档案数字化加工保密协议

　　档案数字化加工保密协议旨在健全完善干部人事档案安全保密制度，提醒档案人员经常性开展档案业务培训，组织学习档案管理相关条例，数字化前期与每一名参与档案数字化的业务人员签订《保密协议》，安排专人负责全程做好档案出入库交接登记、分类整理、档案扫描、高清图像制作等一系列工作。

　　档案数字化加工保密协议

　　既然档案数字化给我们带来了这么多的便利，但有些档案是属于涉密性质的，那么加工的过程通常是保密性质非常高的。

　　档案数字化的常见风险有哪些？

　　1.设备性能风险。

　　因为数字化设备的性能会影响档案的数字化质量，所以明确合作伙伴的硬件配置和扫描质量是非常重要的，以确保硬件设备和扫描质量达到最佳状态。

　　2.服务器容量风险。

　　由于档案数字化后产生大量的电子数据，企业在进行扫描时，需要评价现有的文件管理信息系统，在服务器配置方面需要数据存储可行性，充分考虑存储容量。

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　　3.数据库安全风险。

　　档案管理信息系统中的档案数字化处理需要挂接条目、频繁读取数据库，这对服务器造成了一定的安全隐患，需要建立数据备份系统，对数据库进行实时备份。

　　4.设备存储介质安全风险。

　　一些数字处理设备有它们自己的储存功能。在数字化过程中和数字化后，存储介质应移交档案部门统一存放，避免因工作人员离开办公场所而造成企业机密泄露。

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　　5.档案保密风险。

　　因为所储存的档案涉及企业的商业秘密和敏感信息，有可能使外包单位工作人员泄露企业的商业秘密，也有可能使档案数字化密文件被误传到互联网。

　　因此，必须有严格的保密制度，与外包单位及员工签订保密协议，必须安装现场监控设备。与此同时。

　　企业档案管理人员要对商业秘密文件进行筛选、和检查，机密文件数字化需要设置权限，并且要有相关领导审核。

　　档案外包加工管理中的保密措施

　　一、档案管理者（委托人）政治可靠，熟悉并掌握档案整理加工业务，严格执行保密规定，具有一定档案管理工作经验和经历。

　　二、存放、整理、查阅档案的库房、工作场地、查档室，应安装全方位摄像监控设施。

　　三、涉及档案管理使用的计算机、打印机、复印机、平板扫描仪等均属涉密设备，不允许按非涉密设备管理、使用或处理。

　　四、非涉密的U盘、移动硬盘等存储介质严禁在涉密电脑等设备上使用。

　　五、档案整理数字化外包公司必须拥有企业保密乙级以上资质，方有权利参与档案整理数字化加工竞标活动。

　　六、档案整理工作（含档案数字化）的从业人员，进场前需要进行政审，无犯罪记录，并签订《保密协议》后方可进入委托方档案工作场地。

　　七、外包公司档案从业人员按接触文件范围、涉密程度分核心涉密人员、重要涉密人员和一般涉密人员。核心涉密人员及重要涉密人员需在省市保密局备案。外包公司有责任对员工定期进行保密培训及考试，每次培训及考试结果应有据可查。

　　八、外包公司档案加工从业人员不得将手机等有摄录像功能的设备带入工作场地。

　　九、档案整理工作中产生的废纸，待整体工作结束后，应由专人统一用碎纸机进行碎纸处理。

　　十、人事档案整理数字化加工涉及个人信息和隐私。档案整理工作人员严格要求遵守保密制度，不得私自涂改、泄露、损毁档案中任何材料。

　　十一、档案数字化加工过程中规定遇委托方带密级的文件可不扫描，委托方有特殊要求者除外。

　　十二、数字化外包公司带入工作场地的所有计算机硬盘均由委托方提供。工作结束后，所有计算机硬盘拆下来交委托方保管、使用，所有数据导入单位（委托方）计算机网络服务器后，还应有备份。

　　十三、如外包公司的从业人员发生档案泄密等事故，按情节轻重，给予当事人行政处罚或追究其法律责任。