档案数字化ppt

　　目前，档案数字化ppt广泛应用于图文结合的汇报演讲中，为了达到理想的效果，ppt上只能展现概要，具体内容还需依赖演讲者口述展开，这对汇报人员的“记忆”和事前准备提出了高要求。万一发言时突然忘词，或许会导致一场精心准备的工作汇报以缺憾收场。如在PPT演示中借助“演讲者放映”模式放映全屏幻灯片，则不必担心记忆力对汇报的限制，达到事半功倍的效果。

　　在行政机关，工作汇报是家常便饭。下级要向上级汇报；上级来了要汇报；同行来了要汇报；外行来了也要汇报。可以说，只要身在行政机关，都有汇报和被汇报的经历和经验。如何充分利用各类PPT形式进行有效汇报？这要依据汇报内容、依据汇报的具体环境而定。下面以A单位向B单位前来调研的人员介绍A单位先进经验为例，介绍四种常用的使用PPT进行工作汇报的形式。

　　一、单一PPT模式介绍常用普遍

　　在介绍A单位“经费可视化管理”经验时，采取了最常用的单一PPT介绍。经费可视化管理模式是在部门预算不断推进深化的背景下，结合该单位目前的经费管理体制，通过开发经费支出管理系统进行数字化管理，实现对预算执行和项目支付的管控，使经费使用严密、高效、直观和透明。

　　介绍范围集中在两方面：一是可视化管理模式产生的背景与原理；二是经费支出管理系统。根据本次受众的特点，考虑介绍的次序和时间安排，最终汇报者确定采用单一PPT形式进行介绍。

　　主要优势：

　　一、介绍形式生动直观。涉及一些原理性内容的介绍，往往比较枯燥，单纯显示文字内容或讲读文字，受众容易产生视觉和听觉疲劳，甚至“过目即忘”。使用PPT文档，配合和动画效果，将内容生动展现，可以有效吸引眼球，听取过程也更加直观。

　　二、介绍时间可以有效控制。本次经验介绍的重点是经费管理系统，该系统内设多项审批流程，完成一次支出流程，涉及多个不同身份人员。如在经验介绍中通过系统完整展示一次操作过程，需要进行多次人员身份切换，耗时较多。同时，在讲解者切换人员身份的时间间隙内，受众只能观看到讲解者重复关闭、登录系统等操作，容易出现注意力分散、跑神等情况。利用PPT文档将整个操作过程截图并固化下来，省去切换系统、录入资料的环节，演示过程更加连续贯通，高效易懂。

　　三、减少讲解人员准备时间。PPT制作工具提供备注项功能，制作过程中可将需要用到的文字资料录入到PPT文档备注项，演示时即可直接通过阅读备注项进行讲解，减少人员记忆讲解内容的压力。

　　同时，PPT文档将内容固化，省去对审批类系统操作演示的事前数据初始化环节，文档内容可重复使用，在需对同一项目进行多次介绍、变更讲解人员等情况发生时，减少人员重复准备的工作量。

　　存在不足：使用PPT文档辅以备注项提醒设置，有一定的优越性，但也存在不足。讲解人员在介绍时容易陷入照本宣科讲读PPT文档的情况，若不注意调整自己状态、语速和语调，缺乏与受众的交流与互动，容易给人死板、不够生动的印象。同时讲解内容固化，导致内容乏善可陈，缺乏新意，未能及时发现讲解过程中出现的问题，一定程度上影响讲解人员自身的进步与水平的提高。

　　二、“演讲者放映”模式让汇报事半功倍

　　操作简介：采取双屏异步显示。将全屏幻灯片投射到一个监视器（面向观众的投影幕）上，而在另一个监视器（面向汇报者的笔记本电脑）上查看特殊的“演讲者视图”，该视图包括计时和演讲者备注，帮助汇报者完全摆脱“背稿”的痛苦，轻松应对一场汇报演讲。

　　设置方法如下：

　　第一步，在电脑显示属性中进行设置。具体操作：右键单击桌面，选择“属性”，然后在“设置”中设置如下：在连接了外部显示器或投影仪的情况下，点击“2”号屏幕，并选中“将windows桌面扩展到该显示器”同时设置适当的分辨率。

　　第二步，打开需要演讲的PPT，单击“幻灯片放映”，然后单击“设置放映方式”，在设置中选中“显示演讲者视图”，单击确定后完成设置。第三步：在PPT备注栏目中加入所需要汇报的内容，随后的放映就可以从两个屏幕看见不同的显示内容。

