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匿名 · 2022-07-23 16:14:37
690
档案数字化的概念,是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件资料和已归档保存的电子档案,系统组织成的具有有序结构的档案数字信息库。
与纸质档案等传统介质的档案资料相比,数字化档案资料具有节省档案存储空间、缓解档案原件频繁使用磨损、提高信息检索速度、加强档案信息资源的开发和利用等方面的优势。
近年来,档案数字化工作在党政机关推进较快,在发挥积极作用的同时,也暴露出管理上的安全风险隐患。保密行政管理部门在案件查处工作中发现,部分机关单位在档案数字化工作中违反保密法律法规规定操作,导致失泄密案件时有发生。
档案数字化工作按流程可以分为生成、流转、存储、利用4个环节,其中存在很多共性的失泄密隐患。
拆卷时,在拆卷过程中,应仔细检查档案卷宗是否完整,是否存在漏页、缺页或写写错误等问题,检查标注是否正确。
在对卷宗进行拆封时,一定要小心,避免损坏卷宗,对卷宗的重要部分要提醒扫描人员特别注意。
扫描档案时,要按照相应的规范标准配置扫描仪,若原档案保存状况较差,纸质档案出现磨损时,应逐个逐张扫描。
扫描员应确保所扫描的电子档案内容与原件相符,注意文件的顺序,保证文件的文字清晰,能与纸质文件达到相同的效果,在扫描完毕后,应与拆卷人核对总页数。
修整图表修图阶段通常是修改工作,将扫描后形成的电子档案按照纸质档案的分割情况进行整理。保证电子文件图像清晰。
图象上没有杂质。也可以在修复期间尝试恢复档案原始状态,但要注意不能影响以后的使用。
数据质检。这个环节要注意的是档案的图文是否清晰可见,是否存在图像歪斜,图像的颜色要保持不能失真。
数据挂接。这个环节要将目录与扫描好的档案进行对接,挂接时要注意页码不要出现错误,页码顺序不要出现错误。
上传和备份。在此期间,应指派专人将扫描的电子档案上传到档案数据库,上传后做好备份。
装订。文件文件结束后,应该扫描文件的原件进行归还库。在装订文件之前,必须检查资料,确保与进行调整时的文件状态相同。主要是检查文件的状态是否正确,文件的编号是否正确等
还库。进行档案归还的工作人员应检查待归还档案资料,按有关规定完成档案归还手续,然后转入下一批进行上述档案数字化处理。
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档案整理档案数字化
档案扫描档案管理软件系统
TEL:13949083182
档案数字化的概念,是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件资料和已归档保存的电子档案,系统组织成的具有有序结构的档案数字信息库。
与纸质档案等传统介质的档案资料相比,数字化档案资料具有节省档案存储空间、缓解档案原件频繁使用磨损、提高信息检索速度、加强档案信息资源的开发和利用等方面的优势。
近年来,档案数字化工作在党政机关推进较快,在发挥积极作用的同时,也暴露出管理上的安全风险隐患。保密行政管理部门在案件查处工作中发现,部分机关单位在档案数字化工作中违反保密法律法规规定操作,导致失泄密案件时有发生。
档案数字化工作按流程可以分为生成、流转、存储、利用4个环节,其中存在很多共性的失泄密隐患。
拆卷时,在拆卷过程中,应仔细检查档案卷宗是否完整,是否存在漏页、缺页或写写错误等问题,检查标注是否正确。
在对卷宗进行拆封时,一定要小心,避免损坏卷宗,对卷宗的重要部分要提醒扫描人员特别注意。
扫描档案时,要按照相应的规范标准配置扫描仪,若原档案保存状况较差,纸质档案出现磨损时,应逐个逐张扫描。
扫描员应确保所扫描的电子档案内容与原件相符,注意文件的顺序,保证文件的文字清晰,能与纸质文件达到相同的效果,在扫描完毕后,应与拆卷人核对总页数。
修整图表修图阶段通常是修改工作,将扫描后形成的电子档案按照纸质档案的分割情况进行整理。保证电子文件图像清晰。
图象上没有杂质。也可以在修复期间尝试恢复档案原始状态,但要注意不能影响以后的使用。
数据质检。这个环节要注意的是档案的图文是否清晰可见,是否存在图像歪斜,图像的颜色要保持不能失真。
数据挂接。这个环节要将目录与扫描好的档案进行对接,挂接时要注意页码不要出现错误,页码顺序不要出现错误。
上传和备份。在此期间,应指派专人将扫描的电子档案上传到档案数据库,上传后做好备份。
装订。文件文件结束后,应该扫描文件的原件进行归还库。在装订文件之前,必须检查资料,确保与进行调整时的文件状态相同。主要是检查文件的状态是否正确,文件的编号是否正确等
还库。进行档案归还的工作人员应检查待归还档案资料,按有关规定完成档案归还手续,然后转入下一批进行上述档案数字化处理。