档案整理的方法

　　为提高档案整理水平，促进本单位档案管理规范化、科学化、标准化，更好地为本单位各项工作服务，根据《归档文件整理规则》，《科学技术档案案卷构成的一般要求》，《会计档案管理办法》，《照片档案管理规范》结合工作实际，对本单位形成的各种门类文件和载体的档案进行集中统一管理，并按照其内容和载体的不同，档案整理的方法如下：

　　干部人事档案整理方法

　　人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。

　　第一步鉴别

　　归档时限：自材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。

　　第二步分类

　　第三步排序

　　（一）确定排序方法，具体有两种：

　　（二）编写页码

　　每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔对每份材料编写类号和页码。

　　页码编写时注意事项：

　　第四步编目

　　分类、排序完成以后，档案材料从实体上来说就已经形成了一个体系，编目就是要把这种体系体现出来。卷内目录置于一卷之首，是档案内容的纲目和查阅的索引。

　　提示：

　　书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

　　目录编写完毕后，要认真核对，避免出错。

　　第五步技术加工

　　技术加工的范围：

　　1、对纸张破损或字迹不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。

　　2、幅面过大的档案材料应进行折叠。

　　3、幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。比如学历证明复印件，毕业报到证，学生成绩册等，幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张，以方便装订。

　　提示：

　　一是档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除，目的是防止氧化生锈，影响材料保存。

　　二是禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连。为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立。

　　第六步装订

　　1、档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。

　　2、装订时只要求档案材料左边、下边对齐，不刻意追求“四边齐”。在左侧打孔装订，一般应留够25mm的装订边。做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。

　　打孔压字的正确做法：先加边，再打孔。

　　3、选择厚度适宜的档案卷夹。目前使用的干部档案卷夹厚度一般有3种规格：25mm、35mm、45mm，各单位根据所管理档案的实际情况进行选择。

　　档案整理3大步骤。

　　第一步：确定档案资料的分类

　　人事部门所涉及的档案和资料种类繁多，为了方便今后的查找以及后续资料的归档，我们首先要有一个清晰的资料分类规划。这种分类可以根据人力资源的不同板块，再结合企业的日常运作来划分成几个大类，作为一级分类。其次，再根据具体的档案内容进行二级分类，最后可以根据使用的周期（如月度、季度、年度）或部门/职能，进行三级的分类。如图可以给大家一个参考：

　　如果今后还有新类别的资料，可以根据原有的划分规则进行添加。这样一来，我们在查找文件的时候，条理就会很清晰，可以迅速定位档案存放的方向。

　　第二步：规范档案的格式/模板

　　显然，有条理的文档资料应该有一套规范的填写/录入要求，这样的好处是能够让我们快速识别资料的类别，并且迅速地获取到想要的关键信息。对于今后新增的资料，我们只要制作一套规范的模板就可以轻松解决这个问题。

　　尽管制作模板会耗费一定的时间和精力，但模板在今后的应用可以使资料的获取更加方便和快捷，同时也规避了缺漏信息的问题。而对于原有的样式各异的资料，想要重新规整起来确实是一件浩大的工程，不过现在市面上有不少电子档案系统，都可以提供扫描和职能解析的功能，通过这种智能的识别，就可以快速地将格式不一的档案整理成统一的样式，十分的快捷和方便。

　　第三步：选择合适的储存方式

　　简单来说，档案的储存方式无非是两种，纸质版的和电子版的。相比电子信息，纸张的保存更为麻烦，查找起来也没那么快捷，所以不少企业已经逐渐使用电子档案系统来取代纸质档案。但是话说回来，纸质资料也还是有它存在的必要，目前没有哪家企业能够做到百分百的无纸化办公，更多是电子系统和纸质资料的配合使用。

　　在遵循前面的分类规则的情况下，纸质资料应该按照不同的分类存放在指定的区域。在这里，可以再根据常用资料和历史资料进行划分，历史资料可以做好封存，而常用资料可以放在容易查找的地方，并附上台账，避免因为后续使用而导致混乱。

　　倘若是电子资料，只要挑选一款比较好用的电子档案系统，按照第一步将资料进行有序的分类，制定后续更新的规则，便基本能够一劳永逸了。总结一下，想要有效整理企业的档案，其实只要做到3点：有清晰的分类标准（层次清晰），制定明确的录入规范，最后还要及时进行归档。