档案整理存在问题

　　遇到档案整理存在问题应该加强档案制度建设，确保制度的执行力。制度化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须实行档案管理制度化。一是建立部门档案工作负责人制度，每个部门确定1名负责人为归档责任人，并将部门归档责任人名单备案；二是将部门收集归档及移交档案部门的工作情况纳入年终考核。

　　只有做到按制度执行，才能确保“集中统一管理原则”在工作中顺利落实，部门档案兼职人员才会真正担负起应尽的职责，才能杜绝互相推诿的情况发生。

　　单位档案管理人员应根据业务部门的半年工作总结和年终工作总结所开展及完成的工作实际情况，及时指导部门档案兼职人员完成对本部门文件材料及业务资料的收集、预整理、立卷工作。不定期地到各部门检查文件材料及业务资料的收集、预整理情况。

　　形成较为稳定的各种门类和载体文件材料的归档范围和档案保管期限表。坚持文件形成和办理部门的立卷归档制度。谁形成，谁立卷；谁整理，谁受益；真正做到最终实现各单位的档案信息资源共建共享的目标。

　　严格文件的制发制度。文件的归档整理是文书处理工作的最后环节和重要工作，工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。

　　因此，我们要树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，注重文件制发的完整性，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。

　　改革现有的档案管理模式，实行文档一体化。文档一体化就是过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运行的整个过程，从而使文书档案得到科学处理和有效控制。

　　加强电子公文、电子资料的归档管理工作。进一步加快档案信息资源建设，尤其是电子文件的数据库建设。随着计算机及其网络技术的不断更新发展，电子资料，电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，将逐步替代传统的纸质档案的利用率，在档案利用领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

　　因此，电子文件、电子资料也应参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。为下一步的档案数字化建设创造有利条件。

　　加大档案管理人员的培训力度。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理的方法要不断改革，只有坚持档案工作的与时俱进，才能适应新形势下博物馆、纪念馆事业的发展需要，开创博物馆、纪念馆档案管理工作的新局面。

　　因此，档案管理人员需加强专业培训，调整专业知识结构，提高业务技能，只有不断加强学习，才能做好档案管理工作。

　　按照“分批进行、先易后难、区别对待、严格程序”原则，对档案信息记载准确的，予以确认；对档案信息记载不一致、缺少一般性材料等情况较为简单且政策明确的，尽快认定处理；对档案存在缺少重要材料、重要信息涂改、真实性存疑等问题的，经调查核实后进行认定处理。具体程序如下：

　　一、对审核情况进行认真复核

　　1、各干部科室登陆“XX省干部档案专项审核系统”（以下简称“审核系统”），对所有归口管理干部的审核登记表以及“汇总统计1”栏目中的分类情况进行复核，认真比照审核登记表、干部管理系统以及日常掌握的相关信息，存疑的须进一步复核干部档案，确保审核登记信息与分类情况准确可用。

　　2、各干部科室审核发现登记或分类信息有误，对审核登记表和分类情况有修改调整意见的，及时与档案室沟通，统一在审核系统中进行更改，并登记更改内容等情况。

　　二、对信息准确的进行确认

　　1、各干部科室汇总信息准确的人员名单，按单位排序形成《省管干部档案专项审核情况汇总表》（见附件2，以下简称《汇总表》），并在审核系统中打印专用《干部任免审批表》（以下简称《任免表》）附后，于X月X日前按程序报分管副部长审批，X月X日前提交部务会研究确认（或与后续认定处理一起提交部务会研究）。

　　2、对其中缺少一般性材料的，按单位排序制作《关于协助查找干部档案材料的函》（见附件3），列明清单，X月X日前交由干部所在单位组织人事部门尽快补充完善相关材料。

　　3、干部所在单位于X月X日前补齐相关材料交归口管理干部科室。因历史久远或特殊原因无法补充的材料，由相关单位作书面说明。

　　4、各干部科室于X月X日前将《任免表》（一式两份）转给干部所在单位组织人事部门，由其交干部本人签名确认后，于X月X日前退回归口管理干部科室。

　　三、对信息不一致、真实性存疑的进行认定处理

　　1、各干部科室汇总此类情况的人员名单，按单位逐人提出初步处理意见，制作《汇总表》，于X月X日前向分管部领导汇报。

　　2、经分管部领导同意后，各干部科室于X月X日前将初步处理意见函告干部本人或所在单位。其中，档案信息记载不一致且认定政策明确的，制作《干部档案专项审核信息确认函》（密封）；重要信息有涂改或真实性存疑的，制作《干部档案专项审核情况反馈函》（密封），通知干部所在单位组织人事部门领取后直接交给干部本人。缺少材料的，制作《关于协助查找干部档案材料的函》，列明清单，交由干部所在单位组织人事部门尽快补充完善相关材料。

　　3、干部本人对我部函告的档案信息进行确认，对涂改或真实性存疑等情况进行说明，由所在单位组织人事部门于X月X日前将确认或说明情况交归口管理干部科室。

　　4、干部本人同意认定意见、承认涂改造假事实的，由各干部处汇总人员名单，制作《汇总表》，附《任免表》、《干部人事档案专项审核认定表》（真实性存疑的才需打印该表）等材料，于X月X日前分别报分管副部长审批，X月底前汇总提交部务会研究确认。X月初将《任免表》、《认定表》一式两份，通知干部所在单位组织人事部门领取并交干部本人签名确认后，由单位组织人事部门退回归口管理干部科室。

　　5、干部本人不同意认定意见、不承认涂改造假事实或没有对存疑情况作出合理解释说明的，由有关部领导及时进行约谈，视情况确定是否进一步调查核实。

　　6、干部所在单位于X月X日前将补充收集的材料交归口管理干部科室，因历史久远或特殊原因无法补充的材料，由相关单位作书面说明。根据说明情况，确定是否进一步调查核实。

　　7、对需要进行学历学位认证、个人原始户籍档案查询、出生时间涂改或材料造假等需技术鉴定的，各干部科室于X月X日前将人员名单和项目交干部一科，由干部一科于X月X日前统一联系省有关部门进行核定，X月X日前将核定情况反馈给归口管理干部科室。

　　8、对需要到当地进行深入调查核实的，由各干部科室于X月X日至X月X日期间派专人到当地开展实地调查。

　　9、各干部科室根据材料补充情况、约谈说明情况、调查核实以及物证鉴定结果等进行综合研判。排除造假嫌疑的，在《汇总表》上填写调查核实和认定处理意见，附齐相关材料和《任免表》，于X月X日前按程序报分管副部长审批，X月底前汇总提交部务会研究确认。X月X日前将《任免表》（一式两份）交干部本人签名确认后回收。

　　10、对存在造假嫌疑的，由相关干部处汇总名单，会同干部监督科进一步调查，提出处理意见，报分管部领导审批后汇总提交部务会研究。处理完成后，归口管理干部科室更正信息，打印《任免表》，填写《认定表》，交干部本人签字确认后回收。（20XX年X月底前完成）