　　两大优势：

　　一是摆脱“背稿”对汇报者的束缚。学会使用“演讲者放映”模式，不必再背诵“稿子”，尤其在PPT汇报内容较多、需时较长的情形下，演讲者也不必花费大量时间去记忆演讲内容，直接可以在观众不发觉的情况下，通过备注栏目直接诵读即可完整表达汇报内容。

　　二是便于掌握时间把控进度。工作汇报一般有时间限制，但现场汇报演讲往往受多方面因素影响，如外界打扰、紧张导致语速加快、提问中断等，导致汇报演讲进度过快或过慢。“演讲者放映”模式采取双屏异步显示，汇报者的屏幕具有记录时间功能，帮助汇报者有效把控进度，根据时间调整语速，保证汇报顺利推进。

　　注意事项：工欲善其事必先利其器。使用PPT演讲者模式，必须做好前期准备。

　　一是此功能需要多个监视器或具有双显示功能的便携式计算机，如果不具备以上条件，则无法使用该功能。

　　二是对于不同版本的PPT，该功能的所在位置和功能名称不尽相同，需要加以判断后选择使用。例如：Microsoft PowerPoint 2010该功能称为“使用演示者视图”，Microsoft PowerPoint2003该功能称为“演讲者放映（全屏幕）”。

　　三、操作演示与PPT展示有机结合

　　在介绍A单位“信息化系统工作”经验时，以进入系统的操作演示为主，以PPT介绍为辅进行。对一般性内容，如开发背景、开发目的、系统功能和工作成效等运用PPT讲解，便于倾听者理解与记忆；对具体的操作系统使用，则切换到相应模块模拟操作，让倾听者看到“实物”加深认识。

　　主要优缺点：系统操作演示的优点在于能够通过直观的演示迅速把系统展示给倾听者；而缺点在于系统存在不可控性，介绍过程中难以有条理地将演示内容传导给倾听者。PPT展示的优点在于不依赖操作系统，能够确保演示过程可控，而且可以借助文字等加深印象；缺点在于倾听者单看PPT，对操作系统的认识不够深，可能影响系统介绍的效果。

　　因此，将两种方式有机结合使用，能充分发挥两种方式的各自优势，是介绍信息化系统的较好方式。

　　注意事项：在运用两种方式进行演示时，需要注意以下几点：

　　一是系统操作与PPT的切换不宜过于频繁，太频繁的切换会影响倾听效果，让人眼花缭乱。

　　二是演示前需做好系统准备工作，对一些不重要的系统设置工作尽量在正式演示前设置好，如在介绍启动任务时，可以在演示前填好表单，提高现场汇报的时间利用率。

　　三是制定紧急补救方法，由于系统具有不可控性，演示现场如果出现系统崩溃等问题，将导致汇报工作效果大打折扣，因此提前制定好紧急补救方法很有必要，可以将系统的重要功能截图制作PPT，以备在系统崩溃的极端情况下使用。四是沟通交流方面，如果条件允许，让参与人亲自上机操作，效果将会更佳。

　　四、播放专题片汇报简明清晰、直观有效

　　在介绍A单位“土地增值税清算新模式”做法时，直接采用了播放专题片形式进行。专题片介绍了该单位在加强土地增值税征收管理工作中，从破解建安工程造价标准难题入手，采取专业团队分段模板化审核形式开展清算审核工作，对解决当前土地增值税清算审核难度大、效率低、执法风险高等难题有一定借鉴意义。专题片由该单位相关科室共同讨论、研究形成主要构思和宣传内容，委托专业传媒公司制作，专题片人物以该单位税务干部为主，制作完毕后再进行修改定版。目前，在多个外省市兄弟单位学习交流中，均通过播放专题片来进行上述工作经验介绍，兄弟单位纷纷表示介绍效果显著。

　　主要优点：一是档案专题片能够进行动态演示，其冲击力、感染力特别强。图像的运动是专题片最大的长处，令受众的感觉特别真实强烈，这样的效果是普通PPT、文字介绍所难以达到的。二是信息量大、生动有效。专题片将需要告诉受众的内容和盘托出，使需要介绍的内容得以全面、清晰的展示。三是方便快捷，专题片便于携带、交流，不必汇报者向不同的来访单位作重复介绍，并可复制给来访单位，比起传统的PPT、纸质介绍材料，更快捷、更方便、更环保。四是专题片可以作为档案资料长期保存，为后来人或继任者提供一份不可多得的资料，有利于工作传承和承接。