人事档案整理规则

　　人事档案整理规则

　　人事档案整理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要，并以档案管理信息化为发展方向。针对不同的公司管理方式都有不同的方式，方法就是要认真，跟着规则走。

　　1、目的：为规范公司人事档案管理，完善人事档案的建立、整理等管理工作，制定人事档案整理规则。

　　2、范围：公司所有员工

　　3、主要内容：

　　3.1定义

　　人事档案是指记录员工个人基本信息、求职信息、劳动合同、异动记录、绩效记录、奖惩记录等相关信息纸版资料。

　　3.2人事档案的建立

　　3.2.1人事档案应在员工入职当天由人力资源部招聘组根据员工提交的资料为员工建立，并及时移交给档案专员。

　　3.2.2档案专员对移交的人事资料要依据《档案资料清单》进行审核，发现有人事资料不完整的，需及时向相关部门或员工本人追索，以确保员工档案的真实与完整。

　　3.2.3一份完整的员工人事档案包括以下资料：员工档案内容包括员工求职材料、员工基本信息、员工异动记录、员工绩效考核记录、员工奖惩记录等。

　　3.2.3.1员工求职材料：求职登记表，员工履历表，声明，面试与笔试相关记录。

　　3.2.3.2员工基本信息：员工身份证、学历证、职称证、技能证等。

　　3.2.3.3员工异动记录：员工转正、辞退、升职、降职、内调等相关记录。

　　3.2.3.4员工奖惩记录：员工的奖励和惩罚记录。

　　3.2.3.5员工绩效考核记录：包括转正绩效记录及每年底的绩效评估记录。

　　3.2.3.6员工合同：公司与员工签订的劳动合同。

　　3.2.3.7其他资料：《员工手册》签收表，体检结果。

　　3.3.4档案专员把员工基本信息录入人力资源信息系统后，统一装入档案袋并按规则存放在档案柜。档案柜标签以及档案袋上的姓名标签、姓氏标签必须书写工整，字迹清楚且标识明显。

　　3.3人事档案的更新

　　3.3.1任何员工的异动、奖惩资料按照时间的先后顺序及时地放入员工的个人档案中。

　　3.3.2档案专员通过系统提示，及时通知部门与员工续约信息，确定续约的情况下及时让员工签订续约合同，盖章及备案后及时存入员工个人档案中。

　　3.3.3员工在职期间，获得更高学历的证明或职称资格时，持原件至人力资源部可申请变更资料。

　　3.3.4员工身份证信息、户籍地址、通讯地址、联系方式变更时，应及时到人力资源部按要求申请变更。

　　3.4人事档案的借阅

　　3.4.1借阅人员：因工作需要，人力资源业务合作伙伴经理或部门负责人可借阅本区域范围或本部门人员的个人档案。其他人员不得借阅员工档案，CSR部门因客户查厂或其他内审外审需要调阅工人档案或经公司领导批准的情况除外。

　　3.4.2借阅员工个人档案时，借阅人需填写《员工档案借阅登记表》或邮件提出借阅申请，经人力资源业务合作伙伴经理签名同意后方可借阅。

　　3.4.3查阅员工人事档案的注意事项：

　　3.4.3.1查阅档案的人员应注意保密，不准公开议论档案内容。

　　3.4.3.2如需摘抄档案内容，应事先经档案管理人员同意，摘录后要交档案管理人员审查。

　　3.4.3.3要爱护档案，保持档案的整洁，不准在档案上划任何标记，不准涂改档案，不准折叠或拆散、损坏档案材料。

　　3.4.3.4人事档案一般情况不借出，确因情况特殊需要借出，可酌情处理。

　　3.4.3.5借用时间不得超过一周，如有特殊情况需事先说明，借阅期满需延长的，必须携带原档案或邮件相关信息到档案专员处办理延借手续。

　　3.4.3.6对借用的档案必须严格保管，严禁转借他人，档案如有遗失或损坏等情况，要追究借阅人的相关责任。

　　3.5人事档案保管

　　3.5.1员工离职后，档案专员必须及时在档案柜中调出离职员工的档案资料，将离职档案保管在离职档案柜里。

　　3.5.2一般员工的档案资料保存至员工离职后至少三年。

　　3.5.3档案管理实行专人专职制度（工人级、职员级员工档案分开存放），档案柜锁匙由专人负责。如档案管理专员休假，经主管指定后方可委托他人办理相关事项。

　　人事档案整理的要求

　　根据最新人事档案整理的要求，人事档案整理主要包括十大类，分别是:履历材料，自传及个人报告事项，鉴定、考察、考核材料，学历、职称、科研成果、参加培训资料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、任免、出国政审、两代表一委员登记材料，其它可供组织参加且有保存价值的材料。下面我就针对十大类分别细说一下主要要有的:

