此上架后，方便调档。

　　编制档案目录

　　为方便查阅与减少提调档案原件，设置了《濮阳县退伍军人档案目录》见表2。

　　前八个项目的设置，是退伍军人个人的基本信息，备注栏里一般填写的是退伍军人个人是否有病，是否参战、参核、参加勘界等事项，没有的一般不填。

　　设置的理由是，这些年退伍军人查阅档案的目的一般有三种：一是有病的，可到民政部门办理补助；二是参战、参核、参加勘界人员，可申请民政部门办理补助；三是60周岁可申请养老补助。这些都能从前六项和备注中得到确认。

　　如果符合条件则根据案卷号调出档案复制，出具证明；如果不符合条件，则不再调档，减少对档案磨损。九、十、十一项三项则是在管理中发现，少部分农村籍退伍军人按照国家政策，不应该安置，可过了几年后，他们又通过其他途径，得到了安置（大部分是企业），这些被安置的退伍军人在部队服役的时间，又可算作工龄，他们要接续工龄，就必须把保存在档案馆的档案调走，与其现在某个单位的档案合二为一。为反映档案流动走向，设置了索取档案的单位、调取档案人、调取档案时间3个栏目。

　　退伍军人档案的管理

　　编制大流水档案号。由于这些档案来自人武部、退伍办，分属两个全宗不便于管理，为便于管理，我们又按退伍年度顺序编制了统一的大流水档案号。

　　提调退伍军人档案的手续。提调档案必须由退伍军人本人持身份证、提调单位的信函（信函上需加盖提调单位的公章和主管单位印章），填写《馆藏人事档案转出意见表》、《收进、移出档案登记表》，最后在《退伍军人档案目录》上填写提档单位名称、提档人姓名、提档时间。退伍军人本人身份证复印件、提调单位信函留在档案馆备查。

　　退役军人档案整理规范

　　档案是士官安排工作时确定身份，享受相应待遇，获得相关保障的法定凭据。因此对每位选择政府安排工作的士官来说，都非常重要。

　　特别是，目前各个地区在安排工作时都实行的是量化评分排队选岗的方式。在这种方式下，档案的重要性就更加凸显了，所有的量化评分项目都是以档案记载为依据的。

　　如果档案更加完善,评分能高几分，选岗就会多几分胜算。反之，如果某些项目因为档案记载不完整，不予确认，就会在评分时吃大亏。

　　因此，对于准备安排工作的士官来说，对自己的档案必须高度重视，特别是在离队之前，一定要重点关注，自己主动配合档案部门，把它们全部完善好，不发生漏项或者是错误、不一致的现象。

　　退役军人档案整理规范以下3个方面:

　　一、了解档案是如何移交管理的

　　按要求，退役士兵所在部队应当按照国家档案管理的有关规定，在士兵退役时将其档案及时移交安置地县级以上退役士兵安置工作主管部门。

　　其中，选择政府安排工作的退役士兵档案，在安置单位确定后，由安置工作主管部门移交给接收单位的人事(人力资源)部门进行管理。

　　大学生士兵复学的，其档案由征集地安置工作主管部门移交入伍前的院校;不复学的，由入学前户口所在地负责接收,按自主就业退役士兵政策做好档案移交管理工作。

　　退休、供养的退役士兵档案，由安置工作主管部门移交军休服务管理机构或荣誉军人康复医院、精神病医院等有关服务管理机构管理。

　　转改文职的退役士兵档案，由所在部队人力资源部门进行档案管理。

　　二、了解档案所包含的主要内容

　　退役土兵档案要件主要包括以下8大类内容：

　　第一大类:入伍相关材料

　　这些内容是必不可少的

　　①应征公民入伍登记表;

　　②应征公民入伍批准书(1990年3月以前入伍为应征公民入伍登记表);

　　③应征公民政治审查表(1990年3月以前入伍为应征公民入伍登记表);

　　④应征公民体格检查表;

　　⑤士兵登记表(1990年冬季以前入伍的士兵无此表)。

　　从非军事部门直接招收的士官还应有学历专业审定表、专业技能考核评定表等。

　　院校毕业的土官还应有土官学员入学批准书(1998年、1999年为军士长学员入学批准书)、士官学员毕业分配表。

　　这些材料，通常应该在参军入伍时就填写完善，并入档，其后随档案交所在新兵连。

　　到新兵连时，再补充填写的一些入档资料。

　　第二大类:党(团)相关材料

　　主要是一书一表：

　　①入党(团)志愿书;

　　②优秀党(团)员登记表。

　　这些材料，主要是在部队入团、入党时填写，并进入档案。

　　在部队期间，获得各级优秀共青团员、优秀共产党员荣誉的，也应将相应登记表放入档案。

　　第三大类:级别、军衔、职务相关材料

　　①士兵军衔报告(登记)表;

　　②士官军衔晋升报告表;

　　③士官选取注册登记表(1979年至1990年选改的志愿兵为志愿兵申请表，1991年至1998年选取的士官为选改专业军士报告表，1999年至2009年选取的士官为士官选取报告表);

　　④士官选取考评登记表;

　　⑤士官年度考评登记表等。

　　此外，代理过排长、分队长等干部职务的还应有《士官代理干部职务报告表》。

　　这些材料，应该在部队服役时根据个人晋级选取情况，及时填写入档。

　　第四大类:奖惩相关材料

　　①受过奖励的应有个人奖励登记(报告)表;

　　②受过处分的应有处分登记(报告)表;

