建设工程档案整理

　　建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它记载了工程项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工到竣工验收等环节的情况，是工程建设过程和建设成果的真实反映。

　　建设工程档案整理的首要原则是完整性，完整性是工程档案的基础。不成套、不完整的工程档案是难以全面反映工程真实情况的。工程档案是否完整性，主要是看工程档案资料是否能够全面反映工程的使用功能和结构安全状况，是否能够满足工程竣工验收和是否能够达到设计要求的需要。

　　一、建设工程档案概述

　　在建筑工程建设期间需要归档的档案文件主要包括以下四个内容：

　　（一）准备阶段的相关文件

　　建筑工程在建设前期要对建筑机构进行构想和设计，并做好建筑工程的市场调研工作，还要对建筑工程可行性进行研究。评估建筑工程的选址、造价以及材料是否合理，建筑工程前期准备的档案资料由很多文件组成，主要有立项文件、用地拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件以及建筑工程的基本信息。

　　（二）建筑工程监理文件

　　在建筑工程施工期间，监理人员要对建筑工程的施工质量、施工材料、施工进度以及施工技术进行评估、记录。其主要包括监理管理文件、建筑工程项目施工进度控制文件、施工质量控制文件、工期进度管理文件以及监理验收文件。

　　（三）建筑工程施工文件

　　建筑工程的施工资料对建筑工程的施工技术具有一定的指导作用，也是建筑工程施工管理成效的体现。其主要包括建筑工程施工管理文件、施工技术文件、施工进度管理文件、造价管理文件、施工材料使用记录、施工试验检测文件以及施工质量验收文件。

　　（四）建筑工程竣工验收文件建筑工程的验收文件是对建筑工程各项验收结果的记录，可以有效发现建筑工程中存在的施工问题，并督促施工单位根据相应的施工标准进行改进。这一类档案主要由建筑项目的竣工图、验收和备案文件以及声像文件组成。

　　二、建设工程档案整理的重要性

　　建筑工程档案是建设工程项目中不可或缺的部分，是建筑工程质量的有效体现。建设工程档案整理对建筑工程质量控制具有重要意义，是提高建设工程质量的有效手段。

　　三、现阶段建设工程档案整理过程中存在的问题

　　（一）对建设工程档案整理工作不重视

　　一些建筑企业将工作重点放在工程的进度和质量上，忽视了建设工程档案整理的重要性，一味追求工程进度和经济效益，档案管理工作形同虚设，在工程档案管理人员的选配上缺乏统筹意识。

　　（二）建设工程档案整理方式落后，缺乏健全的档案管理制度

　　随着信息技术的不断发展，很多建筑单位已经配备了先进的档案管理软件，但仍有一些单位还在采用传统的建设工程档案整理模式，这不仅造成人力、物力资源的浪费，还造成了档案管理效率低下的现状。有的建筑单位虽然配备了先进的档案管理软件，但是由于培训不到位以及管理人员素质较低的缘故，使得档案管理软件运用率较低，不能真正发挥档案管理软件的作用。

　　（三）建设工程档案整理人员素质较低

　　由于很多档案管理人员上岗前没有进行专项的档案管理工作培训，档案管理实践经验不足，导致一些建设工程档案不能满足归档要求，比如工程资料复印件经过多次修改涂抹后再进行复印，导致建设工程资料字迹不清晰，不符合档案归档要求，如果被存档将会严重影响后期的施工工作。由于档案管理人员专业素养较低，造成建设工程档案整理效率低下，不利于建设工程施工的顺利开展。

　　（四）建设工程档案缺乏真实性

　　建设工程是一个比较复杂的过程，其档案管理具有工作量大以及资料来源复杂、多样的特性，对其进行正确的管理存在一定难度。由于建设单位档案归档时管理体系不完善，再加上档案管理人员责任心不强，导致建设工程档案整理比较混乱，容易出现纰漏。

