人事档案数字化方案

　　在现代化网络信息技术不断发展的背景下，积极开展企业基层单位人事档案管理信息化建设，人事档案数字化方案对促进企业基层单位实现健康长远发展有着重要价值和意义。因此，下面从增强信息化建设意识、建立健全数据库系统以及信息化安全建设三个方面，对企业基层单位人事档案管理信息化建设做出分析和探讨。

　　人事档案管理网络信息化建设有效的措施

　　一、引进先进的技术设备

　　为了促使人事档案管理工作顺利的实施，使其朝着信息化方向发展，在资金方面，需要加大投入力度，引进先进的技术和设施，使其网络化信息管理更好地实现，并将相应的平台打造出来。

　　在档案信息化管理中，硬件相关设施是非常重要性，高水平的硬件将使档案资源传输水平获得提高，促使档案信息共享更好地实现。在管理信息档案时，确保档案信息管理工作的顺利实施，进一步推动该项工作的发展。

　　二、完善人事档案内容和形式

　　在当今社会，信息技术不断发展，对于人事档案资料来说，也出现了多媒体资料，视频，等等。多媒体资源的丰富是信息技术发展的必然结果，在人事档案管理工作中，将成为主流的形式之一。这就需要我们改变以往传统的人事档案管理的方式，改为以现代化的方式为主，也就是要实现人事档案管理信息化，使得上述的问题得到解决。基于此，在现有的人事档案资料结构和内容上，需要展开设计，并实施补充工作，使其档案信息化进一步实现。

　　三、提高人事档案信息化水平在人事档案信息化工作上，为了能更好地实现这一目标，从相关部门的角度上来看，需要围绕着档案信息化，将相关的制度建立出来，促进人事档案信息化建设，使得工作可持续发展。

　　在信息化背景下，对于档案的使用，主要就是利用信息技术，采取信息管理的方式，并实施信息管理工作。在这种方式下，对于人事档案管理工作来说，其服务上，能处于主动的状态，而且为人事档案信息安全提供重要的保障。

　　在人事档案信息方面，用户可以通过安全网络，获得权限之后，进行管理和应用、检索和查询。与此同时，在电子档案法律上，档案可作为凭证，这也是档案的另一个价值，同时也要求确保数字化档案的真实性。

　　按照“统筹规划、分步实施、有序推进”的原则，抓住“组织、质量、安全、利用”四个关键，扎实推进干部人事档案数字化建设工作。

　　目前，干部档案的数字化建设工作，稳步进行，有力推动干部档案由传统管理模式向信息化管理应用转变。

　　抓住“组织”这一关键，有序推进数字化建设工作。数字化建设工作启动以来，先行对干部档案进行查缺，对档案中不规范和缺失的重点材料进行逐人审核、逐项登记、逐条补充，以单位为补充单元，采取一对一的办法集中发放材料缺失清单，限期进行补充，多渠道收集补充干部人事档案缺失材料，为干部人事档案数字化建设顺利开展强化了组织保证。为了确保档案材料内容真实，信息准确无误，对收集的每份材料仔细进行鉴别，对不属实的档案材料，一律不归档；对系列材料齐全性、手续完备性进行审查，发现缺漏档案，及时责成材料形成单位予以补办。针对当前学历档案中存在弄虚作假的现象，严把学历材料入档关，对转入有疑义的学历档案，通过上网核对毕业证号、发函与毕业学校联系等方式鉴别学历材料真伪，对确认属实的进行登记归档，对属实的按有关规定退回本人或进行销毁。

　　突出“质量”这一关键，高位推进数字化建设工作。每卷档案都严格按照整理、查缺、录入、扫描、高清处理、裱糊、装订、复审“八步走”工作流程进行处理，确保数字化工作做细、做全、做准、做精。制作了干部人事档案数字化建设流程单，对每卷档案各流程经手人、完成情况、完成时间等进行详细登记，做到责任到人、倒查有据。在数字档案信息采集和信息系统建设完成后，对照纸质档案逐一对档案整理、目录录入准确率、图像扫描质量、数据完整性、档案实体的完整性等内容进行了校核验收，对校核存在问题建立台账限期进行了整改，确保数字化档案的质量。同时，充分利用干部档案管理软件，将区管干部的档案信息录入计算机，并建立区管干部档案信息库，将干部基本情况、个人简历、奖惩考核情况及社会关系等情况录入软件，极大的提高了干部档案的利用率，为全面掌握干部队伍和人才队伍的整体状况提供第一手资料。在出国政审、调资、办理退休、为老干部落实政策等日常工作中，积极为各单位、各部门准确提供了干部参加工作时间、任职时间、职级、简历等方面的情况。

　　守住“安全”这一红线，审慎推进数字化建设工作。与工作人员全部签订《保密协议》，安排专人负责全程做好档案的出入库交接登记、分类整理、档案扫描、高清图像制作等一系列工作，在数字化采集工作场地、阅档室、档案库房安装24小时监控设备，防止档案材料发生涂改，丢失、损坏等现象，严格控制档案数量，减少扫描现场积压卷案。同时，制定干部人事档案的保护与安全保密制度，明确档案数字化处理期间的工作纪律以及管理人员的工作职责、岗位职责，增强工作人员的保密意识、安全意识和责任意识，确保数字化建设工作过程中档案的安全与保密，筑牢“安全网”和“防火墙”。数字化建设工作完成后，严格按照干部数字档案查阅审批管理制度，及时启用干部档案管理信息系统进行日常查阅，实现“一人两档”（纸质档案和数字档案）同步管理，进一步提升干部人事档案利用效率和信息化管理水平。注重做好数字化后期维护工作，运用干部人事档案管理系统，及时对新形成的考核、工资、奖惩、任免等归档材料进行收集补充、并进行整理、数字化扫描和高清处理，确保数字档案的完整性。