档案整理中存在的问题

　　档案整理中应注意的几个问题

　　一、归档文件“件”的区分与修整

　　首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。

　　文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件：

　　1.文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。

　　2.正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。

　　3.原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）。

　　4.转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。

　　5.报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。

　　6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。

　　7.请示与批复各为一件。

　　8.报告与批示各为一件。

　　正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

　　归档文件的整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。

　　归档文件按照不同年度、不同机构（问题）、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系。排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。

　　在装订之前，将全部文件梳理一遍，按照以上整理原则，将属于一件的材料放在一起，以便于装订，防止返工。

　　二、文件装订顺序

　　归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

　　装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存造成影响的金属物品拆掉（原文件已使用不锈钢钉的保持原装订不动）。

　　其次必须对它们进行排序。顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，一般放在最后；但如果已粘贴牢固的可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。

　　再次应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。（建议管理文件类采用左侧装订，污染源种类采用左上角装订。一般一件装订两枚不锈钢订书钉为宜）

　　装订以“件”为单位进行，对装订材料做统一规定，一般采用不锈钢订书钉装订，如文件太厚，则建议采用三孔一线。

　　装订要求：装订用品必须是对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。

　　三、归档文件的盖章、编号、填写页数

　　1.归档章的格式

　　其规格为长80mm，宽20mm。分为均匀的12格。归档章设置的项目主要为编号项目中的必备项。

　　2.盖章位置

　　归档章一般应用红色印油加盖在归档文件首页上端居中的空白位置,使用钢笔、蓝黑墨水笔填写内容，如果领导批示和或收文章占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。如果机关发文有签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

　　3.按归档文件年度、保管期限和排列顺序分别逐件编号。以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。

　　4.每“件”文件的页数填写该件的实际有效页数。（注意不要用铅笔填写页号，要用钢笔、碳素或蓝黑墨水笔填写或用号码机编页码）单面印刷的文件在正面右上角处填写实际页数；双面印刷的文件在正面右上角处及背面的左上角处填写实际页数；文件中出现与本文无关的页面（如：有些单位为了节省纸张，用已经用过的纸张的背面印文件），须在上面用钢笔、蓝黑墨水笔批“Ⅹ”。上报等表格没有填写内容的页批“Ⅹ”（如已盖“此页空白”章的则不用“Ⅹ”），但要编页号，并计算页数。

　　四、归档文件排列顺序

　　归档文件的排列以“事由”为原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。

　　1.以年度为界线，按照年度—保管期限相对集中排序。（1）由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限从1开始编一个大流水号；（2）由全宗单位内各部门（即机构）分别整理归档的，每个部门（即机构）内按保管期限分别编三个小流水号。

　　2.保管期限，按问题和内容确定保管期限；按永久、长期/30年、短期/10年的顺序依次编排。

　　3.同一事由形成的文件排序按照文件的生成时间顺序序依次排列。

　　五、装盒时应注意以下问题

　　1.应视档案盒的厚度选择厚度适宜的文件，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体（即尽量放满档案盒），竖立放置时不至于使文件弯曲受损。

　　2.按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒即可。

　　3.不同形成年度的归档文件不要放入同一档案盒。

　　4.不同保管期限的归档文件不要放入同一档案盒。

　　5.由全宗单位内各部门（即机构）整理归档的，不同部门（即机构）的档案不要装入同一盒内。

　　6.一件文件（如讲稿、书稿）太厚，一个平常的档案盒装不下，可根据文件厚度，选择厚度适当的同一种类档案盒装入盒。

　　按照“分批进行、先易后难、区别对待、严格程序”原则，对档案信息记载准确的，予以确认；对档案信息记载不一致、缺少一般性材料等情况较为简单且政策明确的，尽快认定处理；对档案存在缺少重要材料、重要信息涂改、真实性存疑等问题的，经调查核实后进行认定处理。具体程序如下：

　　一、对审核情况进行认真复核

　　1、各干部科室登陆“XX省干部档案专项审核系统”（以下简称“审核系统”），对所有归口管理干部的审核登记表以及“汇总统计1”栏目中的分类情况进行复核，认真比照审核登记表、干部管理系统以及日常掌握的相关信息，存疑的须进一步复核干部档案，确保审核登记信息与分类情况准确可用。

