文书档案整理标准

　　文书档案整理标准是收集齐全，分类准确，归档完整，排列有序，科学保管，便于查阅利用。文书档案案卷的整理还必须要遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的历史联系，因为档案是历史的真实记录，如果不遵循文件之间的历史联系，也就失去了档案的真实意义。

　　文书档案整理标准

　　一、组件

　　（一）件的构成：归档文件一般以每份文件为一件。

　　（二）件内文件排序：归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后。

　　二、文件分类

　　归档文件一般采用年度+保管期限+内设机构或问题进行三级分类。

　　（一）年度划分：将文件按其形成年度分类。（二）保管期限的划分：以永久、30年、10年划分。

　　（三）内设机构或问题划分：将文件按其形成或承办文件的内部机构或相关问题来分类。应选择其一适用，不能同时采用。

　　（四）规模较小，无明确的内设机构或公文办理程序不适于按内设机构或问题分类的立档单位，可以采取年度+保管期限等方法进行两级分类。

　　三、归档文件的排列

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

　　（一）同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

　　（二）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　四、归档文件的编号

　　（一）档号的结构：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。“109-WS•2016-Y-BGS-0001”。

　　（二）档号编制要求

　　1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。2.档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，如“2013”。

　　3.保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

　　4.机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母标识，归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。如档号编制为“109-WS•2016-Y-0001”。

　　5.件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用"0"补足，如"0026"。

　　（三）归档文件应在首页靠右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。（归档章图样如下）；

　　1.归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。

　　2.编制要求：归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）与各项编制要求统一。

　　五、归档文件的编目

　　（一）归档文件应按照序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目逐件编目。

　　（二）归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（归档文件目录式样及填写如下）。

　　（三）编制要求。

　　1.序号：为同年度、同期限下归档文件的顺序号。

　　2.档号：档号按照第十五条编制。

　　3.文号：为文件的发文字号，不能省略。没有文号的，不用标识。

　　4.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可使用规范简称。

　　5.题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应自拟标题，自拟内容需加方括号"[]"。

　　6.日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示，如20160809。

　　7.密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没密级的，不用标识。

　　8.页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

　　9.备注：注释文件需说明的情况。

　　（四）归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。

　　六、归档文件的修整

　　归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

　　（一）归档文件已破损的，应按照要求予以修复；字迹模糊或易褪变的，应予复制。（二）归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　（三）对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　七、归档文件的装订

　　（一）归档文件一般以件为单位装订。（二）应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。

　　1.永久保管的归档文件采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订；页数较厚的，使用"三孔一线"装订。

　　2.定期保管的归档文件可使用线装、不锈钢订书钉或不锈钢夹装订，装订材料应满足长期保存的需要。保管期限为10年的归档文件可保持原装订方式不变。

　　3.需向综合档案馆移交的归档文件应采用线装法，不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可参考上面相应方式执行。

　　4.选择线装时，装订线应采用棉质白线。打孔位置应根据归档文件实际内容边距做适当调整，以不压字、不脱线为准。

　　（三）用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

　　八、归档文件的编页

　　（一）纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

　　（二）页码应逐页编制，双面分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，单面标注在文件正面右上角空白位置。

　　（三）文件材料已印制成册并编有页码的，且文件原有页码与拟编制页码相同的，可以保持原有页码不变，不再重复编页。

　　九、归档文件的装盒

　　将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒内。

　　十、备考表

　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

　　（一）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（二）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　（三）整理日期：归档文件整理完成日期。（四）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

　　（五）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

　　十一、归档文件的排架

　　归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。为便于档案移交进馆，库房排架时，一般情况下每年形成的档案按保管期限-年度-机构(问题)依次上架；未按照机构(问题)分类的，每年形成的档案按保管期限-年度依次上架。