　　一些建筑单位没有重视档案管理，没有专业的档案管理人员，不能明确划分档案管理职责，仍然使用传统的档案管理模式，不能实现建设工程档案整理的规范化和信息化，不能有效保障建设工程档案的真实性。

　　四、强化建设工程档案整理的措施

　　（一）熟练掌握有关建设工程档案整理的相关法律法规针对档案管理，我国出台了很多档案管理条例，比如《中华人民共和国档案法》等，这些法规条例为建设工程档案整理指明了方向。所以建设工程档案整理人员要熟练掌握与建设工程档案整理相关的法律法规，这样才能更利于档案管理工作的推进，促使建设施工全程记录与档案整理工作同步进行。

　　（二）不断加强规范建设工程档案整理工作的基本要求

　　首先，要加强建设工程档案系统化管理。在档案组织管理方面要统一领导，不断实现档案管理的网络化发展，根据实际的档案管理人员现状对建设工程档案整理工作进行职责划分，实行责任制，最大限度保障建设工程档案的真实性和可行性。

　　可以在现有的档案管理小组基础上设置相应的督查检查小组，以进一步提高建设工程档案整理效率。其次，为了保障建设工程档案信息的准确性，可以建立一定的监督机制。建设工程在施工过程中需要工程师对整个施工流程进行监督，确保建设工程按计划进行。

　　在建设工程监督工作中，一般通过平行检验的方式来进一步保障档案管理资料的真实性。最后，施工单位要不断加强管理体系建设。为了保证建设工程档案的完整性和准确性，施工单位还要不断加强管理体系建设。

　　一个完整的建设工程管理体系要设置一个工作室和五个执行部门，一个工作室指的就是档案工作室，五个部门主要是建设工程项目规划部门、物资部门、财务部门、技术质量部门以及监督部门。建设工程在施工过程中需要档案工作室与五部门的相互配合，对建设工程中所有的资料进行实时监控，以保障档案记录工作准确呈现建设工程的建设全过程。

　　（三）做好建设工程档案整理的组织调控

　　每个建设单位都会围绕建筑工程项目建立自己的档案管理部门，其主要目的是有效管理建设工程的各种资料，结合建筑工程的实际情况对建筑工程的施工给出专业指导意见，有效调节各部门的工作。建设工程档案整理人员要经常参与工程建设的相关会议，这样可以更全面了解建设工程的实际状况，有效收集档案资料，对建设工程档案的状态和内容进行全面监管。建设工程档案整理人员还要加强现代信息技术的学习，不断提高建设工程档案整理人员的工作效率。

　　（四）控制好建设工程的预结算

　　建设工程单位在签订合同后，要对建设工程的前期工程资料进行整理，之后交给档案管理工作室。在建设工程结算尾款时，要与档案部门核对相关资料，只有获取了档案管理部门的批准签字后，才能进行最终结算。

　　（五）落实好档案管理职责

　　建设单位在工程建设中会设置档案管理部门、施工质量监督部门以及考核部门。档案管理部门需要定时对这些部门的工程资料进行汇总归纳，以进一步保障档案资料的完整性。为了更好地发挥档案管理的作用，还要根据建设工程的实际情况在档案管理部门设置奖惩制度，有效激发档案管理人员的积极性。

　　（六）提升建设工程档案整理人员的培训和指导力度

　　建设工程档案整理主体在人，所以建筑工程单位要高度重视档案管理工作人员的培训，通过对档案管理人员进行培训，进一步推动建设工程档案整理工作的顺利开展。除此之外，建设单位还要定期邀请档案管理专家进行档案管理知识讲座，宣传最新的档案管理理念。

　　建设工程档案整理人员也要与时俱进，积极接受新的档案管理理念，并对建设工程档案进行创新管理，不断强化自身的管理技能。建设工程档案整理人员还要确保新的档案管理理念与建设工程项目实践相结合，从而实现建设工程档案创新管理。