　　2、各干部科室审核发现登记或分类信息有误，对审核登记表和分类情况有修改调整意见的，及时与档案室沟通，统一在审核系统中进行更改，并登记更改内容等情况。

　　二、对信息准确的进行确认

　　1、各干部科室汇总信息准确的人员名单，按单位排序形成《省管干部档案专项审核情况汇总表》（见附件2，以下简称《汇总表》），并在审核系统中打印专用《干部任免审批表》（以下简称《任免表》）附后，于X月X日前按程序报分管副部长审批，X月X日前提交部务会研究确认（或与后续认定处理一起提交部务会研究）。

　　2、对其中缺少一般性材料的，按单位排序制作《关于协助查找干部档案材料的函》（见附件3），列明清单，X月X日前交由干部所在单位组织人事部门尽快补充完善相关材料。

　　3、干部所在单位于X月X日前补齐相关材料交归口管理干部科室。因历史久远或特殊原因无法补充的材料，由相关单位作书面说明。

　　4、各干部科室于X月X日前将《任免表》（一式两份）转给干部所在单位组织人事部门，由其交干部本人签名确认后，于X月X日前退回归口管理干部科室。

　　三、对信息不一致、真实性存疑的进行认定处理

　　1、各干部科室汇总此类情况的人员名单，按单位逐人提出初步处理意见，制作《汇总表》，于X月X日前向分管部领导汇报。

　　2、经分管部领导同意后，各干部科室于X月X日前将初步处理意见函告干部本人或所在单位。其中，档案信息记载不一致且认定政策明确的，制作《干部档案专项审核信息确认函》（密封）；重要信息有涂改或真实性存疑的，制作《干部档案专项审核情况反馈函》（密封），通知干部所在单位组织人事部门领取后直接交给干部本人。缺少材料的，制作《关于协助查找干部档案材料的函》，列明清单，交由干部所在单位组织人事部门尽快补充完善相关材料。

　　3、干部本人对我部函告的档案信息进行确认，对涂改或真实性存疑等情况进行说明，由所在单位组织人事部门于X月X日前将确认或说明情况交归口管理干部科室。

　　4、干部本人同意认定意见、承认涂改造假事实的，由各干部处汇总人员名单，制作《汇总表》，附《任免表》、《干部人事档案专项审核认定表》（真实性存疑的才需打印该表）等材料，于X月X日前分别报分管副部长审批，X月底前汇总提交部务会研究确认。X月初将《任免表》、《认定表》一式两份，通知干部所在单位组织人事部门领取并交干部本人签名确认后，由单位组织人事部门退回归口管理干部科室。

　　5、干部本人不同意认定意见、不承认涂改造假事实或没有对存疑情况作出合理解释说明的，由有关部领导及时进行约谈，视情况确定是否进一步调查核实。

　　6、干部所在单位于X月X日前将补充收集的材料交归口管理干部科室，因历史久远或特殊原因无法补充的材料，由相关单位作书面说明。根据说明情况，确定是否进一步调查核实。

　　7、对需要进行学历学位认证、个人原始户籍档案查询、出生时间涂改或材料造假等需技术鉴定的，各干部科室于X月X日前将人员名单和项目交干部一科，由干部一科于X月X日前统一联系省有关部门进行核定，X月X日前将核定情况反馈给归口管理干部科室。

　　8、对需要到当地进行深入调查核实的，由各干部科室于X月X日至X月X日期间派专人到当地开展实地调查。

　　9、各干部科室根据材料补充情况、约谈说明情况、调查核实以及物证鉴定结果等进行综合研判。排除造假嫌疑的，在《汇总表》上填写调查核实和认定处理意见，附齐相关材料和《任免表》，于X月X日前按程序报分管副部长审批，X月底前汇总提交部务会研究确认。X月X日前将《任免表》（一式两份）交干部本人签名确认后回收。

　　10、对存在造假嫌疑的，由相关干部处汇总名单，会同干部监督科进一步调查，提出处理意见，报分管部领导审批后汇总提交部务会研究。处理完成后，归口管理干部科室更正信息，打印《任免表》，填写《认定表》，交干部本人签字确认后回收。（20XX年X月底前完成）