审计档案整理

　　审计档案整理

　　审计机关审计档案管理规定

　　第一条为了规范审计档案管理，维护审计档案的完整与安全，保证审计档案的质量，发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和其他有关法律法规，制定本规定。

　　第二条本规定所称审计档案，是指审计机关进行审计（含专项审计调查）活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。

　　审计档案是国家档案的组成部分。

　　第三条审计机关的审计档案管理工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导；审计机关和档案行政管理部门在各自的职责范围内开展审计档案工作。

　　第四条审计机关审计档案应当实行集中统一管理。

　　第五条审计机关应当设立档案机构或者配备专职（兼职）档案人员，负责本单位的审计档案工作。

　　第六条审计档案案卷质量的基本要求是：审计项目文件材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　第七条审计文件材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。

　　第八条审计文件材料归档范围：

　　（一）结论类文件材料：上级机关（领导）对该审计项目形成的《审计要情》、《重要信息要目》等审计信息批示的情况说明、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等结论类报告，及相关的审理意见书、审计业务会议记录、纪要、被审计对象对审计报告的书面意见、审计组的书面说明等。

　　（二）证明类文件材料：被审计单位承诺书、审计工作底稿汇总表、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等。

　　（三）立项类文件材料：上级审计机关或者本级政府的指令性文件、与审计事项有关的举报材料及领导批示、调查了解记录、审计实施方案及相关材料、审计通知书和授权审计通知书等。

　　（四）备查类文件材料：被审计单位整改情况、该审计项目审计过程中产生的信息等不属于前三类的其他文件材料。

　　第九条审计文件材料按审计项目立卷，不同审计项目不得合并立卷。

　　第十条审计文件材料归档工作实行审计组组长负责制。

　　审计组组长确定的立卷人应当及时收集审计项目的文件材料，在审计项目终结后按立卷方法和规则进行归类整理，经业务部门负责人审核、档案人员检查后，按照有关规定进行编目和装订，由审计业务部门向本机关档案机构或者专职（兼职）档案人员办理移交手续。

　　第十一条审计机关统一组织多个下级审计机关的审计组共同实施一个审计项目，由审计机关负责组织的业务部门确定文件材料归档工作。

　　第十二条审计复议案件的文件材料由复议机构逐案单独立卷归档。

　　为了便于查找和利用，档案机构（人员）应当将审计复议案件归档情况在被复议的审计项目案卷备考表中加以说明。

　　第十三条审计档案的保管期限应当根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素划定为永久、定期两种，定期分为30年、10年。

　　（一）永久保管的档案，是指特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。

　　（二）保管30年的档案，是指重要审计事项、查考价值较大的档案。

　　（三）保管10年的档案，是指一般性审计事项的档案。

　　审计机关业务部门应当负责划定审计档案的保管期限。

　　执行同一审计工作方案的审计项目档案，由审计机关负责组织的业务部门确定相同保管期限。

　　审计档案的保管期限自归档年度开始计算。

　　第十四条审计文件材料的归档时间应当在该审计项目终结后的5个月内，不得迟于次年4月底。

　　跟踪审计项目，按年度分别立卷归档。

　　第十五条审计机关应当根据审计工作保密事项范围和有关主管部门保密事项范围的规定确定密级和保密期限。凡未标明保密期限的，按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。

　　审计档案的密级及其保密期限，按卷内文件的最高密级及其保密期限确定，由审计业务部门按有关规定作出标识。

　　审计档案保密期限届满，即自行解密。因工作需要提前或者推迟解密的，由审计业务部门向本机关保密工作部门按解密程序申请办理。

　　第十六条审计档案应当采用“年度—组织机构—保管期限”的方法排列、编目和存放。审计案卷排列方法应当统一，前后保持一致，不可任意变动。

　　第十七条审计机关应当按照国家有关规定配置具有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫功能的专用、坚固的审计档案库房，配备必要的设施和设备。

　　第十八条审计机关应当加强审计档案信息化管理，采用计算机等现代化管理技术编制适用的检索工具和参考材料，积极开展审计档案的利用工作。

　　第十九条审计机关应当建立健全审计档案利用制度。借阅审计档案，仅限定在审计机关内部。审计机关以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经审计档案所属审计机关分管领导审批，重大审计事项的档案须经审计机关主要领导审批。

　　第二十条省级以上（含省级）审计机关应当将永久保管的、省级以下审计机关应当将永久和30年保管的审计档案在本机关保管20年后，定期向同级国家综合档案馆移交。

　　第二十一条审计机关应当按照有关规定成立鉴定小组，在审计机关办公厅（室）主要负责人的主持下定期对已超过保管期限的审计档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

　　第二十二条审计机关应当对确无保存价值的审计档案进行登记造册，经分管负责人批准后销毁。销毁审计档案，应当指定两人负责监销。

　　第二十三条对审计机关工作人员损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，由任免机关或者监察机关依法对直接责任人员和负有责任的领导人员给予行政处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。档案行政管理部门可以对相关责任单位依法给予行政处罚。

