人事档案整理方案

　　干部人事档案包括了干部的成长履历、学习经历、工作经历、奖励惩罚、社会关系等各个方面，可谓是干部的“精准画像”，因此人事档案工作是组织工作的重要基础，是教育培养、选拔任用、评鉴人才、管理监督干部的重要依据，因此，干部人事档案工作必须做到精心、精准、精细。

　　精心装档，确保一人一档“无混乱”。档案工作是一项非常繁杂琐碎、单调枯燥、辛苦的工作，而且责任重大，散材料多，需要带着组织的信任、热爱之情精心的做好人事档案工作。

　　每一本档案都要根据《人事档案整理方案条例》规定的关于干部人事档案整理的内容和分类，按照十大类的顺序依次摆放档案材料，并根据所属类别，逐页逐份对档案材料进行分类编号、标注页码，做到归类准确、排序清晰，确保每一本人事档案的规范性。

　　精准审核，确保专项审核“无差错”。根据《人事档案整理方案条例》，对因管理权限发生变动而需要转递的干部人事档案进行转递前的专项审核，对新录用人员的档案进行及时的建档审核。

　　精准审核，把好人事档案“审核认定关”，一审档案目录，看档案内容是否齐全，能否完整反映干部成长的历程；二审“三龄两历一身份”，重点看前后记载是否一致，有无涂改，材料是否真实、齐全；三审材料内容，看档案材料内容是否真实可靠，能否反映干部的真实信息，是否经组织审查盖章或签字，对每卷人事档案进行逐个核实，确保每一本人事档案的真实性。

　　精细辨别，确保材料收集“无遗漏”。材料收集工作直接影响到干部人事档案的质量，只有将历年所形成的反映干部德能勤绩廉的有关材料及时、全面、真实的收集补充到干部人事档案中去，才能使干部人事档案客观地反映干部的历史全貌。

　　材料收集工作是一项政策性、业务性强的工作，任何一点马虎和失误，都可能对干部管理工作和干部本人造成不可低估的损失，精细辨别，把好材料收集关非常的重要。人事档案管理人员要掌握形成干部人事档案材料的规律和信息，建立工作联系制度和收集网络，采取整理前收集与整理后补充收集、单位内收集与单位外收集、经常收集与集中收集相结合的收集形式，做好动态收集与跟踪收集，确保每一本人事档案的完整性。

　　第一步：确定档案资料的分类

　　人事部门所涉及的档案和资料种类繁多，为了方便今后的查找以及后续资料的归档，我们首先要有一个清晰的资料分类规划。这种分类可以根据人力资源的不同板块，再结合企业的日常运作来划分成几个大类，作为一级分类。其次，再根据具体的档案内容进行二级分类，最后可以根据使用的周期（如月度、季度、年度）或部门/职能，进行三级的分类。如图可以给大家一个参考：

　　如果今后还有新类别的资料，可以根据原有的划分规则进行添加。这样一来，我们在查找文件的时候，条理就会很清晰，可以迅速定位档案存放的方向。

　　第二步：规范档案的格式/模板

　　显然，有条理的文档资料应该有一套规范的填写/录入要求，这样的好处是能够让我们快速识别资料的类别，并且迅速地获取到想要的关键信息。对于今后新增的资料，我们只要制作一套规范的模板就可以轻松解决这个问题。

　　尽管制作模板会耗费一定的时间和精力，但模板在今后的应用可以使资料的获取更加方便和快捷，同时也规避了缺漏信息的问题。而对于原有的样式各异的资料，想要重新规整起来确实是一件浩大的工程，不过现在市面上有不少电子档案系统，都可以提供扫描和职能解析的功能，通过这种智能的识别，就可以快速地将格式不一的档案整理成统一的样式，十分的快捷和方便。

　　第三步：选择合适的储存方式

　　简单来说，档案的储存方式无非是两种，纸质版的和电子版的。相比电子信息，纸张的保存更为麻烦，查找起来也没那么快捷，所以不少企业已经逐渐使用电子档案系统来取代纸质档案。但是话说回来，纸质资料也还是有它存在的必要，目前没有哪家企业能够做到百分百的无纸化办公，更多是电子系统和纸质资料的配合使用。

　　在遵循前面的分类规则的情况下，纸质资料应该按照不同的分类存放在指定的区域。在这里，可以再根据常用资料和历史资料进行划分，历史资料可以做好封存，而常用资料可以放在容易查找的地方，并附上台账，避免因为后续使用而导致混乱。

　　倘若是电子资料，只要挑选一款比较好用的电子档案系统，按照第一步将资料进行有序的分类，制定后续更新的规则，便基本能够一劳永逸了。总结一下，想要有效整理企业的档案，其实只要做到3点：有清晰的分类标准（层次清晰），制定明确的录入规范，最后还要及时进行归档。