城建档案信息化建设的现状与问题

　　城建档案信息化建设，是指城建档案机构利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高城建档案接收、管理、指导、决策的效率和水平，进而提高城建档案工作的社会效益和经济效益的过程。

　　20世纪80年代末我国城建档案馆开始探索建立档案计算机检索系统；20世纪90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS（管理信息系统）；目前，不少城市正在积极规划建设数字城建档案馆。

　　但是，已在实施的数字档案馆项目中，绝大多数是在开展数字化工作，相关电子文件归档比例不高，应用系统开发、基础设施建设、信息化人才建设、法规与标准制定工作也正在发展与完善之中。大多数城建档案馆也都建立了自己的网站，但是网站内容仅限于馆藏、内设机构、办事流程的介绍。

　　因此，就整体而言，我国城建档案信息化整体工作已经启动，但是建设还处于初步发展阶段，存在的主要问题有：一是城建档案信息化建设投入有限。二是城建档案信息化前期工作准备不足。三是城建档案管理技术水平滞后。四是资源共享观念淡薄，资源开发不足。五是专业人员整体水平偏低，影响城建档案信息化进程。六是档案馆信息化水平不平衡，主要体现在地区、大中小档案馆差异明显。

　　城建档案信息化建设的应对措施

　　第一，扎实做好城建档案基础业务工作。应做好城建档案的传统业务工作，包括档案接收、管理、业务指导、接待利用与编研等工作，这是开展城建档案信息化的基础。

　　第二，加强城建档案信息化基础设施建设。要根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备，选择先进、成熟、适用的技术，避免片面追求最新、最高级的技术。硬件方面，除了满足城建档案管理软件运行性能要求的计算机，还应结合实际，引进必要的网络设备、扫描仪、数码照相机等，适应网络化和数字化城建档案管理服务的需要。

　　软件方面，除了能完成业务管理、事务管理、档案利用服务等工作，还应与资源数据库系统相互融合，构成从数据录入到数据管理到数据加工输出全过程的有机整体。有条件的地方，应当与办公自动化或电子政务的基础设施共同建设，形成一个系统平台和设备环境。

　　第三，加强城建档案信息资源建设。主要包括目录数据库建设、构建城建档案基本数据库、城建档案数字化、电子城建档案管理等工作。目录数据库建设是档案信息资源建设的第一步，主要目的是进一步提高档案检索质量。

　　构建城建档案基本数据库，主要通过建设电子文件、文字信息摘录、文件及图纸扫描、声像档案数字化等各种手段来完成。数据库结构设计应符合检索优先的原则，合理应用相应的技术，具有城建专业特色。

　　有的基本数据库如地下管线综合数据库的建设工作，需要相关部门和各专业管线管理单位的密切配合和合作，在建库之前首先解决数据来源问题，并采取必要的措施，保证新增和变化的各种管线资料能及时入库。

　　同时，要加强编研工作，整合城建档案信息资源，组织重点领域的信息资源开发与上网，面向公众提供多方位的信息产品和网络服务。开展城建档案馆馆藏档案数字化。可以根据实际需要和经济能力，采取全部档案、重点档案、珍贵档案、高使用频率档案的数字化等方式，逐步将实体档案资源转变为数字信息资源，并以数字信息资源数据库为基础，利用计算机网络为社会和政府提供服务。

　　第四，加快数字城建档案馆建设。通过建立互联互通的建设电子文件中心或数据交换平台对城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构产生的建设电子文件进行在线（离线）收集；指导、督促工程建设单位应用相应的管理系统管理建设电子文件，实现对建设电子文件的前端控制，保证建设工程档案的真实、完整和有效，实现建设档案电子化报送；建立数字城建档案管理系统，确保数字城建档案的真实、完整、永久保存和可读；通过内（外）网门户网站提供城建档案数据信息的利用服务；通过接收数字化档案、馆藏数字化等手段，建立电子政务信息和各类城建档案信息数字资源库，成为“数字城市”的基础资源平台。

　　第五，制定城建档案信息化的标准规范。从管理、业务、技术三个方面提出并完善城建档案信息化标准规范体系，推进相关配套行政规章的制定和完善，形成有效的城建档案信息化建设激励机制。加快制定建设电子文件归档、城建档案信息采集和整理、城建档案信息安全管理、城建档案网站建设与管理、数字城建档案馆建设规范等急需的城建档案信息化标准规范，推动城建档案信息化建设有序开展。

　　第六，加强人才队伍建设，提升专业技术水平。首先，要充实具有计算机、信息化等学科背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构。同时，做好城建档案馆领导层、管理人员、技术人员和业务人员的培训工作。鼓励城建档案馆人员学习钻研相关技术方法，不断提高技术水平。可以在适当时候通过第三方技术培训的形式，大幅度提高相关人员的知识水平。

　　第七，建设保障档案信息化安全的管理体系。首先要从完善法律、法规入手，以国家法律和法规的形式将城建档案资源的安全保障固化；其次要建立合理而健全的管理机制与制度，严格用户管理。对登录系统的人员进行完善的分级管理，严格规范其使用权限，并实时记录其登录系统后的操作行为，形成访问日志，便于跟踪和监管。

　　最后，保障数据信息安全。根据在线式保护-一般备份系统-高级备份系统-相应纸质备份的安全等级，建立综合的备份系统。在城建档案数据库服务器安装防火墙和防病毒软件，避免非法访问和病毒感染。

　　第八，加强宣传和交流。普及信息化相关知识，使公众充分认识到信息化的重要性，充分利用和发挥网站的作用，向社会提供网上查询和利用服务，使城建档案网站成为宣传城建档案工作、开展城建档案信息服务的窗口。广泛开展调查研究工作，适应市场建设的需求，编研开发高质量的城建档案信息产品，为社会各界档案信息用户提供深层次、高质量的分析研究性信息。

　　总之，城建档案信息化工作是一项长期而系统的工程，应坚持统筹规划，以自身努力引起相关部门重视，将城建档案信息化纳入政府电子政务的规划，并立足于所在城市规划、建设和管理的实际情况，努力提升城建档案管理水平，促进城建档案信息资源的开发利用。