人事档案整理流程

　　人事档案是一个公司或者一家学习最主要的文件。人事信息相当于是一家公司的机密信息，不得随意泄露。公司在管理人事档案时应该具有一定的规范，无规矩不成方圆。接下来小编就为您介绍人事档案整理流程。

　　人事档案整理流程

　　一、人事档案怎么整理

　　一般公司的人事档案分为干部人事档案和职工人事档案，那么怎样整理出易查询、易管理的的人事档案，下面我们做简单介绍。

　　二、步骤

　　1、首先，准备整理档案的工具和材料，工具如图，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料，各个公司要求不同，这里就不再赘述。

　　2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边，再打孔。

　　4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。

　　5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。

　　6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。

　　7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。

　　三、资料整理

　　1、第一步，确定文件档案的分类

　　大面上划分为两块，也就是我上面说的日常文件档案记录一类，员工档案一类。日常文件根据每月的使用情况和职能划分，分为两级，在实际操作中，要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的原因在于：车间人员流动大，离职人员资料更新较快;同样的，面试时以群面居多，面试资料无法细分到人。如果之后有新的类型文件，则根据已有的条目划分为一级或者二级。

　　2、第二步，定出文件存放规格

　　1.本年度文件，以蓝色文件盒进行保存;

　　2.往年文件，以牛皮纸袋进行保存;

　　3.文件盒或者牛皮纸袋内需分类的，则以透明文件袋进行装侧区分;

　　4.因无保密制度，文件不进行加密管理，之后以实际保密制度进行细分、标注。

　　第三步，台帐

　　我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的，但随着档案越来越多，导致存放混乱。既然想把文件档案整理好，那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。

　　初始为电子版，文件盒内有增加，或者文件有修改，则直接手写在台帐上进行修改。

　　每年年末，将台帐转化为电子版并打印，随文件本身一起装入牛皮纸袋、归档。

　　再说说员工档案

　　员工档案要便于查找，那么编号就是个不错的选择。

　　最早我考虑的方法是按照部门进行大规划，同时部门内部人员进行编号、排序。但这样又有一个问题，那就是如果有员工离职，新员工补充后以原有编号还是新增编号呢?原有编号补充的话，无法简单比对两名员工入职时间;新增编号，无法简单比对现有部门人员总数。

　　那就编制一个独立的编号，以入职时间为基础。索性公司还有一个人事系统，在职和离职人员的序号是不可更改的(只要不进行人员删除，离职人员序号就一直存在;即使删除，新增人员也是默认后续序号，空出原有序号)。我就以人事系统的序号为员工序号，直接以序号的先后顺序进行排序。为了便于计算人数，我保留了EXCEL人员台帐，套以三个序号。

　　人事档案整理流程

　　一、收集

　　收集工作一般是每年1-2月开始，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》供参考。档案室要做好接收登记，建立《档案移交接收登记表》。

　　二、分类

　　（1）年度划分

　　年度划分应遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度归档；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的一年。跨年度的会议文件，以会议闭幕时间来划分；来文与复文跨年度并作为一件归档的，以复文时间来划分。不同年度的文件一般应分开排放。

　　（2）保管期限表划分

　　参照《广东省机关文书档案保管期限表》（下简称《期限表》）对归档文件进行保管期限划分，不在《期限表》规定的归档范围内，而又认为具有保存价值，需要归档的文件材料，由各办公室自行决定保管期限或咨询档案馆。

　　三、组件

　　件是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件：

　　正文、附件为一件（正文在前，附件在后）；

　　文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件（正本在前，定稿在后）；

　　转发文与被转发文为一件（转发文在前，被转发文在后）；

　　原件与复制件为一件（原件在前，复制件在后）；

　　正本与翻译本为一件（无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后）；

　　中文本与外文本为一件（中文本在前，外文本在后）；

　　报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

　　简报、周报等材料一期为一件；

　　会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

　　来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）独立成件。

　　四、修整

　　归档文件装订前，对不符合要求的文件材料进行修整。

　　归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

　　归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　五、装订

　　1、要求：A4大小为标准取齐（凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。托裱时单面内容文件在文件四角涂上白乳胶粘贴于A4纸中央；双面内容文件在文件左边两角涂上白乳胶粘贴于A4纸中央。）；形成时即为成本成册的报表、刊物等，可保留原装订，装订时应尽量不破坏档案原貌；不能使用塑料夹装订文件。

