档案数字化中标公告

　　档案数字化是把传统载体档案转换成电子档案，便于档案的查询、流转、共享及安全保管，能更好地提升服务效能。为切实提高我院档案管理与服务水平，加快推进档案数字化建设，很多的项目都是通过走招投标的形式，最后确定合作方，再就是公示档案数字化中标公告，然后档案数字化工作展开。

　　数字化招标投标流程主要是邀请招标，对于一些标的比较小的标，也会采用公共一次性开标。数字化招标的具体流程是招标公告、组织立项、创建招标、发布招标、在线开标、评委评标、要求澄清、开标留痕、授予中标、签订合同。下面简单介绍一下数字化招标的程序。

　　1、发布招标公告

　　通过公开招募形式，让更多供应商知道招标信息和参与投标，增加透明性以及投标的竞争性。招标公告一般重点描述项目、报名截止时间以及对供应商报名的条件要求及联系方式。

　　2、组织立项

　　企业内部制定组织采购项目立项，确定招标方案，包括项目目标、名称、方案、预算、所邀请的投标供应商以及进度等，交由领导审批通过后开展招标活动。

　　3、创建招标

　　招标书经过企业内容审核通过后发布，一方面将所有招标要求汇总编制成招标书，另一方面寻找法定媒体或企业渠道发布标书。也可以通过开标平台选择合适品类的供应商发布，以保障在投标截止时间内让更多的供应商参与投标。有过需要更改标书内容或延长招标截止时间的，则需对外发布正式公告。

　　①在发布招标环节，需明确与执行制作招标书、确定评标标准与定标策略细则。对报名供应商进行资质审核、发布招标公告、用邮箱发布账号及做系统操作培训，电子招标基本信息公开等事项。

　　②招标方式选择明标或暗标。

　　明标则是招标过程中的询问和澄清单位均显示公司信息

　　暗标则是用秘密编码代替投标方单位信息。

　　③选择开标类型，一步开标或两部开标。

　　④注明采购预算与明确保证金要求。

　　⑤填写投标须知与上传招标书

　　⑥选择供应商分类并邀请供应商

　　⑦设置两名以上的开标委员。

　　4、发布招标

　　①查看供应商投标进度

　　②投标截止时间内邀请更多供应商参与投标

　　③按实际需求更改/添加开标委员

　　④投标方与招标方之间的询问答疑

　　⑤原定计划的招标程序有变的，以公告方式告知所有投标方。

　　5、在线开标

　　投标供应商数量达到开标要求(至少3家或以上)，根据招标方要求，可以组织开标。如果需要现场开标，招标员需要宣读现场纪律、流程以及注意事项。

　　6、评委评标

　　评标可以根据投标方是否已到现场，选择现场评标或非现场评标。现场评标指投标方须到现场参与唱标、答疑，甚至后续谈判环节。非现场评标指评标方组织专家评委直接针对投标方的标书进行评标。

　　7、要求澄清

　　当招标方对投标方的投标文件有疑问时，可通过澄清的方式向投标方一对一发起澄清要求，澄清形式可以是文本形式，也可以是文件形式，支持单轮或多轮澄清。

　　8、开标留痕

　　开标结束后，候选的中标方提交企业内部定标审批，审批通过后需上传开标过程的记录表及相关文档，记录文档包括但不限于开标记录表开标签到表、评标记录表、中标公示文件、合作模板等。

　　9、中标公示

　　内部定标审批通过后，招标员通过公告的方式向所有投标书公示招标结果，公示期一般分为3天，各投标方如对中标结论有疑问，可直接在线上进行提问。

　　10、授予中标

　　招标结果公示无异议后在规定时间内上传中标通知书，对于落标的投标方，也发送落标通知书。

　　11、签订合同

　　招标方与中标投标商在规定时间内线下签订合同。对于中标的供应商，投标保证金可以转为履约保证金，未中标的投标方保证金将会在规定时间内原路退回至投标方。

　　数字化招标模式是根据世界上知名企业的采购经验，结合中国本地化特色，按照国际标准，利用互联网，区块链，大数据技术，集投标过程，开标过程以及第三方审计核查等多功能于一体，严格按照企业招投标管理规范设计，帮助企业实现数字化招标采购转型。

　　一、领导重视抓得“实”

　　严格按照上级检察机关关于档案数字化建设的标准和要求成立荥经县人民检察院档案数字化工作领导小组，明确分工，落实责任，形成主要领导亲自抓，分管领导具体抓的良好局面。为保证档案数字化的规范化、标准化和制度化，在办公场所紧缺的情况下，安排专门的档案数字化扫描室及相关设备，为全面开展档案数字化工作打下坚实的基础。

　　二、安全保密抓得“严”

　　一是与档案数字化建设中标公司签订档案数字化加工技术服务合同，合同中专门约定保密条款，如发生失密、泄密事件，将依法追究该公司及相关人员相关责任。二是要求中标公司与参与档案数字化扫描的全体人员签订档案数字化扫描保密承诺书，确保责任落实到人，切实筑牢保密防线。三是要求档案数字化扫描人员全员挂牌、签到上岗，设置专门的物品存放桌，严禁手机及照相录像等设备带入扫描室。四是要求档案管理员采取定期检查和随机抽查的方式对扫描人员遵守保密规定情况进行监督并建立工作台账，做到痕迹化管理。

　　三、工作落实抓得“精”

　　工作中，严格按照《档案数字化外包安全管理规范》《电子文件归档与管理规范》等文件要求，统一本院档案数字化标准，严格整理、录入、扫描、图像处理、质检、装订等重点环节，确保全文识别清晰无误、检索录入信息完整、系统格式兼容，保障档案实体和信息安全。同时通过扫描人员自检、院领导小组人员复检、公司管理人员抽检三道工序，把精准、精确、精细贯穿到每个环节，保证我院档案数字化工作顺利推进。