档案整理计划

　　档案整理计划的五个流程及其原则是：档案的分类，排列，编号，编目，装订（装盒）。就是将同一类别或者是同一问题的档案分类，按序排列，编号，编写目录，进行装订或者是装盒。档案是历史的真实记录，整理档案要遵循档案形成的自然规律，保持档案之间的历史联系，更好的为提供利用服务。

　　归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。在这个过程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质归档文件与电子文件整理的通用整理流程，亦即归档文件整理的一般要求。

　　此外，纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架等整理流程，电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理流程。

　　整理原则

　　I、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

　　3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

　　4、归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一。

　　第一步：确定归档和不归档范围

　　为完整、

　　系统地保存本机关在工作活动

　　中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按年份时间摆放。

　　第二步：分年度

　　严格按照归档文件形成时间即落款时

　　间分年度。文件不跨年、不跨月。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文

　　从左到右分别是全宗号、年度、室编件

　　号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。

　　盖归档章和填写其项目应用耐久字迹

　　材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成年

　　度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化保管期限应填为“永久、30年、10年”。室

　　编件号即归档文件的顺序号，在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限件下采用大流水号，用阿拉伯数字填写。构或问题为选择项，归档文件进行分类才填，可填简称。馆编件号不填。

　　第七步：装订

　　归档文件按“件”装订。何谓“件”呢？

　　《归档文件整理规则》（以下简称：规则）

　　规定：“件”即归档文件的整理单位。一般

　　以每份文件为一件。文件正本与定稿为一

　　件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示与批复为一件（批复在前，请示在后），来文与复文可为一件。《规则》允许将关联性强，利用时通常需要相互查证的两份或多份文件作为一件，如：请示与批复，一次会议、一项活动等形成的文件材料，这些文件材料可装订为一件。

　　装订前应对破损的文件、字迹易褪变、超

　　大纸张制作的文件进行技术处理，如修裱、复制、折叠等。还要去除永久、30年保存的文件上的金属物，使用不锈钢订书针或三

　　孔一线装订。采用何种装订方法和材料，各单位可根据实际情况决定，但必须得到档案行政管理部门的认可。

　　第八步：编目

　　归档文件室编件号完成后，即可编制归

　　档文件目录，归档文件目录设置的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。件号即室编件号。责任者即发文机关或署名者。文号即文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用六角括号括入）、发文顺序号。

　　题名即文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加“[]”。日期即文件形成的时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20041226（2004年12月26日）。页数即每一件归档文件的有效

　　页面。文件中有图文的页面为一页。备注即注释文件需要说明的情况。

　　归档文件目录的编制分别以不同的保管

　　期限进行，永久归档的文件目录要求一式两份（或多份），定期的一份。归档文目录填写或计算机录入工作

　　成后，应分年度、分保管期限、分组织机

　　（问题）集中起来，可一年一本（册），

　　可多年集中一本（册），用规范制作的目

　　壳将其装订起来，填写好目录壳封面，成

　　日后归档文件的检索工具。其目录壳封面寸为310mm×220mm，其厚度可为10mm、15mm、20mm等，还可根据需要而定。封面项目设置为：1、全宗名称，即立档单位的名称，要填写全称或通用简称。

　　2、年度，填写归档文件形成的年度。3、保管期限，填写归档文件的保管期限。4、机构或问题，如档案进行了分类才填，没有分类就不填。

　　第九步：装盒

　　就是将编好归档文件目录的归档文件，

　　按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限条件下，根据归档文件的多少选用不同数量，不同规格型号的档案盒。

　　档案盒的规格尺寸为310mm×220mm×20mm或310mm×220×30mm或310mm×220mm×40mm（长×宽×

　　厚度），还可根据不同需要制作厚度不同的档案盒。归档文件装盒后，即可填写档案盒

　　封面、盒脊及备考表等项目。档案盒封面项目设置为；全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称，各单位还可根据需要设置年度、保管期限或其他项目。盒脊项目设置包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。

　　这些项目的填写（除盒号、起止件号外）

　　均与归档章同。盒号机关档案室不填，要在

　　以后档案移交进区档案馆时再填。

　　起止件号

　　填写该盒内第一份归档文件和最后一份归

　　档文件的号。中间用“一”连接。备考表是

　　置于盒内归档文件之尾，项目包括：盒内文

　　件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内

　　文件情况说明的填写，

　　主要填写盒内文件字

　　迹模糊、纸张缺损、修改、补充、移出、销

　　毁等情况。整理人的填写，主要填写整理、

　　归档文件的人员姓名。检查人的填写，主要

　　填写负责检查归档文件整理质量的人员姓

　　名。日期主要填写归档文件整理完毕的日

　　期。

　　第十步：档案排列上架

　　归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊

　　的填写后，

　　即可将整理好的档案排列上架装

　　入档案箱柜保管。

　　档案排列上架的方法要与

　　档案的分类方法一致。

　　也可视需要编上盒号

　　（用铅笔）。