　　2、方法：不锈钢钉；线装。（不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。）

　　3、10年期的档案（可）不拆钉。

　　六、排序、编号

　　在分类方案的最低一级类目（即“保管期限”）内进行排序、编号，每年（每个机构）每个保管期限的文件按时间结合事由从1开始编顺序号。

　　排列时，都应尽可能将关系密切的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。

　　每一年度的归档工作结束后，如发现有其它应归档的文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

　　七、编页码

　　以件为单位，采用号码机打印在每页纸的右下角空白处，双面有字迹的档案材料，对于背面书写的页面页码打印在左下角空白处（按文字方向编页码）。每份文件均从1开始编页码，编有效页。

　　八、盖档号章

　　档号章盖于文件首页上方空白处。

　　档号章项目包括全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六项。

　　“全宗号”是档案馆为进馆单位档案所编制的实体管理号。

　　“类别号”是指一个立档单位内不同门类的档案代字或代号，如A等。

　　“年度”指归档文件的形成年度，标注4位阿拉伯数字。

　　“机构”填写归档文件（收文或发文）的承办机构名称（规范化简称）。不按机构分类的，不填此栏。

　　“期限”指归档文件的保存时间，分永久、30年、10年三种。

　　“件号”是归档文件的顺序号。

　　九、著录

　　1、著录的项目必须准确、齐全，以便于检索。

　　2、一级著录要素：a、类别：文书档案；b、年度：文件对应年度；c、机构：本办公室名称；d、期限：永久、30年或10年。

　　3、二级著录要素：件号、密级、文号、责任者、标题、主题词、文件日期、页数、归档日期、附件、公开范围、自定义类别、附注。

　　4、题名著录

　　（1）文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[]”。

　　（2）对题名中出现“我镇”“你局”“本镇”等不规范简称的，应据实著录并在其后注明全称或规范的简称，用“[]”标识。如“关于本局……工作总结”应录成“关于本局[××局]……”，而不应录成“关于XX局工作总结”

　　（3）有副题名的照原文副题名录入，在副题名前加“：”号；如有多个副题名，在各个副题名中用“；”隔开。

　　（4）“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，著录时可在题名之后，加上该文任免的本单位有关人员的名字，并外加“[]”。

　　（5）有附件的应将附件的题名完整录入。如几份文件合在一起算作一件的，应将除首件外的其他文件作为附件来处理，题名在“附件”栏内标识清楚。

　　十、装盒

　　1、将整理好的归档文件装入档案盒内对同一个保管期限内的文件，根据档案盒厚度，将文件按顺序装入盒中。不同保管期限的文件不能装在同一盒内；分机构编流水号的，不同机构的文件不要装在同一盒内。

　　2、填写档案盒背上的项目完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号。

　　3、填写备考表项目：盒内文件材料情况说明、整理人、检查人、整理时间。

　　十一、编检索工具

　　1、打印目录

　　按件号打印归档文件目录。

　　2、拟写“归档说明”

　　内容包括：本年度立档单位主要工作概况，内设机构、职能及党政主要领导变化情况，文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷）。

　　3、装订成规范的档案目录

　　目录内一般按归档说明、永久、30年、10年的顺序排列，可将永久、30年、10年分别装订，或永久、30年合订，10年单独装订，多年合编。

　　4、填写“目录夹封面”上的项目

　　包括全宗名称、类别、年度、保管期限。

　　5、填写“目录夹背脊”上的项目

　　包括全宗号、类别、年度、期限。