　　第一类，履历材料。《干部履历表》(88版，99版)；

　　第二类，自传及个人报告事项。个人报告事项主要针对副科级以上干部填写的《领导干部个人事项报告表》以及所有人自传等材料。

　　第三类，鉴定，考察，考核材料。主要包括1994年以来的《年度考核登记表》、援藏，援疆，挂职，扶贫的鉴定材料，工作调动鉴定，转业鉴定，个人审计等材料。

　　第四类，学历，职称，科研成果，参加培训等材料。

　　(1)学历。高中毕业生登记表，高考报名登记表，大学学习成绩表，大学毕业生登记表，毕业证书，学位证书复印件等等。

　　(2)职称材料。专业技术呈报表，评审表，任职文件，资格证书等等。

　　(3)科研成果。创造发明，发表的论文等。

　　(4)培训材料。主要包括1997年以来参加两个月以上理论，专业，技能培训的须有相应培训材料，新进人员培训考核表等。

　　第五类，政审材料。参加工作的政审材料以及关于更改姓名，民族，出生日期，国籍，入党入团时间，参加工作时间等工作形成材料。

　　第六类，党团资料。入团志愿书，入党志愿书，申请书转正申请书等等。

　　第七类，奖励材料。年度考核优秀奖励审批表，获县处级以上单位表彰奖励中形成的材料。

　　第八类，处分材料。

　　第九类，工资，任免，出国政审，两代表一委员材料。

　　(1)工资。包括试用期工资确定表，工资转正定级审批表，工资变动审批表等。

　　(2)任免。聘用文件，合同，新近人员录用审批表，转正定级文件，干部任免审批表等等。

　　(3)出国政审。现在不要求装进档案。

　　(4)两代表一委员。包括党代会，人代会，政协会议和群众代表团，民主党派代表会议工作行程的代表登记表，委员简历，政绩等。

　　第十类，其他。包括录取通知书，毕业生就业报到证，体检报告等

　　人事档案怎么整理

　　人事档案是一个公司或者一家学习最主要的文件。人事信息相当于是一家公司的机密信息，不得随意泄露。公司在管理人事档案时应该具有一定的规范，无规矩不成方圆。

　　一、人事档案怎么整理

　　一般公司的人事档案分为干部人事档案和职工人事档案，那么怎样整理出易查询、易管理的的人事档案，下面我们做简单介绍。

　　二、步骤

　　1、首先，准备整理档案的工具和材料，工具如图，材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料，各个公司要求不同，这里就不再赘述。

　　2、审核要入档的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，将要入档的材料规整好，编上页码，然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边，再打孔。

　　4、第四步，装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类，并按照不同的类别规整转入档案盒。

　　5、第五步，为档案材料建立目录。目录可分大类和小类，并写好每份材料的页码。

　　6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。

　　7、档案要存入独立且安全性好的房间，并委派专人管理。

　　三、资料整理

　　1、第一步，确定文件档案的分类

　　大面上划分为两块，也就是我上面说的日常文件档案记录一类，员工档案一类。日常文件根据每月的使用情况和职能划分，分为两级，在实际操作中，要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的原因在于：车间人员流动大，离职人员资料更新较快;同样的，面试时以群面居多，面试资料无法细分到人。如果之后有新的类型文件，则根据已有的条目划分为一级或者二级。

　　2、第二步，定出文件存放规格

　　1.本年度文件，以蓝色文件盒进行保存;

　　2.往年文件，以牛皮纸袋进行保存;

　　3.文件盒或者牛皮纸袋内需分类的，则以透明文件袋进行装侧区分;

　　4.因无保密制度，文件不进行加密管理，之后以实际保密制度进行细分、标注。

　　第三步，台帐

　　我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的，但随着档案越来越多，导致存放混乱。既然想把文件档案整理好，那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。

　　初始为电子版，文件盒内有增加，或者文件有修改，则直接手写在台帐上进行修改。

　　每年年末，将台帐转化为电子版并打印，随文件本身一起装入牛皮纸袋、归档。

　　再说说员工档案

　　员工档案要便于查找，那么编号就是个不错的选择。

　　最早我考虑的方法是按照部门进行大规划，同时部门内部人员进行编号、排序。但这样又有一个问题，那就是如果有员工离职，新员工补充后以原有编号还是新增编号呢?原有编号补充的话，无法简单比对两名员工入职时间;新增编号，无法简单比对现有部门人员总数。

　　那就编制一个独立的编号，以入职时间为基础。索性公司还有一个人事系统，在职和离职人员的序号是不可更改的(只要不进行人员删除，离职人员序号就一直存在;即使删除，新增人员也是默认后续序号，空出原有序号)。我就以人事系统的序号为员工序号，直接以序号的先后顺序进行排序。为了便于计算人数，我保留了EXCEL人员台帐，套以三个序号。

　　人事档案的处理，今天就给大家讲解到这里啦。不管怎么样，管理档案需要严谨有序，有顺序，能够方便查询，在有人需要查看档案时能够以最快的速度就将其找出来，公司应该建立健全相关的制度，这才是人事档案管理的最低要求。