　　第二十四条电子审计档案的管理办法另行规定。

　　第二十五条审计机关和档案行政管理部门可以根据本地实际情况，在遵循本规定的基础上联合制定实施办法。

　　第二十六条本规定由审计署和国家档案局负责解释。

　　第二十七条本规定自2013年1月1日起施行。此前审计署发布的《审计机关审计档案工作准则》（2001年审计署第3号令）同时废止。

　　审计档案

　　是指各单位和审计人员在审计或专项审计调查（以下统称审计）活动中直接形成或取得的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。审计档案是国家档案的组成部分。

　　审计档案管理

　　包含审计部门形成审计档案并进行收集、整理、立卷、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交的管理活动，具有一定的操作流程。

　　审计档案整理

　　为推进审计档案整理工作规范，充分发挥审计档案鉴证作用，近日，审计局档案室按照审计案卷管理相关标准和要求，从以下两个方面着手，做好2020年度档案归档整理工作。

　　高度重视，认真学习。高度重视审计档案整理工作，组织科室人员学习《审计署审计文件材料立卷归档操作规程》《审计署审计档案保管期限规定》等相关规定，按照要求规范审计文件材料立卷归档程序，有序地完成审计档案整理工作。

　　加强管理，严把质量。按照档案整理的具体要求，严格把控审计证据要素可靠性和归档文件完整性两大关卡，使档案全面、完整、真实地反映项目审计过程和结果，全面提高审计文件材料归档质量。

　　审计档案整理

　　为了规范审计档案整理工作，保证内部审计档案的质量，发挥内部审计档案的作用，根据《中华人民共和国审计法》《审计署关于内部审计工作的规定》及《公司关于内部审计工作的规定》制定本办法。

　　内部审计档案是指审计部在各项审计活动中形成和取得的具有保存价值的各种纸质文档、图表及电子形态的信息等记录资料，及以实物形态存在的实物证据。以电子形态存在的审计档案需刻录光盘和硬盘分开备份存放。

　　审计部负责人负责对公司内部审计档案的监督和管理，并指定专（兼）职档案管理员，对内部审计文件的立卷、归档工作进行监督和指导，负责审计[内审网注:各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可查阅获取]档案的收集、整理、保管、利用、借阅和移交工作。审计档案立卷、归档、保管具体规定如下：

　　一、应归入审计档案的文件和材料

　　（一）审计项目立项书、审计通知书、审计决定及公司、部门领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计业务资料；

　　（二）审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计项目组的书面说明，审计取证、审计工作底稿及相关资料；

　　（三）审计方案、审计发现整改计划表的整改情况、后续审计及审计结果执行情况的报告、领导批示和记录；

　　（四）与审计项目有关的访谈记录、会议记录；

　　（五）其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

　　二、审计卷宗内的文件和材料的排列

　　（一）审计卷宗内的文件和材料的排列

　　审计卷宗内的文件和材料按结论性文件资料、证明性文件资料、立项性文件资料、其他备查文件资料顺序进行排列。

　　顺序一：结论性文件资料

　　采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列

　　最后发出的审计报告

　　审计决定或审计意见书

　　被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况

　　审计事项的报告及公司领导的批复、批示，及审计结果的实施

　　被审计单位或人员对审计报告的书面意见

　　有关本项目的通报、处理意见

　　移送处理意见书

　　顺序二：证明性文件资料

　　按与审计方案所列审计事项或会计报表科目对应的顺序排列

　　审计证实问题汇总记录

　　审计证实问题分项记录

　　其他审计工作底稿及审计证据

　　顺序三：立项性文件资料

　　按文件资料形成的时间顺序，并结合文件资料的重要程度进行排列

　　公司领导对审计项目立项的审批

　　审计通知书

　　本项目的审计方案

　　顺序四：其他备查文件资料

　　按文件资料形成的时间顺序，并结合文件资料的重要程度进行排列

　　公司有关审计工作的规章制度、工作计划等文件

　　其他与审计有关的档案

　　每份或每组文件的排列规则

　　正件在前，附件在后

　　定稿在前，修改稿在后

　　批示在前，请示在后

　　重要文件在前，次要文件在后

　　汇总性文件在前，基础性文件在后

　　三、审计档案立卷

　　审计档案应按项目立卷，一个项目的文件资料立一卷，不得把两个以上项目的文件资料归为一卷。跨年度的审计事项存在于审计结束的年度。

　　审计项目终结后，审计项目负责人对审计项目形成的全部文件资料按立卷顺序进行归类整理、鉴别和筛选，对确定立卷归档的文件材料，应当检查有关程序、签批等是否完备，不符合要求的应当予以补救。审计项目负责人应将立卷的审计档案移交审计部档案管理员。

　　审计部档案管理员应对接收的审计[内审网注:各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可查阅获取]档案全面认真检查，凡有不符合归档要求的应当由立卷人进行补救或返工。对于符合要求的审计档案，应装好档案盒，编好档案编号、项目名称、登记备查表等。

　　四、档案的保管、借（查）阅

　　审计档案装订成册后，按照规定标注保管年限和密级，登记后专柜保管。应长期保存，涉密档案应做好加密保管措施。

　　公司外部借（查）阅审计档案的，应当经审计部负责人和公司管理层或审计委员会批准。

　　公司内部借（查）阅审计档案的，应当经借阅部门负责人、审计部负责人批准，必要时需经公司管理层或审计委员会批准。

　　办理借（查）阅审计档案，应当履行相关手续；借（查）阅档案者应当对档案的保密、安全和完整负责。