　　③奖励或处分的通令复印件。

　　这些材料，个人在部队获得奖励可受到处分时，都应该由相关部门及时填写并入档。

　　奖励包括嘉奖、和立功及荣誉称号等。

　　需要注意的是，这些材料在平时很容易忽视，有关部门和人员如果责任心不强，就会在宣布一下通令完事，而没有及时填写登记表、复印通令并放入档案。

　　因此，对此类档案材料尤其要注意和重视，在量化评分时，只以正式的奖励登记表和通令为依据，如果没有完整填写好登记表,并放入档案,评分时就不会予以认定。

　　第五大类:病情鉴定和评残相关材料

　　①军人体系医院或上级医院诊断证明;

　　②军人因病基本丧失工作能力医学鉴定表;

　　③军人残疾等级评定表。

　　这些材料，身体患病的士兵且参加了部队评残、评慢性病的人员，就应该有相应记载。

　　第六大类:与生活待遇相关的材料

　　①调整工资审批表;

　　②士官配偶随军(调)审批表;

　　③士官随军配偶生活困难补助审批报告表;

　　④退休士官增加退休费审批表等。(根据退役士兵的不同情况提供)

　　这些材料，应该由单位财务部门及时填写,并提供给档案管理部门入档。

　　第七大类:退出现役相关材料

　　①退出现役登记表;

　　②退休士官安置登记表;

　　③易地安置材料(根据退役士兵的不同情况提供)。如果需要做易地安置的，应提供结婚证、配偶户口本和身份证、配偶所在单位证明，或父母、配偶父母户口本、身份证等证明材料原件。

　　这些材料，在退役时要认真、规范填写和提供，并及时入档。

　　第八大类:其他相关材料

　　①职业资格、学历、学位材料;

　　②各种教育培训材料;

　　③本人公民身份证号码登记材料;

　　④参战或者参加重大非战争军事行动的有关登记表或鉴定表;

　　⑤在军人明确的艰苦边远地区服役的相关证明材料等。

　　这些材料，通常也是档案中容易遗漏和忽视的内容。

　　参加并通过了自考的战友，在毕业后，一定要将学籍档案及时入档;本人身份证号码与档案不一致的，及时向人力资源部门开具证明,放入档案，以便在地方接收安置时，避免麻烦;参战或参加抗洪、抗震等非战争重大军事行动的，及时将相关的登记表或鉴定表放入档案;有边远艰苦地区服役经历的，也应将相关的证明材料放入档案。

　　三、退役时整理完善档案应注意的方面

　　通常情况下，档案都应当及时完善，由相关部门按照规定及时归档。但平时因为相关负责部门人员的疏漏，有些材料可能没有及时填写并放入档案,有些材料可能在填写中存在错误或不相一致的现象。

　　大部分部队，在士官退役前都会集中组织当年拟退役士兵档案的整理和完善。

　　作为退役士官本人，在退役之前就应当根据上面所说的那些内容，及时了解自己的档案完善情况，并主动向档案管理和整理人员提供相关材料，有些可能还需要对签字、盖章中行补充。

　　这些，自己都应该心里有数，并主动去了解和跑一跑。

　　在整理完善时，容易疏忽，但个人需要重视的有这么几个方面的材料。

　　1.与学籍相关的材料。包括在部队取得的以及参加军队或地方自学考试时的学籍和毕业(结业)证。这些材料，有的学校会寄单位档案室，有的会直接寄发给个人。如果，寄到单位的，就要关注一下，看有没有放入档案;如果在自己手里，就应拿到档案室，按要求入档。

　　2.与奖励相关的材料。按照规定,发放给个人的奖章、证书，由自己保管，相应的登记表和通令复印件则要归档。对这些，自己心里一定要有数，梳理一下自己历年的立功受奖情况，并主动到档案部门进行核实。如果不齐全的，尽量在离队前补齐放入档案。因为，这些表格涉及到领导签字盖章和各级单位审批盖章，如果以后再来补，就非常麻烦了，有的单位调整了，有的领导调走了或转业了，找都没法找。这方面，除了立功的,包括嘉奖也要补充完善，还有受到全军性的表彰的，获评过大军区级以上的优秀士官人才奖的，都要补齐全，都和量化评分相关。

　　3.伤残评定的相关材料。主要是参加评残和慢性病评定。这两项工作，通常会结合老兵复退工作，在这期间展开。该项通知，一般会传达到连队，自己要注意掌握，有此类情况的，及时向连队逐级反应，参加评定。最好是自己主动及时和旅团卫生部门进行一下沟通，了解通知参评的具体步骤和时间。由于是每年集中办理，错过了时间，退役后有时很难再评。

　　对于评定为残疾的战友，量化评分时按评定等级相应加分，同时还可以领取伤亡保险金，因战、因公和因病达到6级及以上等级的，回地方后每月有定期补助;评慢性病的，可以领取一次性慢性病医药生活补助，退役后如果因该项慢性加重,需要持续治疗等，可以向当地民政办进行申请，每月可以享受550元的定补。因此，都涉及到切身利益。

　　有些安排工作的士官可能会考虑，这些材料放入档案中会不会影响安置接收。只要是不影响正常工作或者是在法定范围内，安置接收单位是不应该以此为理由拒绝接收的。

　　4.艰苦地区服役年限的相关证明材料。按照规定，退役士兵在艰苦地区和特殊岗位服现役的，按照相应等级和年限在量化评分时会加分，尤其是在西藏及海岛等特别艰苦地区有服役经历的，优待力度还比较大。所以，如果本人曾在艰苦地区服役过，哪怕是因改革编制体制调整，也要及时向原单位开具边远艰苦地区服役证明，及时放入档案。