档案信息化建设的意义

　　档案信息化建设是档案管理部门面对信息技术革命的积极回应，是档案管理发展的必然选择。对于档案管理工作，其根本意义在于触发并推进了档案管理从理论到实践、从理念到手段的全面革新，提高了管理效率和服务质量。对于档案管理人员，档案信息化建设的意义在于开阔视野，更新观念，提高素质;对于整个社会来讲，其意义在于丰富了公众的信息生活，促进信息产业的发展。

　　档案信息化建设的意义

　　现代档案工作面临着四大难题：

　　1、整理、接收和保管电子文件，并确保电子文件的真实、完整和有效；

　　2、馆藏档案资源的开发与利用，并提供网络化的服务利用；

　　3、传统介质档案与电子档案将在较长的时期内共存，如何实现统一管理，提高工作效率；

　　4、有些历史档案介质已经无法利用传统保护技术实现永久保存，对这些档案和所反映的信息必须利用现代化手段加以保存。

　　档案行政体制改革、档案管理模式的变革、档案服务机制的创新对档案信息化建设提出了新的要求。

　　一、电子文件归档的业务需求

　　随着计算机在人们管理、生产、生活领域的广泛应用，利用计算机创建和处理文件成为必然趋势和普遍现象，大量电子文件的归档成为现实需求，国家档案局6号令已明确要求对电子文件进行归档；《电子签名法》规定了电子签名的法律效力；国家还将制定相应的法律明确电子文件的凭证和法律作用，电子文件将成为新的“历史的真实记忆”，电子文件的归档成为档案管理和档案工作者新的工作内容、新的工作任务。

　　二、馆藏档案数字化的业务需求

　　传统载体的档案以纸质档案为主，是实物存储的形式，其惟一性保证了档案的凭证作用，但由于不同时代纸质等档案载体质量不一、保管的条件不一、档案保护技术有限，特别是随着时间的推移和多次反复的利用，势必对馆藏档案造成损失，也必然对馆藏档案的利用产生局限。馆藏档案的数字化处理可以很好地解决有效保护实物档案与更充分地利用档案信息的问题。同时，对于那些在档案机构馆藏且无法应用传统保护技术实现永久保存的实物档案、介质档案以及散存在民间损坏严重的历史档案，也只能应用现代信息技术进行处理，至少可以将其信息内容保存下来。

　　三、档案信息资源开发利用的需求

　　档案的真正价值在于对档案信息的利用，信息社会对档案信息的依赖将显得更加明显，档案信息是信息社会的核心资源，档案信息广泛、深入的开发利用将对信息社会的发展起到不可替代的作用，信息资源将改变产业结构和经济增长方式。应用计算机网络技术管理档案信息能够实现开发、共享档案信息和对档案信息进行知识化管理、社会化开放，档案的价值才会得到更充分的体现。

　　四、档案工作现代化管理的需求

　　档案工作现代化的意义重大而深远，它能够大大提高档案工作的效率和质量，促进档案信息资源的开发利用，推动我国档案事业迅速发展。实施档案工作现代化管理是因为：

　　（1）社会发展的需求。当今世界已经进入一个信息化社会，知识和信息越来越成为比实物资产和传统能源更为重要的资源，对生产力的发展、社会的进步所发挥的作用越来越大。

　　为此，社会要求专门的信息部门能以较高的存储、处理和控制信息的能力，为社会提供高质量的信息服务。档案部门作为掌握信息资源的重要机构，必须采用各种先进技术和设备，实现档案工作现代化。

　　（2）经济发展的需求。档案这一宝贵的信息资源，在社会各行各业中具有特殊作用，是社会进一步发展的重要基础性资源。当今社会，人们对获取信息资源的基本要求是迅速、准确。计算机网络等现代技术在档案工作中的应用，将会大大提高档案部门处理信息的能力，从而能够高速、及时、准确、全面地向档案利用者提供服务。

　　（3）档案事业发展的需求。随着社会的发展，档案工作的科学文化性质越来越突出，社会服务效果对于档案工作的存在和发展也产生着越来越深刻的影响。如果档案事业长期处于落后状态，不能卓有成效地为社会服务，档案事业在未来信息业的竞争中将处于不利地位。

　　更为重要的是，档案信息资源的开发将由此受到严重的不良影响。因此，只有以现代化的管理方式和管理手段来提高档案工作的效率和质量，档案事业在社会发展中才能获得应有的地位，发挥应有的作用，档案事业本身才有光明的发展前途。

　　（4）档案工作发展的需求。随着科学技术的不断发展和深化，档案工作也发生着翻天覆地的变化：一是档案数量剧增；二是新型信息介质和记录方式的档案不断出现。同时，随着时间的流逝和档案的急剧增长，人为和自然因素的影响以及保管条件欠缺和不当，档案损坏程度日益加剧。因此，档案工作现代化成为适应上述发展变化的必然。