加强档案数字化管理

　　为进一步提高档案资源管理及利用效率，加强对纸质档案的保护，档案局持续推进馆藏档案数字化工作,加强档案数字化管理，不断提高档案现代化管理水平。

　　为了有序推进馆藏档案数字化处理工作，档案局始终坚持标准，狠抓质量，制定严格的档案出入库制度，细化拆卷、扫描、修图、装卷、核卷、目录核对等各流程环节，确保案卷的完整性、目录的准确性、挂接的精确性、纸质和电子档案的一致性。积极申请资金，聘用几名临时人员，利用几台扫描仪开展档案数字化工作，同时加强数字化处理工作场所管理，配备防盗、防火、防光、全程监控等设备，建立档案整理和数字化工作台帐，及时记录监管情况，确保档案实体和信息安全。目前，扫描工作正在紧锣密鼓地展开。

　　开展档案数字化工作，能够较好地实现档案馆档案业务的综合管理，提高档案馆档案快捷服务和利用的效率，极大地促进档案事业发展。

　　近年来，为夯实档案工作基础，提升档案管理水平，加快档案的信息化建设，专职档案员少的困难，积极构建档案管理体系；加强宣传，增强档案意识，做好档案基础业务工作；加强软硬件建设，确保各项活动对档案工作的需要；加强档案理论及业务学习，开始档案信息化建设；并且顺利完成档案工作检查，在此过程中发现不足并以学校改革和发展为目标，按照省领导提出的档案管理要求，切实做好互联网时代下的数字档案管理工作。

　　——克服困难，积极构建数字档案管理体系。学校综合档案室作为学校党政办公室下属科室，负责全校各职能部门档案工作的指导、监督和检查，负责全校兼职档案员的培训和指导，承担全校党群、行政、教学、财会、基建、科研、设备、出版、印章、声像等十一类档案的征集（接收）、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

　　档案室有专职档案员，积极争取学生工作部勤工助学中心的支持，尽可能做好分工，加强协作，努力在现有条件下构建和谐工作环境。

　　目前档案室已构建起联系学校职能处室的档案管理体系，各职能处室设档案主管领导，兼职档案员，在该室的统一指导下负责本部门的预立卷、立卷、档案交接工作。

　　——落实数字档案基础业务工作。该校档案室除保质保量接收档案，还积极联系重点部门，收集往年未及时归档材料，补齐历史资料。其中收集党群、行政类档案，教学类档案、财会类档案、基建类档案、设备类档案、科研类档案等。为提高归档效率和质量，该校档案室不间断联系各兄弟部门，通过上门或电话指导档案欲立卷及立卷工作。档案入库后，该校档案室及时规范整理、装订、分类、编制流水号、编制案卷目录、编制全引目录、制作电子目录等工作流程，保质保量完成本年度档案入库上架工作，虽细琐繁杂但充实。

　　——加强软硬件建设，确保档案工作服务到位。档案是现代社会重要的信息资源，是学校实施教书育人、管理育人、科学管理不可或缺的资源保障。该校档案室不断提升服务意识，提供各类归档资料支撑。保障学校基建、后勤、设备采购、完税登记、“两代会”召开等工作顺利开展，并在该校接受本科教学审核评估、省巡视组回头看、“追赶超越”“三项机制”“三严三实”学习活动等专项活动中，充分体现了档案资源的材料支撑优势。

　　——加强业务学习，持续开展数字档案信息化建设。该校档案室人员认真学习档案理论及业务基础知识、积极参加档案业务培训及省高校档案学会学术交流活动。平时与兄弟学校加强联系，不断提高档案业务水平。

　　为方便社会机构查询档案，开展邮件往来查档服务。在前期沟通完备、必要时签订合作协议后，通过电子邮件、传真等形式明确查询信息，并将认证信息通过电子化方式告知查档者，使利用者少跑路、不跑步就能查到所需的档案，为利用者解决了实际困难。